Gemeente van behandeling van het dossier wijzigen

Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar burgerlijke stand (ABS) om de exacte plaats van het overlijden te achterhalen en zo zeker te zijn dat de correcte gemeente van overlijden het verdere overlijdensdossier behandelt.

In bepaalde gevallen is deze bepaling van de plaats van het overlijden niet correct gebeurd door de vaststellende arts, waardoor het dossier aan de foutieve gemeente werd gekoppeld.

Hoe geeft de arts de plaats van het overlijden in?

Optie 1: exact adres is gekend

Optie 2: exacte adres is niet gekend

→ De arts vult het exacte adres in.

→ De arts vult volgende gegevens in:

De gemeente van overlijden (verplicht)
Een beschrijving van de locatie

De gemeente van behandeling wijzigen

Het kan gebeuren dat een arts een verkeerde gemeente van overlijden invult.
De vaststelling moet dan niet opnieuw ingediend worden.

→ De ambtenaar van de burgerlijke stand van de (foutief) door de arts geselecteerde gemeente kan het dossier verplaatsen naar het correcte lokaal bestuur, namelijk de juiste gemeente waar het overlijden plaatsvond.

Randvoorwaarden voor verplaatsing

Onderdeel	Voorwaarden
Gemeente-selectie	De hoofdgemeente is voldoende Bij verplaatsing naar Stad Antwerpen is ook een postcode verplicht → zodat het dossier aan het juiste district kan toegewezen worden.
Status	Alleen mogelijk bij dossiers in de status 'Nieuw' of 'In behandeling'.
Behoud van gegevens	Oorspronkelijk ingevuld gemeente blijft staan in de gegevens uit de vaststelling door de arts. Enkel het lokaal bestuur van behandeling wijzigt.
Departement Zorg	Naar het Departement Zorg wordt als gemeente van overlijden de nieuwe gemeente van overlijden doorgestuurd.
Verplichte reden	De ambtenaar burgerlijke stand van gemeente A geeft bij de actie verplicht een reden van verplaatsing mee, dit wordt bijgehouden op de historiek van het dossier.

Gevolgen

Een wijziging van de gemeente van behandeling heeft een aantal automatische gevolgen:

Onderdeel	Gevolg
Overlijdensakte(s) (indien aanwezig).	→ Deze documenten worden verwijderd.
Toestemming tot begraven of crematie (indien aanwezig).	→ Deze documenten worden verwijderd.
Aanvulling van socio-economische gegevens door het lokaal bestuur.	→ Deze informatie blijft behouden.
Aangevulde rijksregisternummers.
Aangevuld PV-nummer.
Koppeling met ingediend verslag beëdigd arts.
Toegewezen lokaal bestuur.	→ Wijzigt naar nieuw lokaal bestuur. Het dossier verdwijnt bij gemeente A en verschijnt bij gemeente B.

Wanneer er al een overlijdensdossier werd opgestart door een uitvaartondernemer

Onderdeel	Gevolg
Status	→ Het dossier blijft in de status ‘in behandeling' staan bij het nieuw toegewezen lokaal bestuur. → Het dossier blijft in de status 'toegekend’ staan bij de uitvaartsector;
Inlichtingenfiche uitvaart	→ Blijft aanwezig in het dossier.
Socio-economische gegegevens	→ Blijven aanwezig in het dossier.
De overlijdensakte(n) en/of toestemming	→ Kunnen niet meer geconsulteerd worden.