Algemene voorwaarden eLys

1. Definities

Alle begrippen in deze algemene voorwaarden die met een hoofdletter worden geschreven, moeten worden uitgelegd zoals ze zijn gedefinieerd in het decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie of zoals ze in deze voorwaarden worden omschreven.

eLys: de handelsnaam voor het Platform.

2. Toepassingsgebied

Overeenkomstig artikel 3 van het decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie wordt het Platform beheert door het Vlaams Datanutsbedrijf NV. Het Vlaams Datanutsbedrijf is een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap onder vorm van een NV van privaat recht, vermeld in artikel 3 van het decreet van 2 december 20022 houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven externe verzelfstandigd agentschap Vlaams Datanutsbedrijf in de vorm van een naamloze vennootschap, met maatschappelijke zetel te België, 1000 Brussel, Havenlaan 88, bus C en gekend in de kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0795.547.478.

In deze algemene voorwaarden worden de voorwaarden en de modaliteiten met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van het Platform door een Ontvangende entiteit uiteengezet. Daarnaast leggen ze Aanleverende entiteiten een aantal verplichtingen met betrekking tot de informatie die ze via het Platform bezorgen.

De algemene voorwaarden doen geen afbreuk aan en betreffen een loutere aanvulling op de toepasselijke wetgeving waaronder,

• Het decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie;

• Het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging;

• Het decreet van 2 december 2022 houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven externe verzelfstandigd agentschap Vlaams Datanutsbedrijf in de vorm van een naamloze vennootschap;

• Het koninklijk besluit van 17 juni 1999 waarbij het opmaken van een jaarlijkse statistiek van de overlijdensoorzaken wordt voorgeschreven;

• Het besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 tot organisatie, inrichting en beheer van begraafplaatsen en crematoria.

3. Doelstelling van het Platform

Het Platform voor overlijdensadministratie heeft de volgende doelstellingen:

• Het administratief proces in verband met het overlijden van een persoon digitaliseren, en de daarmee verbonden gegevens uitwisselen en ontsluiten;

• De nabestaanden van de overleden persoon ontzorgen bij het administratief proces.

Ten einde deze doelstellingen te realiseren biedt het Platform een aantal toepassingen aan de Ontvangende entiteiten. De Aanleverende entiteiten ontsluiten informatie via het Platform en haar toepassingen.

4. Toepassingen van het Platform

Het Platform bevat verschillende toepassingen, deeltoepassingen en afgeleide deeltoepassingen. Er bestaat een onderscheid naargelang de inhoud van de deeltoepassingen, die in vier te onderscheiden types van ‘gegevensverwerkingen’ kunnen worden ingedeeld.

De eerste categorie van verwerkingen betreft deeltoepassingen waar een document wordt opgemaakt via het Platform. Dit is het geval voor de vaststelling van overlijden, vermeld in artikel 11 tot en met 14 van het decreet van 14 juli 2025, het bijkomend attest, vermeld in artikel 15 tot en met 17 van het decreet van 14 juli 2025, en het verslag van de beëdigd arts, vermeld in artikel 18 tot en met 20 van het decreet van 14 juli 2025.

De tweede categorie betreft de deeltoepassingen waar het Platform zal dienen als een “doorgeefluik” van gegevens en documenten die bij de Aanleverende entiteit worden opgehaald en vervolgens via de deeltoepassing aan de Ontvangende entiteit ontsloten worden. De Ontvangende entiteit kan de deeltoepassing raadplegen en gegevens ontvangen via de deeltoepassing. Een voorbeeld hiervan is de laatste wilsbeschikking, vermeld in artikel 25 en 26 van het decreet van 14 juli 2025.

De derde categorie zijn de afgeleide deeltoepassingen, artikel 32 tot en met 37 van het decreet van 14 juli 2025, bestaande uit gegevens die reeds ontvangen zijn door middel van de ontsluiting van de gegevens in een andere deeltoepassing van het platform. Deze deeltoepassingen zijn samengesteld uit enkel need-to-know informatie en werken daardoor gegevensminimaliserend. De afgeleide deeltoepassingen respecteren het principe van doelbinding, zoals bedoeld in artikel 5, 1, b) AVG.

