Een overlijdensdossier behandelen

Het lokaal bestuur kan via de gemeentelijke software alle dossiers behandelen voor overlijdens die op het grondgebied van de stad of gemeente hebben plaatsgevonden.

Functionaliteiten voor de ambtenaar burgerlijke stand

Functionaliteit	Toelichting
Een nieuw overlijdensdossier raadplegen	Nadat de arts de vaststelling van overlijden heeft gedaan en bij adres van overlijden de gemeente heeft ingevuld, verschijnt een notificatie of melding in de toepassing van die gemeente dat een nieuw overlijdensdossier in de status ‘nieuw’ beschikbaar is. Door deze ingave van de arts in de vaststelling zal het dossier beschikbaar worden gesteld aan de Stad Leuven. Het dossier kan opgehaald en geconsulteerd worden om de nodige aanpassingen te kunnen doen in DABS. Voor eenzelfde rijksregisternummer kan slechts eenmaal een vaststelling ingediend worden. Bij doodgeboortes <180 dagen zwangerschapsduur komt het dossier in een aparte status te staan, gezien deze dossiers niet verder via eLys behandeld moeten worden. In een uitzonderlijk geval kan een dossier verwijderd worden door de ABS. Zie ook: Welke overlijdens verlopen via eLys?
Het dossier komt in behandeling	Het dossier verandert automatisch in de status ‘in behandeling’ eens een uitvaartondernemer het dossier heeft opgestart.
Overzicht houden in de dossiers	Er wordt verwacht dat elk overlijdensdossier (met uitzondering van doodgeboortes <180d, die komen automatisch in een aparte status) opgenomen wordt door een uitvaartondernemer. Het is aan het lokaal bestuur om overzicht te houden in de dossiers met status ‘nieuw’ en deze op te volgen die na enkele dagen niet opgenomen zouden worden.
Een dossier afsluiten of heropenen	Nadat alle benodigde acties zijn voldaan, kan het dossier afgesloten worden, zodat het verdwijnt uit de lijst van te behandelen dossiers. Bekijk de voorwaarden voor het afsluiten van een dossier. Een dossier in de status ‘behandeld’ kan nog steeds opgezocht worden, maar hierop zijn geen acties (bv. nieuwe overlijdensakte opladen) mogelijk. Indien nodig kan een ‘behandeld’ dossier heropend worden, zodat het terug in de status ‘in behandeling’ komt te staan.
Een inlichtingenfiche uitvaart raadplegen	Een 'inlichtingenfiche uitvaart' wordt ingediend door de uitvaartondernemer en gevisualiseerd aan het lokaal bestuur via het platform. De inlichtingenfiche uitvaart omvat: De aanvraag tot begraven of crematie: inclusief de bijhorende documenten (toestemming eigenaar, ondertekend verzoek nabestaanden). inclusief de aanvraag tot herbestemming as van de eerder overleden partner met de overledene. (bij doodgeboorte) Het verzoek tot opname vader of meemoeder op de akte van een levenloos kind. (bij doodgeboorte) Het verzoek tot opname van de naam van het kind op de akte van een levenloos kind.
Een update van de inlichtingenfiche uitvaart bekijken	Een uitvaartondernemer kan na oorspronkelijke indiening van de inlichtingenfiche uitvaart nog wijzigingen aanbrengen. De update van deze inlichtingenfiche verschijnt in de toepassing burgerlijke stand. Hierbij moet u als ambtenaar burgerlijke stand zelf evalueren of de wijziging een impact heeft op de toestemming en/of de akte levenloos kind, en of er een nieuw document nodig is.

Welke informatie wordt beschikbaar gesteld in het overlijdensdossier?

Alle informatie uit de vaststelling van de arts over de overledene (en de moeder in geval van overlijden kind>1j of doodgeboorte) zoals op de stroken A en B op de modellen IIIC en IIID staan, aangevuld met:
- het rijksregisternummer van de overledene of moeder
- de geboortedatum en geboorteplaats van de overledene of moeder
- Het bijkomend medisch attest
- Het attest zwangerschapsduur (in geval van doodgeboorte)
Het verslag beëdigd arts
Het eLys-dossiernummer en de status van het dossier
De gegevens van de uitvaartondernemer
De socio-economische gegevens verrijkt uit het Rijksregister of aangevuld door de uitvaartondernemer
De aangevraagde toestemming tot begraven of crematie
De laatste wilsbeschikking
De eigen opgeladen documenten en aangevulde gegevens
De historiek van acties op het dossier (Wordt later nog uitgebreid)

De medische informatie op strook C is niet beschikbaar voor het lokaal bestuur.

Verdere informatie

Statussen overlijdensdossier

Een behandeld dossier heropenen

Gemeente van behandeling van het dossier wijzigen

Een overlijdensdossier verwijderen

Een uitvaartondernemer loskoppelen van een dossier

Aangezien elk lokaal bestuur eLys de software van CEVI of Cipal Schaubroeck/Remmicom gebruikt, ontvangt u alle informatie, documentatie en handleidingen over de specifieke werkwijze in de toepassing rechtstreeks van hen.

Meer informatie: Documentatie en helpdesk eLys voor lokale besturen.