Privacyverklaring eLys
Wat is het doeleinde van de verwerking?
Het platform voor overlijdensadministratie (eLys) bestaat uit een elektronisch informatiesysteem en heeft tot doel om administratieve processen en procedures in verband met het overlijden van een persoon en de daar bijhorende overlijdensadministratie te digitaliseren en de daarmee verbonden gegevens uit te wisselen en te ontsluiten tussen de verschillende betrokken actoren als het overlijden plaatsvindt in het Vlaamse Gewest. Op die manier wil het platform ook de nabestaanden van een overledene ontzorgen.
Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
De grondslag voor deze verwerking is de taak van algemeen belang waarmee het Vlaams Datanutsbedrijf wordt belast om in te staan voor de ontwikkeling en het beheer van het platform dat voorziet in de veilige deling van gegevens tussen de aanleverende en ontvangende entiteiten. Een overzicht van de regelgeving waaraan het Vlaams Datanutsbedrijf, in het kader van deze verwerking, onderworpen is, vindt u hier: Decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie (eLys-decreet).
Welke persoonsgegevens verwerken we?
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen mogelijks worden verwerkt in het kader van het eLys-platform:
contact- en identificatiegegevens;
medische informatie;
gegevens in verband met overlijden: de gegevens over het overlijden van een persoon, inclusief gegevens over juridische en administratieve handelingen bij het overlijden van een persoon.
Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:
nabestaanden;
bijzondere gemachtigden;
de vaststellende arts of de beëdigd arts;
de declarant;
de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde beambten;
de uitvaartondernemer;
de contactpersoon of medewerker van de crematoria;
de contactpersoon of medewerker van de gemeentelijke begraafplaatsen.
Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
Verschillende bronnen worden geraadpleegd in het kader van de verwerkingen die plaatsvinden op het platform:
het Rijksregister;
de arts die het overlijden heeft vastgesteld;
de beëdigd arts;
de uitvaartondernemer;
de lokale besturen.
Elke aanleverende entiteit treedt op als verwerkingsverantwoordelijke om gegevens aan het Vlaams Datanutsbedrijf mee te delen via het platform.
Wie ontvangt persoonsgegevens?
In het kader van de verwerkingen die plaatsvinden binnen het eLys-platform delen wij gegevens met verschillende ontvangers. Met deze ontvangers worden steeds de nodige afspraken en overeenkomsten gesloten.
Overeenkomsten:
Beslissing RR nr. 31/2025 voor het bekomen van toegang tot het Rijksregister
Protocol met Statbel
Voor de toepassingen van het platform waarbij het Vlaams Datanutsbedrijf en de lokale besturen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn, werd een regeling getroffen zoals omschreven in artikel 26 AVG.
Algemene verwerkingen
De verwerkingen die plaatsvinden binnen het eLys-platform kunnen in grote lijnen als volgt worden samengevat:
Toegangsbeheer: in het kader van het verlenen van de correcte toegang tot het platform verwerken wij de nodige persoonsgegevens.
Verwerken van betalingsgegevens: in voorkomend geval verwerken wij de platformretributie die u betaalt voor de toegang en het gebruik van het eLys-platform.
Logging: wij loggen de verwerkingen die plaatsvinden op het eLys-platform.
Opslag: wij bewaren de dossiers gedurende een periode van maximaal twee jaar.
Specifieke verwerkingen
Het eLys-platform is ingedeeld in verschillende toepassingen en (afgeleide) deeltoepassingen. Conform artikel 10 van het eLys-decreet stellen wij een overzicht van toepassingen en (afgeleide) deeltoepassingen beschikbaar. U kan het overzicht hier raadplegen: Overzicht.
De deeltoepassing voor de gegevens van de vaststelling van het overlijden
Deze deeltoepassing heeft als doel de digitalisering van het proces waarbij de arts het overlijden van een persoon vaststelt. De gegevens worden via het platform ontsloten om de identificatie van de overledene te verbeteren, administratieve processen te vereenvoudigen en de gegevensuitwisseling tussen betrokken actoren (zoals gemeenten, uitvaartondernemers en het Departement Zorg) te stroomlijnen.