De gegevens voor overlijdensstatistieken, vermeld in artikel 30 en 31 van het decreet van 14 juli 2025 vormen de vierde categorie. Deze deeltoepassing bestaat uit een reeks gegevens die uit eenzelfde bron afkomstig zijn, namelijk de vaststelling van overlijden, vermeld in artikel 11 tot en met 14 van het decreet van 14 juli 2025, en al dan niet gepseudonimiseerd naar gelang het geval en voor statistische doeleinden. Uit het bovenstaande geldt ook duidelijk dat het platform geen databank of duplicaat van bestaande (authentieke gegevens) bronnen vormt. Het platform zorgt ervoor dat gegevensuitwisselingen die vandaag grotendeels op papier verlopen gedigitaliseerd worden en op een uniforme manier verlopen.

Indien nieuwe toepassingen in het Platform opgenomen zullen worden, kan u dit steeds nalezen via het overzicht van de toepassingen en (afgeleide) deeltoepassingen dat door het Vlaams Datanutsbedrijf wordt gepubliceerd.

5. Rechtmatig gebruik van het Platform en haar toepassingen.

De Ontvangende entiteit en de Aanleverende entiteit verbinden zich ertoe het Platform enkel en alleen te gebruiken voor wettige en rechtmatige doeleinden en te allen tijde alle toepasselijke wetgeving te respecteren. Dit houdt onder meer het volgende in (niet-limitatief):

• U verbindt zich ertoe het Platform enkel te gebruiken voor de rechtmatige doelstellingen die het Platform nastreeft, en geen gegevens uit te wisselen of op te vragen in strijd met toepasselijke wetgeving;

• U gebruikt het Platform niet voor onwettige doeleinden, die onverenigbaar zouden zijn met de openbare orde en/of goede zeden, de regels inzake gegevensbescherming, en/of de regels inzake intellectuele eigendomsrechten;

• U zal geen onrechtmatige verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren op het Platform of met informatie afgeleverd via het Platform;

• U leeft te allen tijde de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na;

• U stemt er uitdrukkelijk mee in om juiste, nauwkeurige, actuele en volledige informatie in het kader van een overlijden te verstrekken;

• U garandeert, in overeenstemming met artikel 7 van het decreet van 14 juli 2025, dat:

  • Alleen de gegevens die noodzakelijk en juist zijn via het Platform worden meegedeeld;

  • Er een rechtvaardigingsgrond, vermeld in artikel 6, lid 1, van de algemene verordening gegevensbescherming om gegevens mee te delen of te ontvangen;

  • De vertrouwelijkheid van de gegevens te bewaken;

  • Onjuiste gegevens worden verbeterd door correcties onmiddellijk aan het Vlaams Datanutsbedrijf mee te delen;

  • De toegang tot de gegevens te loggen;

  • De gegevens conform de informatiestandaard aan te leveren en te ontsluiten.

• U zal het Platform niet “hacken” en u zal het Platform niet gebruiken voor handelingen die leiden tot illegale toegang tot gegevens van gekoppelde netwerken; het aantasten van de goede werking van het Vlaams Datanutsbedrijf of het Platform of het in gevaar brengen van het beruik of de beschikbare mogelijkheden voor andere gebruikers; het beschadigen of vernietigen van de integriteit van computergegevens; het onderbreken of verstoren van de werking van het Platform en de servers of netwerken die daaraan zijn verbonden, of voor handelingen die daarop anderszins een negatief effect hebben.

Het Vlaams Datanutsbedrijf heeft het recht om de toegang tot het Platform te schorsen of op te heffen zoals hieronder nader bepaald.

Meldingen van onrechtmatig gebruik dienen gemeld te worden aan het Vlaams Datanutsbedrijf via email aan elys@athumi.eu .

6. Verwerking van het (Persoons)gegevens.  

In kader van het Platform worden persoonsgegevens verwerkt om het doel van het Platform, vermeld in artikel 3, tweede lid, van het decreet van 14 juli 2025, te realiseren en om de taken uit te voeren die door dit decreet aan het Vlaams Datanutsbedrijf worden toegewezen.

Het Vlaams Datanutsbedrijf zal hierbij optreden als verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7) van de Algemene verordening gegevensbescherming.

U kan de nadere bepalingen omtrent de verwerkingen waaronder welke gegevens verwerkt zullen worden en de bewaringstermijn nalezen in artikel 38 en verder van het decreet van 14 juli 2025 en in de privacyverklaring van het Platform.

Voor verdere vragen in verband met de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van de rechten kan er contact opgenomen worden met de functionaris voor gegevensbescherming via het mailadres privacy@athumi.eu .

7. Retributies en betaling

De Uitvaartondernemer is voor het gebruik van de toepassing voor de administratieve afhandeling van de uitvaart een platformretributie verschuldigd aan het Vlaams Datanutsbedrijf van 25 euro excl. BTW in overeenstemming met artikel 21 en 42 van het decreet van 14 juli 2025.  De Uitvaartondernemer kan geen toegang verkrijgen tot het Platform indien de Platformretributie niet betaald werd.

