Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven

eLys is het digitale kanaal waarin uitvaartondernemers en lokale besturen informatie uitwisselen rond een overlijden.

Twee mogelijkheden voor reservatie begraafplaats

Als gemeente van begraven zijn er 2 mogelijke opties voor de reservatie van:

• het begraven van een kist/lijkwade

• en begraven urne, bijzetting urne in columbarium, uitstrooiing as

op de gemeentelijke begraafplaats.

Onderstaande functionaliteit is niet van toepassing voor:

• Reservaties op openbaar domein binnen een zone afgebakend door de gemeente
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLys

• Uitstrooiing op zee
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLys

• Thuisbewaring
  --> Er is geen melding nodig aan gemeente van bestemming

• Begraving of uitstrooiing op andere plaats/privaat terrein
  --> Er is geen reservatie of melding via eLys nodig. De uitvaartondernemer maakt afspraken buiten eLys met de nabestaanden en/of eigenaar van het privaat terrein.

Mogelijkheid 1: Uw gemeente gebruikt de eLys basisfiche reservatie begraafplaats

Wat?

• U krijgt een digitale reservatieaanvraag via eLys binnen in de eigen gemeentelijke toepassing

• En krijgt de belangrijkste gegevens door:

  • basisinformatie over de overledene

  • gewenste tijdstip van begraven

  • type begrafenis (kist of urne)

  • wijze en manier van lijkbezorging

  • info over rustplaats

  • of familie aanwezig zal zijn op de begraafplaats

! De fiche is standaard en ziet er voor elke gemeente die erop instapt hetzelfde uit.
! Een formele concessieaanvraag of concessiebeheer valt buiten scope. eLys mag deze gegevens juridisch niet verwerken binnen de huidige scope. De fiche kan wel aanduiden of er geen concessie nodig is, een nieuwe concessie gewenst is, er een bestaande concessie is of concessie niet van toepassing is. De verdere administratie rond concessies verloopt buiten eLys.

• U kan de reservatie aanvaarden of niet aanvaarden met reden. Bij aanvaarding kan uw toepassing bijkomende informatie meegeven, zoals de rustplaats, een link naar praktische instructies of een document met details over de rustplaats.

Voordelen

• Uniforme werkwijze over een groot aantal gemeenten

• 1 centraal uitwisselingskanaal voor de uitvaartondernemer en lokaal bestuur van begraven vermijdt losse mails en telefoons

Mogelijkheid 2: Uw gemeente gebruikt de basisfiche NIET

Wat?

U werkt zoals vandaag, buiten eLys.

• eLys wordt dan niet gebruikt voor reservaties, maar verwijst wel door naar een heldere gemeentelijke website:

  • Link naar eigen webformulier

  • Link met uitleg en verwijzing naar kalendersysteem

Waarom?

Bij deze keuze blijven er twee parallelle flows bestaan (eLys voor overlijdensaangifte, andere wijze voor reservatie begraafplaats). Deze optie wordt gekozen door:

• Lokale besturen met een uitgebreidere webtoepassing die behouden wordt.

• Lokale besturen die gebruikmaken van een kalender boekingssysteem voor tijdstip begraven.

Detailinformatie over basisfiche begraafplaats (optie 1)

Hoe loopt het proces

1. Uitvaartondernemer dient inlichtingenfiche uitvaart in en selecteert daarin de manier lijkbezorging en begraafplaats

2. Indien Vlaamse begraafplaats:

   1. die ervoor heeft gekozen om de basisfiche begraafplaats te gebruiken (optie 1), ga verder

   2. die geen basisfiche via eLys gebruikt: doorverwijzing naar gemeentelijke website (optie 2), ga verder naar stap 7

3. (a) Uitvaartondernemer dient een formulier reservatie begraafplaats in via eLys

4. (a) Gemeente van begraven ontvangt de aanvraag en beoordeelt de aanvraag in het eigen systeem

5. (a) Gemeente geeft een status terug

   1. Aanvaard

   2. Niet aanvaard, met verplichte reden of opmerking

6. (a) Concessieaanvragen verlopen buiten eLys

7. Toestemming tot begraven wordt gecontroleerd vóór begraving (deze functionaliteit was reeds beschikbaar via eLys voor de begraving van een kist)

Opbouw eLys basisfiche

Tijdstip

• Het tijdstip lijkbezorging (datum + tijd) is verplicht.
  “In deze toepassing worden alle tijdstippen getoond. Controleer of het gekozen tijdstip binnen de toegestane openingsuren van de begraafplaats valt.”