De gegevensverzameling start voor deze deeltoepassing bij de arts die het overlijden vaststelt, hierbij wordt een overlijden geregistreerd binnen de eLys-omgeving. Tijdens het invullen van deze gegevens worden er door het eLys-platform een aantal gegevens opgehaald bij het Rijksregister op basis van het rijksregisternummer van de overledene, met als doel om het risico op fouten in te perken. De ontsluiting van deze gegevens is noodzakelijk voor:
de digitalisering van de bestaande administratieve processen (bv. het e-mailadres van de arts);
het verwezenlijken van een bronverrijking van de gegevens in de vaststelling met behulp van authentieke gegevensbronnen zoals het Rijksregister;
de identificatie van de overleden persoon verbeteren waardoor foutieve identificatie van een overleden persoon zoveel mogelijk vermeden kan worden.
Het lokaal bestuur vult waar nodig de gegevens aan, desgevallend met behulp van de aangever van het overlijden, namelijk de uitvaartondernemer (onder andere in die gevallen waar er geen authentieke of centrale bron voorhanden is). Er worden maximaal gegevens opgehaald bij het Rijksregister als authentieke bron met als doel om de datakwaliteit voor overlijdensstatistieken te maximaliseren.
De arts is verplicht om de vaststelling van het overlijden via het platform te ontsluiten. Deze verplichting geldt ten aanzien van elk overlijden dat op het grondgebied van het Vlaamse Gewest wordt vastgesteld, ongeacht van waar de arts gevestigd is of waar de overledene gedomicilieerd is. De plaats van overlijden van de persoon is dus de bepalende factor voor het verplicht gebruik van het platform door de arts.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
lokale besturen;
uitvaartondernemers;
Departement Zorg.
De deeltoepassing voor het attest
Deze deeltoepassing voorziet in de mogelijkheid voor de arts om het attest, zoals bedoeld in artikel 19, §1, 3° decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging, te ontsluiten via het platform. Dit attest dient gevoegd te worden aan de aanvraag tot toestemming van crematie en is nodig in het geval van crematie. Het attest geeft aan of het overlijden het gevolg is van een natuurlijke oorzaak, een gewelddadige oorzaak, een verdachte oorzaak of een niet vast te stellen oorzaak. Naast de gegevens van de overleden persoon worden nog een beperkt aantal gegevens van de arts gedeeld via deze deeltoepassing, deze omvatten onder andere de identificatiegegevens van de arts.
Net zoals bij de vaststelling, is de vaststellende arts verplicht om het attest via het eLys-platform te ontsluiten.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
De ambtenaar van de burgerlijke stand, of diens gemachtigden, van de gemeente waar het overlijden is vastgesteld.
De deeltoepassing voor het verslag van de beëdigd arts
Deze deeltoepassing voorziet in de mogelijkheid voor een beëdigd arts om het verslag, zoals bedoeld in artikel 19, §1, 3° decreet van 16 januari 2004, te ontsluiten. Het verslag wordt opgesteld door de beëdigd arts uit de eigen gemeente of een andere gemeente (van het Vlaams Gewest) zoals aangesteld door de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde beambten van het gemeentebestuur om de doodsoorzaken na te gaan. Dit verslag moet opgesteld worden wanneer de aanvraag tot toestemming tot crematie het lijk van een in een gemeente van het Vlaamse Gewest overleden persoon betreft en de vaststellende arts heeft bevestigd dat het om een natuurlijk overlijden gaat. De beëdigd arts vermeldt in dit verslag of het overlijden te wijten is aan een natuurlijke of gewelddadige of verdachte of niet vast te stellen oorzaak.
Naast de gegevens van de overleden persoon worden nog een beperkt aantal gegevens van de beëdigd arts gedeeld via deze deeltoepassing, deze omvatten onder andere de identificatiegegevens van de beëdigd arts.
Net zoals bij de voorgaande deeltoepassingen, is de beëdigd arts verplicht om het verslag te ontsluiten via het eLys-platform.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvanger(s) zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
De ambtenaar van de burgerlijke stand, of diens gemachtigden, van de gemeente waar het overlijden is vastgesteld.
