Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven

eLys is het digitale kanaal waarin uitvaartondernemers en lokale besturen informatie uitwisselen rond een overlijden.

Voor wie is de reservatie bij de begraafplaats via eLys beschikbaar?

• Voor alle overlijdens die plaatsvonden in het Vlaams gewest én waarvoor de lijkbezorging op een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats plaatsvindt;

• Voor alle begraafplaatsen waarvoor de gemeente is aangesloten op het eLys begraafplaats reservatiesysteem.

  • Hier vindt u een lijst van de aangesloten gemeenten die reservaties via eLys ontvangen.

• Voor alle uitvaartondernemers die Vlaamse overlijdensdossiers behandelen (en dit verplicht doen via eLys);

Welke reservaties verlopen niet via eLys?

• Bepaalde grotere besturen die reeds een uitgebreide webtoepassing of kalenderboekingssysteem gebruiken, blijven dat systeem hanteren.

  • In deze gevallen wordt de uitvaartondernemer doorverwezen naar de weblink waar meer informatie staat over de reservatieprocedure.

  • Hier vindt u welke weblink in de toepassing aangeboden wordt aan de uitvaartondernemer.

• Overlijdens die plaatsvonden buiten het Vlaams gewest én waarvoor een reservatie op een Vlaamse begraafplaats gewenst is, gebeurt de reservatie buiten eLys (via mail).

In welke gevallen kan een reservatie gemaakt worden?

Een reservatie door de uitvaartondernemer is enkel mogelijk indien de uitvaartondernemer eerder een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats koos in de inlichtingenfiche uitvaart voor:

• het begraven van een kist/lijkwade;

• en begraven urne, bijzetting urne in columbarium, uitstrooiing as.

Deze functionaliteit is niet van toepassing voor:

• Reservaties op openbaar domein binnen een zone afgebakend door de gemeente
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op met de gemeente buiten eLys

• Uitstrooiing op zee
  --> Uitvaartondernemer neemt contact op met de gemeente buiten eLys

• Thuisbewaring
  --> Er is geen melding nodig aan gemeente van bestemming

• Begraving of uitstrooiing op andere plaats/privaat terrein
  --> Er is geen reservatie of melding via eLys nodig. De uitvaartondernemer maakt afspraken buiten eLys met de nabestaanden en/of eigenaar van het privaat terrein.

Wat houdt de reservatie in?

De gemeente van begraven krijgt een digitale reservatieaanvraag via eLys binnen in de eigen gemeentelijke toepassing.

De reservatiefiche bevat onder meer:

• basisinformatie over de overledene;

• type begrafenis (kist of urne);

• gewenst tijdstip van lijkbezorging;

• manier van lijkbezorging: kist, lijkwade of urne;

• wijze van lijkbezorging: bijvoorbeeld volle grond, grafkelder, columbarium, uitstrooiing of natuurbegraafplaats;

• keuze rustplaats/concessie;

• informatie over aanwezigheid van familie op de begraafplaats;

• eventuele opmerkingen van de uitvaartondernemer.

Hoe verloopt het proces?

1. De uitvaartondernemer dient de inlichtingenfiche uitvaart in

Bij de indiening van de inlichtingenfiche selecteert de uitvaartondernemer de manier lijkbezorging en de begraafplaats.

2. De uitvaartondernemer dient een formulier reservatie begraafplaats in via eLys

Tijdstip

• Het tijdstip lijkbezorging (datum + tijd) is verplicht.
  “In deze toepassing worden alle tijdstippen getoond. Controleer of het gekozen tijdstip binnen de toegestane openingsuren van de begraafplaats valt.”

Manier lijkbezorging

De manier van lijkbezorging is verplicht, de beschikbare opties zijn afhankelijk van de keuze uitvaart

• Voor begrafenis: enkel kist en lijkwade

  • Bij optie kist is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen en gewicht in te vullen (optioneel)

  • Bij optie lijkwade om gewicht in te vullen (optioneel)

• Voor crematie: enkel urne

  • Bij optie urne is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)

• “Raadpleeg de standaardafmetingen in het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.”

Wijze lijkbezorging

De wijze van lijkbezorging is verplicht, dit is een vaste keuzelijst voor alle gemeenten

• “In deze toepassing worden alle wijzen van lijkbezorging getoond. Controleer of de gekozen wijze mogelijk is op deze begraafplaats.”

• De beschikbare opties verschillen in functie van de keuze uitvaart en bestemming as

• Bij keuze “Andere” wordt een verduidelijking gevraagd in een vrij tekstveld

  • Voorbeelden bij begrafenis: Bovengronds begraven, normgraf, militair ereperk, …

  • Voorbeelden bij begraving urne: Waterurne

Keuze rustplaats

De keuze een rustplaats is verplicht.