De platformretributie is gekoppeld aan de schommelingen van het indexcijfer en wordt berekend aan de hand van de volgende formule: geïndexeerd tarief = platformretributie x nieuw indexcijfer/basisindexcijfer, waarbij:

1° nieuwe indexcijfer: het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan de maand van de indexatie waarop de platformretributie slaat;

2° basisindexcijfer: het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan de maand waarin de platformretributie is vastgelegd overeenkomstig paragraaf 2.

De indexering, vermeld in het eerste lid, gebeurt op 1 januari van elk jaar.

De platformretributie is de retributie zoals vastgelegd overeenkomstig paragraaf 2.

De platformretributie na indexering wordt afgerond naar de hogere tien cent.

De Uitvaartondernemer heeft de keuze om de platformretributie op volgende manieren te betalen: onmiddellijke betaling en voorafbetaling.

8. Intellectuele Eigendomsrechten

Het Platform, de inhoud en vormgeving ervan, waaronder, maar niet limitatief, de merknamen, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, gegevens, product – of bedrijfsnamen, teksten, vormgeving, onderliggende software en andere zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten van het Vlaams Datanutsbedrijf of haar licentiegevers.

Het gebruik van het Platform kan in geen geval worden beschouwd als een voerdracht van rechten door het Vlaams Datanutsbedrijf. In het geval van een inbreuk op een van de intellectuele eigendomsrechten van het Vlaams Datanutsbedrijf, behoudt het Vlaams Datanutsbedrijf zich het recht voor om burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke procedures in te stellen en alle (buiten)gerechtelijke acties te ondernemen die nodig zijn om de beëindiging van de inbreuk en de vergoeding van alle geleden schade te verkrijgen.

9. Aansprakelijkheid

Met uitzondering van bewezen zware fout of opzet van Vlaams Datanutsbedrijf of haar aangestelden, is het Vlaams Datanutsbedrijf niet aansprakelijk voor de schade die zou volgen uit de materialisatie van die risico’s of uit nalatigheid of vergetelheid bij het verstrekken, compileren, installeren, schrijven, interpreteren, aankondigen en verspreiden van informatie of gegevens via het Platform zelfs wanneer het Vlaams Datanutsbedrijf voor degelijke schade is gewaarschuwd en zulks ongeacht of die schade bestaat uit directe, indirecte, incidentele schade, winstderving, verlies van een kans of enige andere schade.

Het Platform heeft tot doel om louter informatie door te geven met oog op het realiseren van haar doelstelling. Als gevolg hiervan kan het Vlaams Datanutsbedrijf niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuiste of onvolledige informatie die via het Platform ter beschikking werd gesteld en afgeleverd, noch voor enige beslissing of handeling die de Ontvangende entiteit en/of nabestaanden van de Overleden Persoon op basis van de informatie of gegevens neemt of had moeten nemen.

Met uitzondering van bewezen zware fout of opzet van Vlaams Datanutsbedrijf of haar aangestelden, wordt het Platform door het Vlaams Datanutsbedrijf geleverd “zoals beschikbaar”. Het Vlaams Datanutsbedrijf geeft geen enkele garantie, expliciet of impliciet, over de verwachtingen van de Ontvangende entiteit, voor de goede werking en de constante bereikbaarheid van het Platform en is niet aansprakelijk wanneer dat niet het geval zou zijn, ongeacht de oorzaak (bv maar niet beperkt tot Technische storingen, onderbrekingen, fouten of virussen) daarvan.

Het Vlaams Datanutsbedrijf behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving wijzigingen aan te brengen in de lay-out en/of de inhoud van het Platform. Een eventuele tijdelijke vertraging of opschorting van activiteiten veroorzaakt door deze aanpassingen, geeft de Ontvangende entiteit noch de Burger een recht op schadevergoeding, direct noch indirect.

Het Vlaams Datanutsbedrijf aanvaardt geen verantwoordelijkheid en is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden bij het gebruik van het Platform, inclusief maar niet beperkt tot virussen, computercriminaliteit of hacking, die uw computerapparatuur zou aantasten als gevolg van uw gebruik van of toegang tot het Platform. Het Vlaams Datanutsbedrijf spant zich in om te voorkomen dat het Platform zou worden aangetast door virussen of andere schadeveroorzakende elementen, van welke aard dan ook.