De deeltoepassing voor het uittreksel of afschrift van de akte van overlijden
Deze deeltoepassing is van toepassing op het ontsluiten, ontvangen en raadplegen van een uittreksel van de akte van overlijden, vermeld in artikel 29, §1, 1°, oud Burgerlijk Wetboek, of een afschrift van de akte van overlijden, vermeld in artikel 29, §1/1, 1° en 2° oud Burgerlijk Wetboek, via het platform. Dit omvat ook de akte van een levenloos kind, vermeld in artikel 58, oud Burgerlijk Wetboek.
De akten worden door de gemeenten opgemaakt in hun eigen systemen, waaronder de Databank voor de Akten van Burgerlijke Stand (DABS). De verwerking op het eLys-platform betreft een loutere digitalisering van het proces van de doorgifte van het voormelde uittreksel of afschrift van de akte van overlijden door de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn gemachtigde beambten van de plaats van overlijden aan de uitvaartondernemer. De opmaakt van deze akten valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten.
De ambtenaar van de burgerlijke stand van de plaats van overlijden, of diens gemachtigde beambten, kunnen, als aanleverende entiteit, het uittreksel of het afschrift van de akte van overlijden via het platform ontsluiten.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers kunnen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
de uitvaartondernemer;
De deeltoepassing voor de laatste wilsbeschikking
Deze deeltoepassing voorziet in het ontsluiten, ontvangen en raadplegen van de laatste wilsbeschikking van de declarant, zoals vermeld in artikel 15, §1, tweede lid decreet van 16 januari 2004. De laatste wilsbeschikking bevat geen informatie over levende personen en valt dus niet onder de definitie van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 4, 1) AVG.
De uitvaartondernemer is verplicht de laatste wilsbeschikking van de overleden persoon via het eLys-platform te raadplegen.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
de uitvaartondernemer;
de ambtenaar van de burgerlijke stand, of diens gemachtigde beambten, van de gemeente waar het overlijden is vastgesteld.
De deeltoepassing voor de toestemming tot begraven of crematie
Deze deeltoepassing faciliteert de aanvraag van een toestemming tot begraven of crematie, vermeld in artikel 15bis, §2, eerste lid, en 19, §1, van het decreet van 16 januari 2004, en het ontsluiten, ontvangen en raadplegen van de toestemming tot begraven of crematie, vermeld in artikel 15bis, §1, en 19, §1, van het voormelde decreet. Deze verwerking is een loutere digitalisering van een bestaand proces. Vooraleer een begrafenis of een crematie van een overlijden persoon mag plaatsvinden en de uitvaartondernemer het transport hiervoor mag doen, dient de uitvaartondernemer hiervoor een toestemming te verkrijgen. Om dit te bekomen dient de uitvaartondernemer een aanvraag in via het eLys-platform bij de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde van de gemeente van overlijden, hierbij wordt de laatste wilsbeschikking in acht genomen.
De hoeveelheid persoonsgegevens die de uitvaartondernemers ontvangen is zeer beperkt, het betreft enkel de gegevens van de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
de ambtenaar van de burgerlijke stand of diens gemachtigde (het ontvangen van de aanvraag);
de uitvaartondernemer (het ontvangen van de toestemming).
De toepassing voor de gegevens voor overlijdensstatistieken
Deze toepassing voorziet de verwerking die kadert binnen het proces dat bepaald wordt in artikel 7 van het koninklijk besluit van 17 juni 1999 waarbij het opmaken van een jaarlijkse statistiek van de overlijdensoorzaken wordt voorgeschreven. Dit artikel omschrijft de verwerking van stroken B, C en D door de verantwoordelijke arts-ambtenaar van de gemeenschappen, in Vlaanderen is dit de arts-ambtenaar van het Departement Zorg.
Deze toepassing zorgt voor de ontsluiting van deze gegevens aan het Departement Zorg. De gegevens hebben voornamelijk betrekking tot de overledene, echter worden er ook gegevens medegedeeld over de ouders. Aanvullend worden er ook gegevens medegedeeld aan het Departement over de arts, specifiek de naam, het RIZIV-nr en het e-mailadres. Dit is noodzakelijk voor situaties waarbij de arts-ambtenaar zou opmerken dat de doodsoorzaak onvoldoende specifiek omschreven is om een codering toe te kennen in functie van de overlijdensstatistieken. Bij dergelijke situaties is het belangrijk dat de arts-ambtenaar de arts kan contacteren. Er worden geen rijksregisternummers overgemaakt aan het Departement Zorg gelet op het feit dat zij hiervoor niet over een machtiging beschikken.