• Bij de optie ‘Nieuw’ wordt een link getoond naar een link waar meer info staat over hoe een (ver)nieuw(d)e concessie aan te vragen en eventueel te betalen. (Bekijk hier welke weblink er is ingesteld voor uw lokaal bestuur.)

  • Link naar eigen webformulier (Gelieve het formulier aan te passen naar wat strikt noodzakelijk is voor de concessieaanvraag.)

  • of link met download invulformulier + e-mailadres;

  • of link met toelichting welke info te mailen naar welk e-mailadres;

  • of link naar een e-mailadres.

• Bij de optie ‘Bestaand’ moet een “concessienummer of naam eerder overledene” ingegeven worden

• Bij asbestemming = “uitstrooiing”, staat 'keuze rustplaats' automatisch op “Niet van toepassing” en zijn de andere opties niet mogelijk om te selecteren.

• Verdere administratieve stappen voor afhandeling van een concessie verlopen buiten eLys.

Aanwezigheid familie op de begraafplaats

• De uitvaartondernemer moet aanduiden of familie aanwezig zal zijn op de begraafplaats.

• Dit is een verplicht veld met keuze ja of nee.

• Deze informatie helpt de gemeente of begraafplaatsdienst bij de praktische voorbereiding, bijvoorbeeld voor planning, onthaal of werkinstructies.

Bijkomende opmerkingen voor de begraafplaats

• Zaken die niet in de basisfiche zitten, kunnen vermeld worden via het opmerkingenveld. Niet limitatieve lijst van voorbeelden:

  • de vraag naar specifieke uitvoeringen zoals normgraf, galerijgraf, kinderperk/kindergraf, sterrenweide, militair ereperk, waterurne of columbariumzuil (of te vermelden door de uitvaartondernemer bij “Andere” in de “Wijze lijkbezorging)”;

  • de aanvraag voor een naam- of gedenkplaatje, afdekplaat of grafsteen/monument, grafteken details;

  • de vraag om paaltjes naar beneden te halen aan de kerk op een bepaald tijdstip;

  • de verdere detaillering voor gekozen wijze lijkbezorging bv. strooiweide vs. strooibos;

  • de wens om huisdier mee te begraven (indien voorzien in gemeentelijk reglement);

  • de wens of de uitstrooiing door een medewerker van de begraafplaats of dit door de uitvaartondernemer gebeurt;

  • de vraag om de grafsteen te verwijderen of te verplaatsen bij bijzetting;

  • de verplaatsing van een eerder overleden partner of graf;

  • de reservatie van een afscheidsruimte/plechtigheid (indien dit rechtstreeks met de begraafplaatsreservatie samenhangt);

  • de herbestemming van een eerder overleden partner samen met de huidige overledene.

Verwijzing naar de gemeentelijke website

Bovenaan de reservatiefiche geven we een link naar de gemeentelijke website mee voor meer informatie over lijkbezorgingswijzen en openingsuren. De link die mee wordt gegeven kan u hier raadplegen.

3. Gemeente van begraven (of asbestemming) ontvangt, beoordeelt de aanvraag

In de eigen gemeentelijke toepassing kan de reservatie beoordeeld worden.

De gemeente van begraven kan de reservatie:

• Aanvaarden: eventueel met bijkomende informatie (optioneel)

  • ligplaats (max. 100 karakters)

  • link naar praktische instructies (URL)

  • en/of een document met bevestiging en details over de ligplaats

• Niet aanvaarden, met verplichte reden of opmerking (max. 500 karakters)

  • bv. “Dit tijdslot is niet mogelijk, gelieve een ander moment in de namiddag te selecteren.”

  • Waarna de uitvaartondernemer een nieuwe reservatie kan indienen.

Voorbeeldsjabloon bevestiging en details over de rustplaats (optioneel te gebruiken)

sjabloon_bevestiging_begraafplaats.pdf

4. De uitvaartondernemer krijgt de status (en eventuele bijkomende informatie) via eLys te zien.

5. Concessieaanvragen worden buiten eLys verwerkt.

Dit en andere zaken dit nog buiten eLys verlopen vindt u hier.

6. Toestemming tot begraven wordt gecontroleerd.

De toestemming tot begraven wordt gecontroleerd vóór begraving (deze functionaliteit was reeds beschikbaar via eLys voor de begraving van een kist).

Gemeentelijke toepassingen verwerken de gegevens

Bovenstaande functionaliteit zal beschikbaar gesteld worden in volgende toepassingen:

• CEVI Mijn Burgerzaken

• CSDABS

• BST. NET

• Begraafplaatsen. NET