Functionaliteiten voor de gemeente van begraven

Via eLys kan de ambtenaar van de gemeente van begraven gegevens ontvangen in de eigen gemeentelijke toepassing. Deze pagina beschrijft welke informatie beschikbaar is en hoe de processen werken.

Kernbegrippen

Twee aparte processen: toestemming en reservatie

eLys ondersteunt voor de gemeente van begraven twee aparte processen. Het is belangrijk om deze goed te onderscheiden:

1. De toestemming tot begraven of crematie is een juridisch document. Zonder geldige toestemming mag een begraving van het lichaam niet doorgaan.

2. De reservatie begraafplaats is een praktische planning. De uitvaartondernemer vraagt via eLys de reservatie bij de begraafplaats aan. De gemeente beoordeelt en bevestigt de aanvraag.

Crematie en asbestemming

Wanneer de uitvaartondernemer in de inlichtingenfiche een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats kiest als asbestemming, kan de gemeente van asbestemming:

• de toestemming tot crematie en bijhorende gegevens opvragen via eLys;

• een reservatie ontvangen voor de asbestemming (bv. urnebegraving, columbarium, uitstrooiing).

De toestemming tot crematie hoeft strikt juridisch genomen door de gemeente van asbestemming niet gecontroleerd te worden. Die controle dient wél te gebeuren door het crematorium voorafgaand aan de crematie.

In de rest van deze pagina verwijst "gemeente van begraven" ook naar de gemeente van asbestemming waar van toepassing.

Toestemming tot begraven (of crematie)

Rol van de gemeente van begraven

De gemeente van begraven mag geen begraving van het lichaam (kist of lijkwade) laten doorgaan zonder geldige toestemming tot begraven.

De toestemming:

• wordt opgesteld door de gemeente van overlijden;

• is een officieel juridisch bewijsstuk dat de nodige stappen na overlijden correct zijn verlopen;

• legitimeert de uitvaartondernemer om het lichaam te vervoeren buiten het Vlaams gewest;

• wordt samen met identificatiegegevens van de overledene uitgewisseld via eLys.

Richtlijnen

• De verplichting om een toestemming te controleren geldt enkel voor begraving van het lichaam. Bij asbegraving (urne), bijzetting in een columbarium of uitstrooiing is dit niet vereist.

• Zonder geldige toestemming mag de begraafplaats de begraving niet laten doorgaan.

• De gemeente van begraven hoeft de inhoud van de toestemming niet verder te controleren. Die controle is al gebeurd door de gemeente van overlijden.

• De gemeente van begraven hoeft géén aanvaardingsbewijs af te leveren. Een akkoord van de reservatie is voldoende voor de uitvaartondernemer.

Wanneer zijn gegevens beschikbaar?

• Vanaf het moment dat de toestemming tot begraven of crematie is opgeladen in eLys door het lokaal bestuur van overlijden.

• Het toestemmingsdocument en de bijhorende gegevens kunnen worden opgevraagd in de gemeentelijke toepassing via het rijksregisternummer of dossiernummer van de overledene.

• Een lijst met meerdere dossiers kan worden opgevraagd op basis van een datumrange (van-tot) of het laatste wijzigingstijdstip van de toestemming.

Wie kan welke gegevens opvragen?

Gemeenten kunnen enkel gegevens opvragen die voor hen bestemd zijn. Welke gemeente toegang heeft, wordt bepaald door de keuze van de uitvaartondernemer in de inlichtingenfiche.

Wanneer de inlichtingenfiche wordt gewijzigd en een andere gemeente van begraven of asbestemming wordt gekozen, is de toestemming niet langer beschikbaar voor de oorspronkelijke gemeente.

Welke gegevens zijn beschikbaar?

Bij de toestemming worden de volgende gegevens meegeleverd:

• het toestemmingsdocument (begraving of crematie);

• de laatste wilsbeschikking van de overledene;

• gestructureerde identificatiegegevens (zie tabel hieronder).

Reservatie begraafplaats

Naast de toestemming kan eLys ook reservatie-informatie voor begraafplaatsen doorgeven. Dit is enkel mogelijk indien voldaan aan onderstaande voorwaarden.

Voorwaarden

Reservatie via eLys is enkel mogelijk wanneer:

• de gemeente van begraven in Vlaanderen ligt;

• eerder een gemeentelijke begraafplaats werd gekozen in de inlichtingenfiche uitvaart;

• de gemeente ervoor kiest om de eLys-basisfiche reservatie begraafplaats te gebruiken.

Wanneer de gemeente kiest voor de eLys-basisfiche, kan de uitvaartondernemer via eLys een reservatiefiche indienen. De gemeente ontvangt de aanvraag in de eigen gemeentelijke toepassing of begraafplaatssoftware.

Welke reservatiegegevens worden doorgegeven?

De reservatiefiche bevat onder meer:

• gewenst tijdstip van lijkbezorging;

• manier van lijkbezorging: kist, lijkwade of urne;

• wijze van lijkbezorging: bijvoorbeeld volle grond, grafkelder, columbarium, uitstrooiing of natuurbegraafplaats;

• keuze rustplaats/concessie;

• informatie over aanwezigheid van familie op de begraafplaats;

• eventuele opmerkingen van de uitvaartondernemer.

Beoordeling door de gemeente

De gemeente kan de reservatie beoordelen in de eigen toepassing:

• Aanvaarden: eventueel met bijkomende informatie zoals ligplaats, link naar praktische instructies, of een document met details over de ligplaats.

• Opmerkingen geformuleerd: met verplichte opgave van een reden of opmerking.

De uitvaartondernemer ziet de status en eventuele bijkomende informatie via eLys.

Wat blijft buiten eLys?

Niet alle reservaties verlopen via eLys. Wanneer een gemeente een eigen reservatiesysteem gebruikt, verwijst eLys de uitvaartondernemer door naar de gemeentelijke website.

De volgende zaken vallen buiten de scope van eLys:

• reservaties voor zones op openbaar domein afgebakend door de gemeente (bv. urnenkerk, uitstrooiing in rivier, natuurbegraafplek los van de begraafplaats);

• reservaties op privébegraafplaatsen;

• formele concessieaanvragen en concessiebeheer;

• facturatie, retributies of betalingen;

• kalenderbeheer;

• begraafregisters;

Meer informatie

Voor een gedetailleerde toelichting over de reservatiefunctionaliteit, zie:
Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven