Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven

eLys is het digitale kanaal waarin uitvaartondernemers en lokale besturen informatie uitwisselen rond een overlijden.

Nieuw: ook de reservatie van een begrafenis (tijdstip, type, basisinfo) kan binnenkort via eLys verlopen. Dit zal een extra, gestandaardiseerde informatiestroom zijn via eLys.

De belangrijkste keuze voor uw gemeente

Scope

Als gemeente van begraven heeft u 2 opties voor de reservatie van:

Begraven kist/lijkwade en begraven urne, bijzetting urne in columbarium, uitstrooiing as op gemeentelijke begraafplaats.

Onderstaande functionaliteit is niet van toepassing voor:

• Reservaties op openbaar domein binnen een zone afgebakend door de gemeente
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLys

• Uitstrooiing op zee
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLys

• Thuisbewaring
  --> Er is geen melding nodig aan gemeente van bestemming

• Begraving of uitstrooiing op andere plaats/privaat terrein
  --> Gemeente is niet betrokken, uitvaartondernemer neemt contact op met de eigenaar

Optie 1: U gebruikt de eLys basisfiche reservatie begraafplaats

Wat?

• U krijgt een digitale reservatieaanvraag via eLys binnen in de eigen gemeentelijke toepassing

• En krijgt de belangrijkste gegevens door:

  • basisinformatie over de overledene

  • gewenste tijdstip van begraven

  • type begrafenis (kist of urne)

  • wijze en manier van lijkbezorging

  • info over rustplaats

! De fiche is standaard en ziet er voor elke gemeente die erop instapt hetzelfde uit.
! Een (ver)nieuw(de) concessieaanvraag valt momenteel buiten scope (dit vergt eerst een decreetswijziging).

• U kan een status terugsturen naar de uitvaartondernemer (aanvaard of opmerkingen)

Voordelen

• Uniforme werkwijze over een groot aantal gemeenten

• 1 centraal uitwisselingskanaal voor de uitvaartondernemer en lokaal bestuur van begraven vermijdt losse mails en telefoons

Optie 2: U gebruikt de basisfiche NIET

Wat?

U werkt zoals vandaag, buiten eLys.

• eLys wordt dan niet gebruikt voor reservaties, maar verwijst wel door naar een heldere gemeentelijke website:

  • Link naar eigen webformulier

  • Link met uitleg en verwijzing naar kalendersysteem

Waarom?

Bij deze keuze blijven er twee parallelle flows bestaan (eLys voor overlijdensaangifte, andere wijze voor reservatie begraafplaats). Deze optie wordt gekozen door:

• Lokale besturen die gebruikmaken van een kalender boekingsysteem voor tijdstip begraven.

• Lokale besturen met een uitgebreidere webtoepassing die behouden wordt.
  

Detailinformatie over basisfiche begraafplaats (optie 1)

Hoe loopt het proces (eenvoudig)

1. Uitvaartondernemer dient inlichtingenfiche uitvaart in en selecteert daarin de begraafplaats

2. Indien Vlaamse begraafplaats:

   1. die ervoor heeft gekozen om de basisfiche begraafplaats te gebruiken, ga verder

   2. die geen basisfiche via eLys gebruikt: doorverwijzing naar gemeentelijke URL, ga verder naar stap 7

3. (a) Uitvaartondernemer dient een formulier reservatie begraafplaats in via eLys

4. (a) Gemeente van begraven ontvangt de aanvraag

5. (a) En beoordeelt de aanvraag in het eigen systeem

6. (a) Gemeente geeft een status terug

   1. Aanvaard

   2. Opmerkingen geformuleerd + vrije tekst van max. 250 karakters

7. (a) Verdere praktische afspraken en eventuele concessieaanvraag verlopen buiten eLys

8. Toestemming tot begraven wordt gecontroleerd vóór begraving (deze functionaliteit was reeds beschikbaar via eLys)

Opbouw eLys basisfiche

Tijdstip

• Het tijdstip lijkbezorging (datum + tijd) is verplicht.
  “In deze toepassing worden alle tijdstippen getoond. Controleer of het gekozen tijdstip binnen de toegestane openingsuren van de begraafplaats valt.”

Manier en wijzen lijkbezorging

• De manier van lijkbezorging is verplicht, de beschikbare opties zijn afhankelijk van de keuze uitvaart

  • Voor begrafenis: enkel kist en lijkwade

    • Bij optie kist is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)

  • Voor crematie: enkel urne

    • Bij optie urne is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)

  • “Raadpleeg de standaardafmetingen in het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.”

• Wijze lijkbezorging is verplicht, dit is een vaste keuzelijst voor alle gemeenten

  • “In deze toepassing worden alle wijzen van lijkbezorging getoond. Controleer of de gekozen wijze mogelijk is op deze begraafplaats.”

  • De beschikbare opties verschillen in functie van de keuze uitvaart en bestemming as

• Bij keuze “Andere” wordt een verduidelijking gevraagd in een vrij tekstveld

  • Voorbeelden bij begrafenis: Bovengronds begraven, normgraf, militair ereperk, …

  • Voorbeelden bij begraving urne: Waterurne

Keuze rustplaats

• Keuze rustplaats is verplicht.

  • Bij de optie ‘Nieuw’ wordt een link getoond naar de gemeentelijke website waar meer info staat over hoe een (ver)nieuw(d)e concessie aan te vragen.

    • Link naar eigen webformulier

    • of link met download invulfiche + e-mailadres

    • of link met toelichting welke info te mailen naar welk e-mailadres

  • Bij de optie ‘Bestaand’ moet een “concessienummer of naam eerder overledene” ingegeven worden

  • Bij asbestemming = “uitstrooiing”, default op ‘Niet van toepassing’ en andere opties disabled.

Opmerkingen

• Zaken die niet in de basisfiche zitten, kunnen vermeld worden via het opmerkingenveld

  • bv. gedenkplaatje aanvragen, vraag om paaltjes naar beneden te halen aan de kerk

Status reservatie

In de eigen gemeentelijke toepassing kan de reservatie aanvaard worden of kunnen opmerkingen geformuleerd worden aan de uitvaartondernemer. De uitvaartondernemer krijgt volgende opties te zien:

Gemeentelijke toepassingen verwerken de gegevens

Bovenstaande functionaliteit zal beschikbaar gesteld worden in volgende toepassingen:

• CEVI Mijn Burgerzaken

• CSDABS

• BST.NET

• begraafplaatsen.net