Mailnotificaties voor uitvaartonderneming

Inleiding

Uitvaartondernemers kunnen e-mailnotificaties instellen en ontvangen. Met deze notificaties blijft men automatisch op de hoogte van wijzigingen in dossiers, zonder telkens in te loggen in eLys.

Deze notificaties worden centraal ingesteld per onderneming (KBO-nummer), niet per individuele gebruiker.

De functionaliteit bestaat uit twee delen:

1. Het instellen en verifiëren van een e-mailadres voor de onderneming.

2. Het ontvangen van e-mailnotificaties bij belangrijke dossieracties.

1. E-mailadres van de onderneming instellen

1.1 Melding in ‘Mijn dossiers’

Zolang er voor uw onderneming nog geen e-mailadres is ingesteld en geverifieerd, wordt in ‘Mijn dossiers’ een melding getoond met de vraag om een e-mailadres te configureren.

1.2 Naar de instellingen gaan

1. Klik rechtsboven in eLys op het menu.

2. Kies de optie ‘Instellingen’.

Op de pagina Instellingen staat standaard geen e-mailadres ingevuld. Zolang er geen geverifieerd e-mailadres is, kunnen er ook geen e-mailmeldingen worden verstuurd.

1.3 E-mailadres invoeren of wijzigen

1. Klik op ‘Wijzigen’.

2. Vul het e-mailadres in dat notificaties mag ontvangen namens uw uitvaartorganisatie.

Er kan per onderneming één e-mailadres worden ingesteld dat meldingen ontvangt voor alle dossiers. Het is dus niet mogelijk dat gebruikers zich individueel abonneren op specifieke dossiers.

1.4 Verificatie van het e-mailadres

Zodra een e-mailadres wordt ingevuld of gewijzigd:

• wordt automatisch een verificatie-e-mail verstuurd naar dat adres;

• opent in eLys een scherm om de verificatiecode in te geven.

De e-mail bevat:

• een verificatiecode;

• een link waarmee de code automatisch wordt ingevuld in eLys.

Code bevestigen

U heeft twee mogelijkheden:

• Manueel: vul de ontvangen code in en klik op ‘Bevestigen’.

• Via e-mail: klik op de link in de e-mail. De code wordt automatisch ingevuld, maar u moet nog steeds zelf op ‘Bevestigen’ klikken.

Wanneer de code niet correct is, verschijnt een foutmelding.

1.5 E-mailadres geverifieerd

Na een succesvolle verificatie:

• wordt het e-mailadres gemarkeerd als ‘Geverifieerd’;

• kunnen e-mailnotificaties worden aan- of uitgezet via een schuiver.

2. Ontvangen van mailnotificaties

2.1 Notificaties aan- of uitzetten

• Zodra er een geverifieerd e-mailadres is, staat de schuiver voor e-mailnotificaties standaard aan.

• Zolang de schuiver aan staat, worden alle relevante e-mailmeldingen verstuurd.

• Wanneer u de schuiver uitzet, ontvangt u geen enkele e-mailmelding meer.

Wenst u geen notificaties te ontvangen en de grijze balk boven ‘Mijn dossiers’ niet meer zien staan? Stel dan toch éénmalig een mailadres in en zet nadien de notificatieschuiver uit. De melding zal hierna verdwijnen.

2.2 Wanneer ontvangt u een e-mail?

E-mailnotificaties worden verstuurd per dossier wanneer er belangrijke acties openstaan, namelijk:

• een (nieuwe) akte is beschikbaar;

• een (nieuwe) toestemming is beschikbaar of verwijderd;

• een verslag van de beëdigd arts is beschikbaar.

Dit zijn dezelfde acties die bovenaan het dossierdetail worden vermeld.

2.3 Verzendfrequentie en bundeling

• E-mails worden om de 5 minuten verstuurd.

• Wanneer er voor één dossier meerdere acties tegelijk openstaan, worden deze gebundeld in één e-mail. Zo blijft het aantal e-mails beperkt en behoudt u een duidelijk overzicht.

2.4 Inhoud e-mail