Functionaliteit reservatie begraafplaats: toelichting voor gemeenten van begraven
eLys is het digitale kanaal waarin uitvaartondernemers en lokale besturen informatie uitwisselen rond een overlijden.
Nieuw: ook de reservatie van een begrafenis (tijdstip, type, basisinfo) kan binnenkort via eLys verlopen. Dit zal een extra, gestandaardiseerde informatiestroom zijn via eLys.
De belangrijkste keuze voor uw gemeente
Scope
Als gemeente van begraven heeft u 2 opties voor de reservatie van:
Begraven kist/lijkwade en begraven urne, bijzetting urne in columbarium, uitstrooiing as op gemeentelijke begraafplaats.
Onderstaande functionaliteit is niet van toepassing voor:
Reservaties op openbaar domein binnen een zone afgebakend door de gemeente
--> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLysUitstrooiing op zee
--> Uitvaartondernemer neemt contact op buiten eLysThuisbewaring
--> Er is geen melding nodig aan gemeente van bestemmingBegraving of uitstrooiing op andere plaats/privaat terrein
--> Gemeente is niet betrokken, uitvaartondernemer neemt contact op met de eigenaar
Optie 1: U gebruikt de eLys basisfiche reservatie begraafplaats
Wat?
U krijgt een digitale reservatieaanvraag via eLys binnen in de eigen gemeentelijke toepassing
En krijgt de belangrijkste gegevens door:
basisinformatie over de overledene
gewenste tijdstip van begraven
type begrafenis (kist of urne)
wijze en manier van lijkbezorging
info over rustplaats
! De fiche is standaard en ziet er voor elke gemeente die erop instapt hetzelfde uit.
! Een (ver)nieuw(de) concessieaanvraag valt momenteel buiten scope (dit vergt eerst een decreetswijziging).
U kan een status terugsturen naar de uitvaartondernemer (aanvaard of opmerkingen)
Voordelen
Uniforme werkwijze over een groot aantal gemeenten
1 centraal uitwisselingskanaal voor de uitvaartondernemer en lokaal bestuur van begraven vermijdt losse mails en telefoons
Optie 2: U gebruikt de basisfiche NIET
Wat?
U werkt zoals vandaag, buiten eLys.
eLys wordt dan niet gebruikt voor reservaties, maar verwijst wel door naar een heldere gemeentelijke website:
Link naar eigen webformulier
Link met uitleg en verwijzing naar kalendersysteem
Waarom?
Bij deze keuze blijven er twee parallelle flows bestaan (eLys voor overlijdensaangifte, andere wijze voor reservatie begraafplaats). Deze optie wordt gekozen door:
Lokale besturen die gebruikmaken van een kalender boekingsysteem voor tijdstip begraven.
Lokale besturen met een uitgebreidere webtoepassing die behouden wordt.
Detailinformatie over basisfiche begraafplaats (optie 1)
Hoe loopt het proces (eenvoudig)
Uitvaartondernemer dient inlichtingenfiche uitvaart in en selecteert daarin de begraafplaats
Indien Vlaamse begraafplaats:
die ervoor heeft gekozen om de basisfiche begraafplaats te gebruiken, ga verder
die geen basisfiche via eLys gebruikt: doorverwijzing naar gemeentelijke URL, ga verder naar stap 7
(a) Uitvaartondernemer dient een formulier reservatie begraafplaats in via eLys
(a) Gemeente van begraven ontvangt de aanvraag
(a) En beoordeelt de aanvraag in het eigen systeem
(a) Gemeente geeft een status terug
Aanvaard
Opmerkingen geformuleerd + vrije tekst van max. 250 karakters
(a) Verdere praktische afspraken en eventuele concessieaanvraag verlopen buiten eLys
Toestemming tot begraven wordt gecontroleerd vóór begraving (deze functionaliteit was reeds beschikbaar via eLys)
Opbouw eLys basisfiche

Tijdstip
Het tijdstip lijkbezorging (datum + tijd) is verplicht.
“In deze toepassing worden alle tijdstippen getoond. Controleer of het gekozen tijdstip binnen de toegestane openingsuren van de begraafplaats valt.”
Manier en wijzen lijkbezorging
De manier van lijkbezorging is verplicht, de beschikbare opties zijn afhankelijk van de keuze uitvaart
Voor begrafenis: enkel kist en lijkwade
Bij optie kist is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)
Voor crematie: enkel urne
Bij optie urne is er de mogelijkheid om afwijkende afmetingen in te vullen (optioneel)
“Raadpleeg de standaardafmetingen in het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.”
Wijze lijkbezorging is verplicht, dit is een vaste keuzelijst voor alle gemeenten
“In deze toepassing worden alle wijzen van lijkbezorging getoond. Controleer of de gekozen wijze mogelijk is op deze begraafplaats.”De beschikbare opties verschillen in functie van de keuze uitvaart en bestemming as
Keuze uitvaart | Bestemming as | → Opties ‘wijze lijkbezorging’ |
|---|---|---|
Begrafenis | / | Volle grond Grafkelder Natuurbegraving (stoffelijke resten) Andere |
Crematie | Begraving urne | Volle grond Grafkelder Urnenveld/-kelder/-graf Natuurbegraving (urnenbos of -landschap) Andere |
Crematie | Uitstrooiing | Uitstrooiing (op strooiweide) Uitstrooiing op natuurbegraafplaats |
Crematie | Bijzetten in columbarium | Columbarium |
Bij keuze “Andere” wordt een verduidelijking gevraagd in een vrij tekstveld
Voorbeelden bij begrafenis: Bovengronds begraven, normgraf, militair ereperk, …
Voorbeelden bij begraving urne: Waterurne

Keuze rustplaats
Keuze rustplaats is verplicht.
Bij de optie ‘Nieuw’ wordt een link getoond naar de gemeentelijke website waar meer info staat over hoe een (ver)nieuw(d)e concessie aan te vragen.
Link naar eigen webformulier
of link met download invulfiche + e-mailadres
of link met toelichting welke info te mailen naar welk e-mailadres
Bij de optie ‘Bestaand’ moet een “concessienummer of naam eerder overledene” ingegeven worden
Bij asbestemming = “uitstrooiing”, default op ‘Niet van toepassing’ en andere opties disabled.
Opmerkingen
Zaken die niet in de basisfiche zitten, kunnen vermeld worden via het opmerkingenveld
bv. gedenkplaatje aanvragen, vraag om paaltjes naar beneden te halen aan de kerk
Status reservatie
In de eigen gemeentelijke toepassing kan de reservatie aanvaard worden of kunnen opmerkingen geformuleerd worden aan de uitvaartondernemer. De uitvaartondernemer krijgt volgende opties te zien:

Standaardscherm UO reservatie aangevraagd

Scherm voor UO bij aanvaarding reservatie door gemeente van begraven

Scherm voor UO als er opmerkingen zijn
Gemeentelijke toepassingen verwerken de gegevens
Bovenstaande functionaliteit zal beschikbaar gesteld worden in volgende toepassingen:
CEVI Mijn Burgerzaken
CSDABS
BST.NET
begraafplaatsen.net