Functionaliteiten voor de gemeente van begraven
Het is mogelijk voor de ambtenaar van de gemeente van begraven om via de eigen gemeentelijke toepassing gegevens uit eLys te ontvangen.
Bij crematie is dit ook mogelijk voor de gemeente waar de asbestemming plaatsvindt, wanneer een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats werd gekozen.
Vandaag ondersteunt eLys voor de gemeente van begraven of asbestemming twee soorten informatie:
de toestemming tot begraven of crematie en identificatiegegevens van de overledene;
reservatie-informatie voor begraafplaatsen, wanneer de gemeente ervoor kiest om de eLys-basisfiche reservatie begraafplaats te gebruiken.
De toestemming tot begraven of crematie en de reservatie begraafplaats zijn twee aparte processen. Een reservatie via eLys vervangt de toestemming tot begraven niet.
1. Toestemming tot begraven of crematie en identificatiegegevens
Rol van de gemeente van begraven
De gemeente van begraven mag geen begraving van het lichaam (kist) laten doorgaan zonder dat er een geldige toestemming tot begraven is.
Die toestemming:
wordt opgesteld door de gemeente van overlijden;
is een officieel juridisch document en geldt als juridisch bewijsstuk dat de nodige stappen na overlijden correct zijn verlopen;
legitimeert de uitvaartondernemer om het lichaam te vervoeren;
wordt samen met gegevens van de overledene uitgewisseld via eLys.
De gemeente van begraven doet de nodige identiteitscontrole, vergelijkt deze met de praktische reservatie en bewaart de gegevens in de eigen begraafregisters.
Opgelet
Deze verplichting geldt enkel voor begraving van het lichaam en niet voor asbegraving (urne).
Voor asbegraving, bijzetting in een columbarium of uitstrooiing gaat het niet om een toestemming tot begraven van het lichaam. In dat geval kan de gemeente van asbestemming wel de toestemming tot crematie opvragen wanneer een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats als asbestemming werd gekozen, maar deze moet niet gecontroleerd worden.
Zonder deze toestemming mag de begraafplaats de begraving van de overledene niet aanvaarden.
Het is niet de taak van de gemeente van begraven om de verdere controle te doen op de inhoud van de toestemming. Die controle is reeds gebeurd door de gemeente van overlijden.
Bij crematie gaat het niet om een toestemming tot begraven van het lichaam, maar om een toestemming tot crematie. Wanneer de uitvaartondernemer in de inlichtingenfiche een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats kiest als asbestemming, kan deze gemeente de toestemming tot crematie en de bijhorende gegevens ook via eLys opvragen.
Dit geldt bijvoorbeeld bij urnebegraving, bijzetting in een columbarium of uitstrooiing op een gemeentelijke begraafplaats.
De gemeente van begraven hoeft géén aanvaardingsbewijs af te leveren. Een akkoord van de reservatie van de begraafplaats is voldoende voor de uitvaartondernemer.
Functionaliteit voor toestemming tot begraven of crematie
Gemeenten van begraven kunnen voor een overlijden met keuze ‘begraving lichaam’ gegevens opvragen vanaf het moment waarop er een toestemming tot begraven is opgeladen.
Gemeenten van asbestemming kunnen voor een overlijden met keuze ‘crematie’ gegevens opvragen vanaf het moment waarop er een toestemming tot crematie is opgeladen, wanneer een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats als asbestemming werd gekozen.
De gegevens van een overlijden kunnen specifiek voor één dossier worden opgevraagd via het rijksregisternummer of dossiernummer van de overledene.
Er kan ook een lijst met gegevens van verschillende overlijdens worden opgevraagd:
in een bepaalde datumrange (van-tot);
op basis van het laatste wijzigingstijdstip van de toestemming.
Gemeenten van begraven kunnen enkel gegevens opvragen die voor hen bestemd zijn.
Bij crematie geldt hetzelfde principe voor de gemeente van asbestemming: enkel de gemeente waarvan de gemeentelijke begraafplaats in de inlichtingenfiche werd gekozen, kan de gegevens opvragen.
Dat wordt bepaald door de uitvaartondernemer die de gemeente van begraven selecteert in de inlichtingenfiche:
In dit voorbeeld, ingevuld door de uitvaartondernemer via eLys, zal enkel Stad Leuven de toestemming tot begraven en de identificatiegegevens van de overledene kunnen ophalen.
Een toestemming kan niet langer beschikbaar zijn voor de gemeente van begraven of asbestemming als de inlichtingenfiche werd gewijzigd en een andere gemeente van begraven of asbestemming werd gekozen.
