Gemeente van behandeling van het dossier wijzigen
Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar burgerlijke stand om de exacte plaats van het overlijden te achterhalen en zo zeker te zijn dat de correcte gemeente van overlijden het verdere overlijdensdossier behandelt.
In bepaalde gevallen is deze bepaling van de plaats van het overlijden niet correct gebeurd door de vaststellende arts, waardoor het dossier aan de foutieve gemeente werd gekoppeld.
Hoe geeft de arts de plaats van het overlijden in?
Optie 1: exact adres
Als hij het exacte adres kent, geeft hij het volledige adres mee.
Optie 2: gemeente en beschrijving van de plaats
Een beschrijving van de locatie wordt, samen met de gemeente die verplicht is, meegedeeld.
Wijziging van de gemeente van behandeling
Wanneer een arts per vergissing een verkeerde gemeente van overlijden aanduidt, hoeft de vaststelling van overlijden niet opnieuw ingediend te worden. De ambtenaar van de burgerlijke stand van de (foutief) door de arts geselecteerde gemeente kan het dossier verplaatsen naar het correcte lokaal bestuur, namelijk de juiste gemeente waar het overlijden plaatsvond.
Voorwaarden en bijzonderheden
In het geval dat een dossier verplaatst wordt naar de Stad Antwerpen is ook een postcode verplicht, zodat het dossier aan het juiste district kan toegewezen worden.
Voor de andere gemeenten is de hoofdgemeente voldoende.
Een dossier naar een ander lokaal bestuur verplaatsen kan enkel indien het dossier in de status 'Nieuw' of 'In behandeling' staat.
In de gegevens uit de vaststelling blijft de oorspronkelijk ingevulde gemeente door de arts behouden, enkel het lokaal bestuur van behandeling wijzigt.
Naar het Departement Zorg wordt als gemeente van overlijden de nieuwe gemeente van overlijden doorgestuurd.
De ambtenaar burgerlijke stand van gemeente A geeft bij de actie verplicht een reden van verplaatsing mee, dit wordt bijgehouden op de historiek van het dossier.
Gevolgen
Een wijziging van de gemeente van behandeling heeft een aantal automatische gevolgen:
Onderdeel | Gevolg |
|---|---|
Aanvulling van socio-economische gegevens door het lokaal bestuur. | Deze informatie blijft behouden. |
Aangevulde rijksregisternummers. | |
Aangevuld pv-nummer. | |
Koppeling met ingediend verslag beëdigd arts. | |
Toegewezen lokaal bestuur. | Wijzigt naar nieuw lokaal bestuur. Het dossier verdwijnt bij gemeente A en verschijnt bij gemeente B. |
Daarnaast moet de ambtenaar burgerlijke stand volgende handelingen zelf uitvoeren:
Onderdeel | Handeling |
|---|---|
Overlijdensakte(s) (indien aanwezig). | Moet(en) verwijderd worden. |
Toestemming tot begraven of crematie (indien aanwezig). | Moet verwijderd worden. |
Wanneer er al een overlijdensdossier werd opgestart door een uitvaartondernemer
Het dossier blijft in de status ‘in behandeling' staan bij het nieuw toegewezen lokaal bestuur en in de status 'toegekend’ bij de uitvaartsector;
De inlichtingenfiche uitvaart en de socio-economische gegevens blijven ingevuld door de uitvaartondernemer aanwezig op het dossier;
Men zal de overlijdensakte(n) en/of toestemming niet meer kunnen consulteren.