Een overlijdensdossier verwijderen
De ambtenaar burgerlijke stand kan in heel uitzonderlijke gevallen een vaststelling (en bijhorend gecreëerd dossier) verwijderen. In dit geval zal de ambtenaar van de burgerlijke stand, na contactname met de vaststellende arts, het dossier verwijderen.
Dit komt enkel voor indien de arts een grote fout heeft gemaakt (bv. een foutieve persoon als overleden geregistreerd).
Voorwaarden voor en gevolgen bij het verwijderen van een dossier
Enkel dossiers in de status ‘Nieuw' kunnen verwijderd worden.
Indien het dossier al opgestart werd door de uitvaartondernemer, wordt dit best geannuleerd. De uitvaartondernemer kan nadien het juiste dossier opnieuw opeisen. Neem in dit geval contact op met de eLys-helpdesk om de platformvergoeding te laten terugbetalen.
Een verwijderd dossier krijgt de status 'verwijderd'.
Het verwijderen van een dossier kan enkel mits een (schriftelijke) goedkeuring van de vaststellende arts (buiten het platform).
In het platform moet verplicht een reden van verwijdering meegedeeld worden door de ambtenaar burgerlijke stand die de actie uitvoert (bv. foutieve identificatie door arts, bevestiging op mail van ‘datum’ dat de vaststelling mag verwijderd worden). Deze notitie wordt samen met de datum van verwijdering opgeslaan in de historiek van het dossier.
Er zijn geen acties mogelijk op een verwijderd dossier door de ambtenaar burgerlijke stand of de uitvaartondernemer, tenzij het wordt heropend.
De inhoud van een verwijderd dossier kan wel bekeken worden (details kunnen opgevraagd worden) door het lokaal bestuur (niet door de uitvaartondernemer!).
Bij het zoeken naar een dossier met de status ‘verwijderd' zijn er extra parameters vereist: Minimum dossiernummer of rijksregisternummer of combinatie van datum, plaats overlijden en naam
Het heropenen van een verwijderd dossier
De verwijdering van het dossier kan teruggedraaid worden door het dossier op te zoeken en te heropenen.
Gevolgen van een heropening:
Status bij lokaal bestuur wijzigt van ‘Verwijderd’ naar 'Nieuw'
Status bij uitvaartsector naar 'Niet toegekend', het dossier is voor hem opnieuw opzoekbaar.
Een dossier met een rijksregisternummer waarvoor ondertussen al een andere vaststelling is ingediend, kan niet heropend worden.
In het platform moet verplicht een reden van heropening meegedeeld worden door de ambtenaar burgerlijke stand die de actie uitvoert.
Deze notitie wordt samen met de datum van verwijdering opgeslagen in de historiek van het dossier.