Welke gegevens zijn beschikbaar bij toestemming tot begraven of crematie
het toestemmingsdocument voor het begraven van het lichaam, of het toestemmingsdocument voor crematie wanneer een gemeentelijke begraafplaats als asbestemming werd gekozen;
inclusief de laatste wilsbeschikking van de overledene;
gestructureerde informatie.
Data | Bron |
|---|---|
Rijksregisternummer | Uit de vaststelling of aangevuld door lokaal bestuur |
eLys dossiernummer | Vaststelling |
Datum overlijden | Uit de vaststelling, kan leeg zijn |
Naam | Uit rijksregister indien daar aanwezig, anders uit vaststelling |
Voorna(a)m(en) | Uit rijksregister indien daar aanwezig, anders uit vaststelling |
Woonplaats van de overledene | Uit rijksregister indien daar aanwezig, anders uit vaststelling |
Geboorteplaats | Uit rijksregister indien daar aanwezig, anders uit vaststelling |
Geboortedatum | Uit rijksregister indien daar aanwezig, anders uit vaststelling |
Plaats van overlijden | Vaststelling |
Datum van het verlenen van de toestemming tot begraven of crematie | Datum wordt meegegeven door lokaal bestuur van afhandeling bij opladen document |
KBO nummer uitvaartondernemer | login uitvaartondernemer in eLys |
Naam uitvaartondernemer | login uitvaartondernemer in eLys |
2. Reservatie begraafplaats via eLys
Naast de toestemming tot begraven kan eLys ook reservatie-informatie voor begraafplaatsen doorgeven.
Dit geldt enkel wanneer:
de gemeente van begraven in Vlaanderen ligt;
een gemeentelijke begraafplaats werd gekozen;
de gemeente ervoor kiest om de eLys-basisfiche reservatie begraafplaats te gebruiken.
Wanneer de gemeente kiest voor de eLys-basisfiche, kan de uitvaartondernemer via eLys een reservatiefiche indienen. De gemeente van begraven ontvangt de aanvraag in de eigen gemeentelijke toepassing of begraafplaatssoftware.
Welke reservatiegegevens kunnen via eLys worden doorgegeven?
De reservatiefiche bevat onder meer:
gewenst tijdstip van lijkbezorging;
manier van lijkbezorging: kist, lijkwade of urne;
wijze van lijkbezorging: bijvoorbeeld volle grond, grafkelder, columbarium, uitstrooiing of natuurbegraafplaats;
keuze rustplaats/concessie;
informatie over aanwezigheid van familie op de begraafplaats;
eventuele opmerkingen van de uitvaartondernemer.
Beoordeling door de gemeente van begraven
De gemeente van begraven kan de reservatie in de eigen gemeentelijke toepassing beoordelen.
De gemeente kan:
de reservatie aanvaarden;
de reservatie niet aanvaarden, met verplichte reden of opmerking.
Bij aanvaarding kan de gemeente bijkomende informatie meegeven, zoals:
ligplaats;
link naar praktische instructies;
document met details over de ligplaats.
De uitvaartondernemer krijgt de status en eventuele bijkomende informatie via eLys te zien.
Wat blijft buiten eLys?
Niet alle reservaties verlopen via eLys. Als een gemeente een eigen reservatiesysteem, webformulier of kalender gebruikt, dan verwijst eLys de uitvaartondernemer door naar de gemeentelijke website en verloopt de verdere reservatie buiten eLys.
Volgende zaken blijven buiten scope van eLys:
formele concessieaanvragen en concessiebeheer;
facturatie, retributies of betalingen;
kalenderbeheer;
begraafregisters;
lokale dossieropvolging in gemeentelijke software.
Concessieaanvragen verlopen buiten eLys omdat eLys de gegevens voor een formele concessieaanvraag of concessiebeheer juridisch niet mag verwerken binnen de huidige scope.
3. Relatie tussen toestemming en reservatie
De toestemming tot begraven en de reservatie begraafplaats zijn twee aparte processen.
De toestemming tot begraven is nodig voor de juridische toelating om het lichaam te begraven.
De reservatie begraafplaats ondersteunt de praktische planning en afstemming rond de lijkbezorging op de begraafplaats.
Een reservatie via eLys vervangt de toestemming tot begraven niet. Voor de effectieve begraving moet de gemeente van begraven nog steeds controleren of de toestemming tot begraven beschikbaar en geldig is.
Voor asbestemmingen zoals urnebegraving, columbarium of uitstrooiing op een gemeentelijke begraafplaats kan er ook een reservatie via eLys verlopen. De toestemmingsflow voor begraving van het lichaam is dan niet van toepassing, maar de gemeente van asbestemming kan wel nog steeds de toestemming tot crematie opvragen wanneer een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats als asbestemming werd gekozen.
Meer informatie
Voor een meer concrete toelichting over de reservatiefunctionaliteit voor gemeenten van begraven, zie:
Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven