Reservatie begraafplaats indienen via eLys

Onderstaande functionaliteit wordt eind juni 2026 verwacht. In tussentijd verloopt de reservatie nog buiten eLys.

Via eLys kunt u, voor bepaalde begraafplaatsen in Vlaanderen, een reservatieaanvraag indienen voor een begrafenis of asbestemming op een gemeentelijke begraafplaats.

Deze functionaliteit is beschikbaar wanneer de gemeente van begraven ervoor kiest om reservaties via eLys te ontvangen. Gebruikt de gemeente hiervoor geen eLys-fiche, dan verwijst eLys u door naar de website of het reservatiesysteem van de gemeente.

Wanneer gebruikt u deze functionaliteit?

U gebruikt de reservatie begraafplaats in eLys wanneer u een aanvraag wilt indienen voor bijvoorbeeld:

• het begraven van een kist of lijkwade;

• het begraven van een urne;

• het bijzetten van een urne in een columbarium;

• het uitstrooien van as op een gemeentelijke begraafplaats.

De reservatieaanvraag bevat de praktische informatie die de gemeente nodig heeft om de begrafenis of asbestemming op de begraafplaats voor te bereiden.

Wanneer verloopt de reservatie niet via eLys?

In sommige situaties verloopt de reservatie of afspraak buiten eLys. Neem dan rechtstreeks contact op met de gemeente, de nabestaanden of de betrokken eigenaar.

Dat is onder meer het geval bij:

• reservaties op openbaar domein binnen een zone die door de gemeente is afgebakend;

• uitstrooiing op zee;

• thuisbewaring (geen melding nodig aan de gemeente);

• begraving of uitstrooiing op een andere plaats of op privaat terrein (geen melding nodig aan de gemeente, afspraken rechtstreeks met de eigenaar).

Ook wanneer de gemeente van begraven geen gebruikmaakt van de eLys-fiche, zal eLys u doorverwijzen naar de gemeentelijke website, een webformulier of een ander reservatiesysteem.

Hoe een reservatie begraafplaats indienen?

1. Open het dossier in eLys

2. Vul de inlichtingenfiche uitvaart in

   1. Selecteer de manier van lijkbezorging en de begraafplaats.

3. Als de gekozen gemeente van begraven reservaties via eLys ondersteunt, verschijnt het formulier Reservatie begraafplaats

   1. Klik op ‘Maak reservatie bij begraafplaats’

      

4. Vul de fiche in

5. Voeg eventuele opmerkingen voor de gemeente van begraven toe

6. Dien de reservatieaanvraag in

Na indiening ontvangt de gemeente van begraven uw aanvraag in haar eigen toepassing. De gemeente beoordeelt de reservatie en stuurt daarna een status terug via eLys.

Details van de fiche

Tijdstip van de lijkbezorging

Het tijdstip van de lijkbezorging is verplicht.

Vul de gewenste datum en het gewenste uur in. eLys toont alle tijdstippen. Het systeem controleert niet automatisch of het gekozen tijdstip binnen de openingsuren of beschikbaarheid van de begraafplaats valt.

Controleer daarom altijd of het tijdstip past binnen de toegelaten uren van de begraafplaats.

Manier van lijkbezorging

De manier van lijkbezorging is verplicht. De opties hangen af van de keuze voor begrafenis of crematie.

• Bij een begrafenis kunt u kiezen voor kist of lijkwade.

• Bij een crematie staat dit standaard ingevuld met urne.

Bij een kist of urne kunt u, indien nodig, afwijkende afmetingen invullen. Bij een kist of lijkwade kunt u ook het gewicht vermelden wanneer dat relevant is.

Raadpleeg bij twijfel het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.

Wijze van lijkbezorging

De wijze van lijkbezorging is verplicht. De keuzelijst is dezelfde voor alle gemeenten, maar niet elke optie is noodzakelijk mogelijk op elke begraafplaats. Raadpleeg bij twijfel het gemeentelijk reglement of neem contact op met de gemeente van begraven.

De mogelijke wijzen zijn:

Kiest u Andere, dan moet u verduidelijken wat u bedoelt. Bijvoorbeeld: bovengronds begraven, normgraf, militair ereperk of waterurne.

Rustplaats of concessie

De keuze rond rustplaats of concessie is verplicht.

U kunt aangeven of:

• er geen concessie nodig is (zonder concessie);

• er een nieuwe concessie gewenst is;

• er een bestaande concessie is;

• concessie niet van toepassing is.

Bij een bestaande concessie vult u het concessienummer of de naam van een eerder overledene in.

Bij een nieuwe concessie toont eLys, indien beschikbaar, een link naar de gemeentelijke informatiepagina. De verdere aanvraag en administratie van concessies verloopt niet via eLys. Volg daarvoor de instructies van de gemeente.

Bij uitstrooiing staat de keuze voor rustplaats standaard op ‘Niet van toepassing’.

Familie aanwezig op de begraafplaats

U moet aanduiden of familie aanwezig zal zijn op de begraafplaats.

Kies:

• Ja, als familie aanwezig zal zijn;

• Nee, als er geen familie aanwezig zal zijn.

Deze informatie helpt de gemeente of begraafplaatsdienst bij de praktische voorbereiding, bijvoorbeeld voor planning, onthaal of werkinstructies.

Opmerkingen toevoegen

Gebruik het opmerkingenveld voor praktische informatie die niet in de vaste velden past.

Bijvoorbeeld:

• aanvraag voor een gedenkplaatje;

• vraag om paaltjes of afsluitingen te verwijderen;

• bijkomende praktische afspraken;

• aandachtspunten voor de begraafplaatsdienst.

Vermeld alleen informatie die relevant is voor de reservatie van de begraafplaats.

Status van uw reservatie opvolgen

Nadat u de reservatie hebt ingediend, beoordeelt de gemeente van begraven uw aanvraag. De status staat op ‘Reservatie ingediend’.

De gemeente kan:

• de reservatie aanvaarden;

• opmerkingen formuleren.

U ziet de status van de reservatie in eLys.

Aanvaard

Wanneer de gemeente de reservatie aanvaardt, kan ze bijkomende informatie meegeven, zoals:

• de toegewezen rustplaats;

• een document met details over de rustplaats;

• een link naar praktische instructies bij de begraafplaats.

Opmerkingen geformuleerd

Wordt de reservatie niet aanvaard, lees dan de reden of opmerking van de gemeente en neem indien nodig contact op met de gemeente van begraven.

Fiche opnieuw indienen

De mogelijke redenen voor het opnieuw indienen van de reservatie begraafplaats zijn:

• Opmerkingen werden geformuleerd door gemeente waardoor een aangepaste reservatie nodig is;

• De inlichtingenfiche werd door u aangepast (bv. na nieuwe voorkeur door de familie), dan wordt ook de eventuele reservatie begraafplaats automatisch verwijderd en is herindiening nodig.

Elke aanpassing is meteen een nieuwe indiening. Klik op ‘Reservatie begraafplaats opnieuw indienen’ en vul het formulier opnieuw in. Hierop volgt opnieuw het proces van ‘ingediend’ naar ‘aanvaard’ of ‘opmerkingen geformuleerd’.