Demografische en socio-economische gegevens consulteren en aanpassen

Met de komst van eLys wijzigt het proces voor het aanleveren van de demografische en socio-economische gegevens voor de opmaak van overlijdensstatistieken.

Met de demografische en socio-economische gegevens wordt alle informatie uit de voormalige stroken A, B en D bedoeld die via het lokaal bestuur aangeleverd worden aan het Departement Zorg voor de opmaak van overlijdensstatistieken.

Proces aanleveren gegevens

Beschikbare gegevens: De beschikbare gegevens worden automatisch ingevuld vanuit de authentieke bron Rijksregister of uit de vaststelling.
1. Om de verrijking te kunnen doen van de ouders (bij overlijden van een kind <1j of een doodgeboorte) zijn de rijksregisternummers nodig van de ouders, eventueel aangevuld door de ABS, zie ook: Gegevens aanvullen in het overlijdensdossier - Athumi documentatie - Athumi Confluence
Uitvaartondernemer: Overige data wordt opgevraagd bij uitvaartondernemer (via de toepassing eLys) en getoond aan de ambtenaar burgerlijke stand.
1. Deze actie is vereist voor de uitvaartondernemer om zijn dossier af te sluiten - antwoorden met ‘onbekend’ is ook toegestaan.
Lokaal bestuur: Het lokaal bestuur heeft de mogelijkheid om de gegevens die door het Rijksregister en door de uitvaartondernemer zijn ingevuld, te controleren en indien nodig aan te passen. Dit is optioneel.
1. De data uit het Rijksregister is niet aanpasbaar in eLys, eventuele fouten moeten aangepast worden in de bron zelf. Uitzondering is gezinstoestand/woonsituatie, omdat de reële situatie kan verschillen van de informatie zoals gekend in het Rijksregister.
2. Eens de ABS een aanpassing deed aan een bepaald dataveld, wordt de inhoud van dit veld ‘bevroren’. Indien er nadien nog een wijziging zou gebeuren door de uitvaartondernemer, wordt de data niet geüpdatet voor het Departement Zorg.
Lokaal bestuur: Bij het afsluiten van het dossier door de ambtenaar burgerlijke stand, worden de gegevens via het platform bezorgd aan Departement Zorg.
1. Dit gebeurt automatisch, hiervoor moet de ABS geen aparte actie verrichten.
2. Om overzicht te houden in de dossiers van de ambtenaar burgerlijke stand, wordt niet gewacht op de invulling van de gegevens door de uitvaartondernemer. Het dossier kan reeds worden gesloten door de ABS en wordt automatisch heropend als uitvaartondernemer aanvulling deed.
3. Het is onbeperkt mogelijk voor de uitvaartondernemer om updates te doen aan de socio-economische gegevens. Indien het dossier al werd afgesloten door de ABS, zal dit automatisch heropend worden, waarna de ABS optioneel de gegevens kan controleren en wanneer hij het dossier opnieuw afsluit een update van de gegevens wordt bezorgd aan het Departement Zorg.
Departement Zorg: Het Departement Zorg ontvangt de gegevens en eventuele latere updates via het eigen geïntegreerde systeem. Het Departement bepaalt zelf tot welk moment ze binnenkomende updates blijft verwerken. Eens de overlijdensstatistieken zijn opgemaakt, worden geen updates meer verwerkt.

Wanneer er geen gegevens beschikbaar zijn, wordt er automatisch 'onbekend' ingevuld.

Over welke gegevens gaat het?

Gegevens	Bron	Aanpasbaar door lokaal bestuur?
Datum en plaats (en gemeente) van overlijden, dood/levend geboren en informatie meervoudige zwangerschap	Vaststelling	Nee
Geboortedatum, geboorteplaats, verblijfplaats, geslacht (overledene/moeder)	Vaststelling - maar kan overschreven worden door bron RR	Nee
Geboortedatum vader, geboortedatum overlevende echtgenoot, huidige nationaliteit (ouders/overledene), oorspronkelijke nationaliteit(en) (ouders), burgerlijke staat en datum huwelijk	RR	Nee
Woonsituatie, gezinstoestand, aantal levend geboren kinderen	RR (*en uitvaartondernemer)	Ja
Hoogst voltooide opleiding, beroepstoestand, sociale staat huidig beroep, uitgeoefende beroepen	Uitvaartondernemer	Ja
Doodgeboren kinderen	Lokaal bestuur (facultatief)	Ja

Functionaliteiten voor de ambtenaar burgerlijke stand

Functionaliteit	Toelichting
Demografische en socio-economische gegevens consulteren	De gegevens uit de vaststelling werden meteen na indiening door de arts beschikbaar gesteld aan Departement Zorg, maar sommige velden worden na de rijksregisterverrijking nog aangepast. Vanaf de rijksregisternummers aanwezig zijn in het dossier, gebeurt de verrijking van het Rijksregister en kan de gemeente zien welke data aan Departement Zorg zal bezorgd worden. Vanaf de uitvaartondernemer de opleidings- en beroepsinformatie invult, kan de gemeente deze gegevens consulteren.
Refresh rijksregister	Als ABS een fout opgemerkt in de gegevens verrijkt uit het Rijksregister? Pas ze aan in de bron zelf (eventueel via collega gemeente van domicilie) en doe daarna een refresh van de bronverrijking in het eLys-dossier zodat de correcte gegevens doorstromen naar het Departement Zorg.
Socio-economische gegevens aanpassen (facultatief)	De gegevens waarvoor een aanpassing mogelijk is door de ABS (zie bovenstaande kolom), kunnen aangepast worden (indien niet worden ze ingevuld met ‘onbekend’). Daarna sluit de ABS het overlijdensdossier af in zijn toepassing, zodat de gegevens worden bezorgd aan het Departement Zorg.

Wat is de rol van het lokaal bestuur in dit proces?

Aangezien het gebruik van eLys enkel geldt voor overlijdens in Vlaanderen, blijven de bestaande wetgeving en bijhorende processen gelden.
Gezin de rol van het lokaal bestuur in het controleren van de stroken A en B en het aanleveren van de data op strook D beschreven zijn in de wetgeving (bijlagen KB 1999), blijft het ook met eLys zo dat de gegevens langs het lokaal bestuur gaan vooraleer ze aan het Departement Zorg bezorgd worden.
Indien u als ABS geen zicht heeft op de socio-economische gegevens, kan het dossier ook afgesloten worden met de antwoorden ‘onbekend’, die automatisch vooringevuld staan.
Op deze manier is er minimale effort nodig van het lokaal bestuur in dit proces.

Aangezien elk lokaal bestuur eLys de software van CEVI of Cipal Schaubroeck/Remmicom gebruikt, ontvangt u alle informatie, documentatie en handleidingen over de specifieke werkwijze in de toepassing rechtstreeks van hen.

Meer informatie: Documentatie en helpdesk eLys voor lokale besturen.