Statussen overlijdensdossier

Een overlijdensdossier voor de burgerlijke stand doorloopt een bepaalde cyclus, die hier schematisch weergegeven wordt:

Status dossier	Reden of voorwaarde(n)	Mogelijke acties door ambtenaar burgerlijke stand (ABS)	Mogelijke volgende stappen/statussen
Nieuw	Nieuwe vaststelling overlijden ingediend door arts	Overlijdensakte(n) opladen Dossier verwijderen indien foutief	Dossier in behandeling Dossier verwijderd
Doodgeboorte<180d (automatisch)	Is de zwangerschapsduur zoals aangegeven door de arts in het medisch attest zwangerschapsduur lager dan 180 dagen? → Dan gaat de status automatisch naar doodgeboorte<180d	Dossier nog steeds opzoeken en raadplegen (bv. in het kader van een facultatieve aanvraag akte levenloos kind door de ouders buiten het platform)	Geen verder acties mogelijk.
Verwijderd	Indien de arts een volledig foutieve vaststelling heeft ingediend (bv. identiteitswissel) De arts heeft geen mogelijkheid om een ingediende vaststelling aan te passen	Het dossier verwijderen zodat de arts een nieuwe vaststelling kan indienen	Nieuw (na heropening)
In behandeling	Overlijdensdossier wordt opgestart door een uitvaartondernemer waarna het automatisch naar de status ‘in behandeling’ gaat bij het lokaal bestuur	Overlijdensakten opladen Gegevens aanvullen Toestemming tot begraven of crematie opladen Socio-economische gegevens aanpassen	Dossier behandeld
Behandeld	Manueel afgesloten door lokaal bestuur* Automatisch afgesloten 45 dagen na indiening vaststelling* Automatisch afgesloten 45 dagen na heropeningsdatum*		Dossier in behandeling (heropenen)

*Voorwaarden voor het afsluiten van een dossier

Situatie	Voorwaarden
Aangifte >1 jaar (model IIIC)	2 overlijdensakten aanwezig (nationaal/internationaal) Toestemming aanwezig Bij niet-natuurlijk overlijden: PV-/systeemnummer ingevuld (of NVT) Rijksregisternummer overledene ingevuld
Aangifte <1 jaar levend geboren	2 overlijdensakten aanwezig (nationaal/internationaal) Toestemming aanwezig Bij niet-natuurlijk overlijden: PV-/systeemnummer ingevuld (of NVT) Rijksregisternummer overledene ingevuld Rijksregisternummer moeder als leeg: ingevuld (of niet gekend, n-verblijfshouder) Rijksregisternummer vader of meemoeder ingevuld (of NVT)
Aangifte <1 jaar doodgeboorte	1 overlijdensakte aanwezig (nationaal = akte levenloos kind) Toestemming aanwezig Bij niet-natuurlijk overlijden: PV-/systeemnummer ingevuld (of NVT) Rijksregisternummer moeder als leeg: ingevuld Rijksregisternummer vader of meemoeder ingevuld (of NVT)

Opgelet!
Indien het dossier in toepassing burgerlijke stand als ‘behandeld’ werd gezet, maar waarvoor de uitvaartondernemer nadien een nieuwe actie doet (nieuwe inlichtingenfiche of socio-economische gegevens), verandert automatisch opnieuw naar ‘in behandeling’.

→ Het is aan de ABS om te beoordelen of een actie (bv. nieuwe toestemming) nodig is en om nadien het dossier opnieuw af te sluiten