Overlijdensdossier opzoeken (uitvaartondernemer)

Nieuw overlijdensdossier opzoeken

Een overlijdensdossier kan pas worden opgezocht, van zodra de arts de vaststelling van overlijden in eLys heeft geregistreerd.

Klik op “Dossier zoeken“ om een nieuw overlijdensdossier op te zoeken. Nieuwe overlijdensdossiers kunnen worden opgezocht aan de hand van:

Het rijksregisternummer van de overledene
Het dossiernummer (indien meegedeeld door de arts)
De combinatie van:
- Familienaam van de overledene
- Gemeente van overlijden
- Datum van overlijden

De resultaten van de zoekopdracht worden in een tabel getoond met volgende informatie:

Naam van de overledene
Datum overlijden
Status

Een nieuw overlijdensdossier heeft steeds de status ‘Niet toegekend'.

Klik op de link ‘Verklaring transport' om naar het scherm te gaan waar de verklaring transport zich bevindt. Dit scherm kan u als uitvaartondernemer tonen aan de politie bij een controle tijdens het transport (ter vervanging van de papieren formulieren IIIC/D).

In dit zelfde scherm kan eveneens het overlijdensdossier opgestart worden.

Een nieuw overlijdensdossier dient eerst te worden opgezocht en opgestart alvorens het zichtbaar is in het overzichtsscherm “Mijn Dossiers”.

Eigen dossier opzoeken

Eigen, actieve dossiers kunnen geconsulteerd worden vanuit het ‘Mijn dossiers’ scherm. Mijn dossiers geeft een overzicht van alle lopende overlijdensdossiers binnen de onderneming (op basis van KBO-nummer).

Indien de onderneming een groot aantal dossiers lopende heeft, kan het dossier ook worden opgezocht via het scherm 'Dossier zoeken' aan de hand van rijksregisternummer, dossiernummer, of combinatie van familienaam, gemeente- en datum van overlijden.

Opgelet: Behandelde (afgesloten) dossiers zijn niet zichtbaar in ‘Mijn dossiers' en dienen opgezocht te worden via 'Dossier zoeken’

Mogelijke resultaten bij opzoeking

Afhankelijk van de status van het dossier en de toekenning aan een uitvaartonderneming, toont de zoekopdracht een verschillend resultaat:

Dossier toegekend aan	Status	Uitvaartondernemer	Zoekresultaat
/	Niet toegekend	geen	Link naar “verklaring transport” + mogelijkheid om op te starten vanuit transportscherm
/	In betaling	geen	Link naar “verklaring transport” + melding betaling bezig
Eigen onderneming	Toegekend	Eigen uitvaartonderneming	Link naar dossierdetail (“Bekijk dossier”)
Eigen onderneming	Behandeld	Eigen uitvaartonderneming	Link naar dossierdetail (“Bekijk dossier”) + mogelijkheid om te heropenen
Andere onderneming	Toegekend	Andere uitvaartonderneming	Link naar “verklaring transport” (status ‘Toegekend aan andere onderneming’) - geen mogelijkheid om dossier op te starten
Andere onderneming	Behandeld	Andere uitvaartonderneming	"Geen actieve dossiers gevonden"
/	Verwijderd	—	"Geen actieve dossiers gevonden"
/	Zwangerschap < 180 dagen	—	"Geen actieve dossiers gevonden"
/	(onbestaand dossiernr, rrn of combinatie)	—	"Geen actieve dossiers gevonden"

Ik kan het overlijdensdossier niet terugvinden

Geen resultaat als ik zoek op rijksregisternummer

In de meeste gevallen zal de arts bij het registreren van de vaststelling van overlijden het rijksregisternummer van de overledene invullen. Indien dit niet gebeurd was, dan is zoeken op rijksregisternummer niet mogelijk en moet er gezocht worden aan de hand van de combinatie van familienaam, gemeente- en datum van overlijden.

In dit scenario zal de gemeente van overlijden nadien na controle het rijksregisternummer aanvullen op het dossier, waarna er wel op gezocht kan worden.

Het dossier kan niet opgestart worden

Voor overlijdensdossiers die reeds zijn toegekend aan een andere uitvaartonderneming, kan enkel de verklaring transport bekeken worden. Als het dossier werd overgeheveld dient de vorige ondernemer (of eventueel het lokaal bestuur van overlijden) het dossier eerst te verwijderen alvorens uw onderneming het kan opstarten.