Websites waarnaar hyperlinks worden gelegd vanuit het Platform, worden door het Vlaams Datanutsbedrijf niet gecontroleerd. Het Vlaams Datanutsbedrijf kan niet aansprakelijk worden gesteld voor onrechtmatige inhoud op die websites of voor de hyperlinks die deze websites zelf naar andere websites leggen. De aanwezigheid van een hyperlink naar websites van derden in het Platform impliceert geenszins een goedkeuring of kwaliteitsgarantie wegens het Vlaams Datanutsbedrijf.

10. Schorsing of opheffing van toegang tot het Platform

Het Vlaams Datanutsbedrijf kan de aansluiting van een Aanleverende of Ontvangende entiteit tot het Platform in de volgende gevallen schorsen of opheffen, als een onderzoek aantoont dat:

1° de aansluiting op het Platform van een Aanleverende of Ontvangende entiteit niet of niet langer in overeenstemming is met de bepalingen van het decreet of andere toepasselijke wetgeving;

2° de Aanleverende of Ontvangende entiteit in strijd met de bepalingen, vermeld in deze titel gegevens ontsluit, raadpleegt of gebruikt;

3° de Aanleverende of Ontvangende entiteit het voorwerp is van een negatieve beslissing van een toezichthoudende autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens of een negatieve beslissing van een tuchtrechtelijke autoriteit, die verband houdt met het gebruik van het platform door die Aanleverende of Ontvangende entiteit.

Het Vlaams Datanutsbedrijf brengt een Aanleverende of Ontvangende entiteit op de hoogte van zijn voornemen om de aansluiting van een Aanleverende of Ontvangende entiteit tot het platform te schorsen of op te heffen. Een Aanleverende of Ontvangende entiteit kan binnen vijf werkdagen nadere toelichting verstrekken en opmerkingen formuleren bij het voornemen. Nadat de termijn is verstreken, beschikt het Vlaams Datanutsbedrijf over vijf werkdagen om te beslissen over de schorsing of de opheffing van de aansluiting en de Aanleverende of Ontvangende entiteit op de hoogte te brengen van zijn beslissing.

De schorsing of opheffing begint te lopen vanaf de kennisgeving.

Een schorsing geldt behoudens andersluidende beslissing voor minstens een dag en hoogstens zestig dagen.

Als het Vlaams Datanutsbedrijf ondanks een voorafgaande schorsingsmaatregel vaststelt dat de Aanleverende of Ontvangende entiteit zich nog altijd in een of meer van de gevallen, vermeld in artikel 8 van het decreet van 14 juli 2025, bevindt, heft het de aansluiting tot het platform op, nadat het de Aanleverende of Ontvangende entiteit voorafgaandelijk heeft gehoord.

Het Vlaams Datanutsbedrijf kan de schorsing of opheffing op elk moment intrekken als het oordeelt dat de redenen voor de schorsing of opheffing niet meer bestaan. Het Vlaams Datanutsbedrijf brengt de Aanleverende of Ontvangende entiteit op de hoogte van die intrekking.

11. Algemene bepalingen

 a.      Wijziging van de algemene voorwaarden

Het Vlaams Datanutsbedrijf behoudt zich het recht voor om voor een geldige reden de inhoud van de algemene voorwaarden elk ogenblik, zonder aankondiging of kennisgeving, te kunnen aanpassen, wijzigen of aanvullen of wijzigingen aan te brengen aan het Platform. Dit kan om verschillende redenen, waaronder, maar niet beperkt tot, wetswijzigingen of nieuwe functies.

U kunt de meest recente versie van de algemene voorwaarden steeds terugvinden op het documentatieportaal van het Platform.

Deze versie van de algemene voorwaarden is laatst gewijzigd op 20/10/2025.

b.     Toepasselijk recht en rechtbanken

Deze algemene voorwaarden worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.

Alle geschillen met betrekking tot de algemene voorwaarden die niet minnelijk kunnen worden opgelost, dienen uitsluitend te worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Brussel (Nederlandstalige kamers).

c.      Deelbaarheid

Indien een bepaling in deze algemene voorwaarden, geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of nietig zou worden verklaard, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid, wettigheid en toepasbaarheid van de andere bepalingen aan.

Indien het Vlaams Datanutsbedrijf zou nalaten om één van haar rechten die uit de algemene voorwaarden voortvloeien uit te oefenen, kan dit niet worden beschouwd als een verzaking van dit recht.

12. Vragen

Indien u verdere vragen heeft over deze website of over deze algemene voorwaarden, kan u contact opnemen met eLys@athumi.eu.

13. Privacyverklaring

De privacyverklaring kan hier teruggevonden worden.