Manier en wijzen lijkbezorging

• De manier van lijkbezorging is verplicht, de beschikbare opties zijn afhankelijk van de keuze uitvaart

  • Voor begrafenis: enkel kist en lijkwade

    • Bij optie kist is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen en gewicht in te vullen (optioneel)

    • Bij optie lijkwade om gewicht in te vullen (optioneel)

  • Voor crematie: enkel urne

    • Bij optie urne is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)

  • “Raadpleeg de standaardafmetingen in het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.”

• Wijze lijkbezorging is verplicht, dit is een vaste keuzelijst voor alle gemeenten

  • “In deze toepassing worden alle wijzen van lijkbezorging getoond. Controleer of de gekozen wijze mogelijk is op deze begraafplaats.”

  • De beschikbare opties verschillen in functie van de keuze uitvaart en bestemming as

• Bij keuze “Andere” wordt een verduidelijking gevraagd in een vrij tekstveld

  • Voorbeelden bij begrafenis: Bovengronds begraven, normgraf, militair ereperk, …

  • Voorbeelden bij begraving urne: Waterurne

Keuze rustplaats/concessie

• Keuze rustplaats/concessie is verplicht.

  • Bij de optie ‘Nieuw’ wordt een link getoond naar een link waar meer info staat over hoe een (ver)nieuw(d)e concessie aan te vragen en eventueel te betalen. (Bekijk hier welke weblink er is ingesteld voor uw lokaal bestuur.)

    • Link naar eigen webformulier (Gelieve het formulier aan te passen naar wat strikt noodzakelijk is voor de concessieaanvraag.)

    • of link met download invulformulier + e-mailadres;

    • of link met toelichting welke info te mailen naar welk e-mailadres;

    • of link naar een e-mailadres.

  • Bij de optie ‘Bestaand’ moet een “concessienummer of naam eerder overledene” ingegeven worden

  • Bij asbestemming = “uitstrooiing”, staat ‘keuze rustplaats’ automatisch op ‘Niet van toepassing’ en zijn de andere opties niet mogelijk om te selecteren.

  • Verdere administratieve stappen voor afhandeling van een concessie verlopen buiten eLys.

Familie aanwezig op de begraafplaats

• De uitvaartondernemer moet aanduiden of familie aanwezig zal zijn op de begraafplaats.

• Dit is een verplicht veld met keuze ja of nee.

• Deze informatie helpt de gemeente of begraafplaatsdienst bij de praktische voorbereiding, bijvoorbeeld voor planning, onthaal of werkinstructies.

Opmerkingen

• Zaken die niet in de basisfiche zitten, kunnen vermeld worden via het opmerkingenveld, bijvoorbeeld: aanvraag voor een naam- of gedenkplaatje, vraag om paaltjes naar beneden te halen aan de kerk…

Status reservatie

In de eigen gemeentelijke toepassing kan de reservatie beoordeeld worden.

De gemeente van begraven kan:

• de reservatie aanvaarden;

• de reservatie niet aanvaarden, met verplichte reden of opmerking.

Bij aanvaarding kan de gemeentelijke toepassing volgende bijkomende informatie meegeven:

• de rustplaats;

• een link naar praktische instructies op de begraafplaats (gemeentelijke website);

• een document met details over de rustplaats.

De uitvaartondernemer krijgt de status en eventuele bijkomende informatie via eLys te zien.

Voorbeeldsjabloon bevestiging en details over de rustplaats

sjabloon_bevestiging_begraafplaats.pdf

Gemeentelijke toepassingen verwerken de gegevens

Bovenstaande functionaliteit zal beschikbaar gesteld worden in volgende toepassingen:

• CEVI Mijn Burgerzaken

• CSDABS

• bst.net

• begraafplaatsen.net