Overlijdensakte(n) opladen in het platform

Een overlijdensakte aanmaken en opladen naar eLys

• Wanneer er een nieuw dossier binnenkomt in de toepassing, kunnen de overlijdensakte(n) aangemaakt worden in de eigen gemeentelijke software en opgeladen worden naar zowel DABS als het eLys-platform.

• Wanneer?

  • De ambtenaar burgerlijke stand moet hiervoor niet wachten tot het dossier wordt opgenomen door de aangestelde uitvaartondernemer en ‘in behandeling’ komt te staan.

  • De akte kan reeds opgeladen worden in het ‘nieuwe’ dossier en zal na opstart door de uitvaartondernemer meteen zichtbaar zijn voor hem om te downloaden.

• Welke types akten?

  • Afschrift/uittreksel overlijdensakte

    1. Hieronder valt ook de ‘akte van een levenloos kind’

    2. Sinds 2019 is er inhoudelijk geen verschil tussen het afschrift en het uittreksel, in praktijk zal daarom steeds het uittreksel opgeladen worden naar het eLys-platform.

  • Internationaal meertalig uittreksel overlijdensakte

    1. Dit is niet van toepassing voor een akte van levenloos kind

Het is vereist om (behalve bij doodgeboorte) steeds de twee akten op te laden in eLys (via de eigen toepassing). Dit maakt het eenvoudiger voor de uitvaartondernemer om in het geval van een begrafenis in het buitenland geen internationaal meertalig uittreksel meer te hoeven aanvragen bij de gemeente.

Overlijdensakte(n) in eLys bekijken

• De ambtenaar burgerlijke stand kan de opgeladen akte(n) in eLys bekijken via zijn gemeentelijke software.

Een overlijdensakte aanpassen

• Een fout opgemerkt in de reeds opgeladen akte?
  Het is steeds mogelijk om een nieuwe overlijdensakte op te laden en zo de foutieve te ‘overschrijven’. De uitvaartondernemer zal enkel de laatst opgeladen akte(n) kunnen consulteren.

• Het is niet mogelijk om een akte te verwijderen zonder de nieuwe akte reeds op te laden. Tot zolang blijft de oude akte beschikbaar voor de uitvaartondernemer.

De uitvaartondernemer zal in eLys een melding krijgen dat er een nieuwe akte beschikbaar is in het dossier. We raden echter aan dat de ABS ook buiten het platform contact neemt om de uitvaartondernemer zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de fout en zo te vermijden dat de foutieve akte reeds zou gebruikt worden door de nabestaanden.

Verzoeken tot opname op de akte van het levenloos kind consulteren

• De uitvaartondernemer kan via de inlichtingenfiche uitvaart in het geval van doodgeboorte twee verzoeken meedelen aan het lokaal bestuur:

  • Een verzoek tot opname van de vader of meemoeder op de akte van een levenloos kind, inclusief de gegevens.

    • Dit is in principe enkel nodig als er geen erkenning is gebeurd tijdens de zwangerschap en de moeder niet gehuwd is (in deze gevallen heeft het lokaal bestuur de gegevens immers al en voegt deze automatisch toe aan de akte van een levenloos kind).

    • Inclusief het ondertekend verzoek door de moeder.

  • Een verzoek tot opname van de voornaam en/of naam van het levenloos kind

    • Dit is facultatief, de akte van een levenloos kind kan ook zonder een voornaam en/of naam opgemaakt worden.