Bijkomende functionaliteiten in de gemeentelijke software

User story

(ABS LBO is ambtenaar Burgerlijke stand van lokaal bestuur van overlijden)

Prio

Typering

• Bij een wijziging aan de inlichtingenfiche, wil ik als ABS LBO in één oogopslag kunnen zien welke aspecten wijzigden.
  → Zo weet ik meteen of (ik moet nakijken of) er impact is op het toestemmingsdocument of op de akte van een levenloos kind.

Als ABS LBO wil ik dat de nodige automatische controles gebeuren vóóraleer ik de toestemming mag opladen en een waarschuwing krijg als dit niet het geval is:

• bij niet-natuurlijk overlijden: is er een vrijgave lichaam door parket gebeurd? (PV- of systeemnr ingevuld of telefoontje gedaan en NVT aangeduid).

• bij aanvraag crematie, is er een verslag beëdigd arts aanwezig.

• Als ABS LBO wil ik met zo min mogelijk manuele stappen een toestemming tot begraven/crematie kunnen inladen in eLys.

• Het sjabloon voor de toestemming wordt vooringevuld aan mij voorgelegd zodat ik dit enkel hoef te valideren.

• Als ABS LBO wil ik dat de toestemming die ik oplaad standaard ten vroegste 24h na de eerste ingediende inlichtingenfiche wordt opgeladen naar het eLys-platform.

• Dit kan -in zeer uitzonderlijke gevallen- overruled worden.

• Als ABS LBO wil ik met zo min mogelijk manuele stappen een akte kunnen opladen in DABS en eLys.

• Als deze akte niet kan opgeladen worden door een validatieprobleem, krijg ik hier feedback over. 

• Als ABS LBO wil ik opmerkingen kunnen noteren bij een dossier.
  → Ik hou zo voor mezelf en mijn collega's boodschappen bij over een dossier.
  → Zo weten mijn collega's bijvoorbeeld of er al contactname met het parket is geweest.

• Als ABS LBO wil ik kunnen aangeven dat de ontvangen update van de inlichtingenfiche verwerkt is.
  → Zo weten mijn collega's en ik dat de controle al is gebeurd en er geen verdere actie meer vereist is.

• Als ABS LBO wil ik instellen of ik een mailnotificatie krijg X uur nadat een dossier in 'nieuw' en/of 'in behandeling' staat en nog niet door iemand uit het team in verwerking is genomen.

• Als ABS LBO wil ik een checklist voor de verdere opvolging van de overlijdensadministratie gebruiken.

• Zodat het duidelijk is welke stappen reeds zijn gebeurd.
  (bv. ID-kaart ontvangen; overledene is ook inwoner: controleer gezinsbinding).

ALS ABS LBO kan ik rapporten opvragen. Ik kan voor een bepaalde periode achterhalen:

• Hoeveel overlijdens zijn er in mijn bestuur van overlijden verwerkt

• Hoeveel overlijdens waren van inwoners tov niet-inwoners

• Hoeveel begrafenissen/crematies waren er?

• Hoeveel -18j/+18j

• Hoeveel overlijdens waren er waar een beëdigd geneesheer bij kwam  zodat ik hier eenvoudig mijn facturatie op kan afstemmen

Als ABS LBO kan ik:

• een nieuw dossier aan mij toekennen ter verwerking

• kan ik eenvoudig zien of en wie van mijn team het dossier al in verwerking heeft genomen

• kan ik vlot dossiers overnemen van een collega. Ik heb daarbij de rechten om verder te werken aan het dossier, en ik kan zien waar mijn collega was gebleven.

• Als ABS LBO wil ik graag actie ondernemen als een bepaald dossier niet in behandeling komt bij een uitvaartondernemer.

• Ik wil duidelijk merken over welke dossiers dit gaat.

• Daarom wil ik als bestuur kunnen instellen:

  • Na hoeveel uur/dagen een dossier deze alarmfase bereikt.

  • Of deze alarmfase louter visueel, dan wel met een e-mailnoficatie wordt weergegeven.

• Als ABS LBO kan ik erop rekenen dat de gegevens uit het overlijdensdossier, de aanvraag tot toestemming begraven/crematie en de bijhorende documenten 10 jaar bewaard worden.
  → Zo kan ik via naam of Rijksregisternummer opzoekingen doen.

  • Ik vind bijvoorbeeld bij herbestemming van lichaam of as, verdachte overlijdens, schenkingen aan de wetenschap de originele documenten terug. 

• Als ABS LBO word ik via de toepassing gewezen op de dossiers waarvoor alle benodigde acties zijn voldaan en kunnen afgesloten worden. (akte(n) en toestemming opgeladen, gegevens aangevuld (RRN, PV))