Bijkomende gegevens kunnen worden opgehaald bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, met oog op de ontsluiting en doorgifte van deze gegevens aan het Departement Zorg voor statistische doeleinden en gelet op de taken, vermeld in artikel 5 en 7 van het koninklijk besluit van 17 juni 1999. Dit zorgt voor een verbetering van de datakwaliteit en juistheid van de gegevens, die de identificatie van de overleden persoon vergemakkelijkt. Om dit mogelijk te maken worden er wel rijksregisternummers overgemaakt aan de KSZ, dit om het voor hen mogelijk te maken om de personen te identificeren en de correcte gegevens aan te leveren aan het Departement Zorg.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
het Departement Zorg.
Ontsluiten van gegevens aan een crematorium
Er wordt een afgeleide deeltoepassing voorzien met als doel om een beperkt aantal gegevens te ontsluiten naar de crematoria. De crematoria verwerken de ontvangen gegevens voor de opmaak van het crematieregister. Deze gegevens hoeven, doormiddels van het gebruikt van het eLys-platform, niet manueel overgenomen te worden uit het document. Dit is een toepassing van het only once-principe waarbij gegevens eenmalig en zo dicht mogelijk bij de bron opgehaald worden om vervolgens voor andere doeleinden te worden hergebruikt.
De afgeleide deeltoepassing wordt samengesteld op basis van gegevens die reeds aan het platform ontsloten zijn. Het hergebruik van gegevens gebeurt voor de doeleinden, vermeld in artikel 3 eLys-decreet, zonder afbreuk te doen aan de algemene hergebruikregels, opgenomen in artikel II.52 Bestuursdecreet, en de algemene regels inzake hergebruik van persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 6(4) AVG.
Daarnaast kan het crematorium een extra verificatie uitvoeren om na te gaan of de gegevens van de overledene en de uitvaartondernemer overeenkomen met deze bij hen ingediend tijdens de reservatie van de crematie. Dit zorgt voor een extra controle van de juiste identificatie van de overledene alvorens wordt overgegaan tot de crematie.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
de crematoria.
Ontsluiten van gegevens aan de gemeente waar de overleden persoon wordt begraven
Deze afgeleide deeltoepassing bestaat uit de gegevens die ontsloten worden aan de gemeente van begraven in het kader van het doorlopen van het administratief proces om een overleden persoon te laten begraven. Het gaat om een set van gegevens die de begraafplaats nodig heeft om de nodige handelingen te stellen binnen dit administratief proces.
Het identificatienummer van het Rijksregister wordt meegedeeld aan de gemeente van begraven, aangezien de gemeente van begraven een controle dient uit te voeren of de overleden persoon die begraven zal worden gekend is in de concessiedossiers van de gemeente van begraven. Deze controle is noodzakelijk om te verzekeren dat de juiste overleden persoon op de juiste plaats begraven wordt.
Deze verwerkingsactiviteit verloopt op een gelijkaardige manier als de ontsluiting naar de crematoria.
Ontvangende Entiteiten
De volgende ontvangers zullen gegevens ontvangen via deze deeltoepassing:
de gemeente van begraven.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
We verwerken de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelstellingen waarvoor we de persoonsgegevens verwerken, conform artikel 41 eLys-decreet.
In elk geval worden gegevens maximaal bewaard voor een periode van twee jaar. Er zijn twee uitzonderingen voorzien op deze termijn:
maximaal 90 dagen voor het uittreksel en het afschrift van de akte van overlijden;
maximaal 90 dagen voor de laatste wilsbeschikking.
Logbestanden omtrent het gebruik van het platform worden gedurende 10 jaar bewaard.
Welke rechten heeft u bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over:
deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring;
de verwerking van uw persoonsgegevens;
de uitoefening van uw rechten,
dan verwijzen wij u naar de betreffende rubriek “Vragen, opmerkingen, klachten of rechten uitoefenen?” in de algemene privacyverklaring.