Gemeente van behandeling van het dossier wijzigen

Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar burgerlijke stand om de exacte plaats van het overlijden te achterhalen en zo zeker te zijn dat de correcte gemeente van overlijden het verdere overlijdensdossier behandelt.

In bepaalde gevallen is deze bepaling van de plaats van het overlijden niet correct gebeurd door de vaststellende arts, waardoor het dossier aan de foutieve gemeente werd gekoppeld.

Hoe geeft de arts de plaats van het overlijden in?

Optie 1: exact adres

Optie 2: gemeente en beschrijving van de plaats

Wijziging van de gemeente van behandeling

Om ervoor te zorgen dat een vaststelling van overlijden niet opnieuw ingediend moet worden indien de arts een foutieve gemeente van overlijden selecteert, kan de ambtenaar van de burgerlijke stand van de door de arts ingevulde gemeente van overlijden een dossier verplaatsen naar een ander lokaal bestuur, zijnde de correcte gemeente van overlijden.

Voorwaarden en bijzonderheden

• In het geval dat een dossier verplaatst wordt naar de Stad Antwerpen is ook een postcode verplicht, zodat het dossier aan het juiste district kan toegewezen worden.

  • Voor de andere gemeenten is de hoofdgemeente voldoende.

• Een dossier naar een ander lokaal bestuur verplaatsen kan enkel indien het dossier in de status 'Nieuw' of 'In behandeling' staat.

• In de gegevens uit de vaststelling blijft de oorspronkelijk ingevulde gemeente door de arts behouden, enkel het lokaal bestuur van behandeling wijzigt.

• Naar het Departement Zorg wordt als gemeente van overlijden de nieuwe gemeente van overlijden doorgestuurd.

• De ambtenaar burgerlijke stand van gemeente A geeft bij de actie verplicht een reden van verplaatsing mee, dit wordt bijgehouden op de historiek van het dossier.

Gevolgen

• overlijdensaktes verwijderen indien aanwezig

• toestemming tot begraven of crematie verwijderen indien aanwezig

• aanvulling van socio-economische gegevens door lokaal bestuur blijft behouden

• aangevulde rijksregisternummers en het aangevulde pv-nummer blijft behouden

• koppeling met ingediend verslag beëdigd arts blijft behouden

• toegewezen lokaal bestuur wijzigt naar nieuw lokaal bestuur

  • het dossier verdwijnt bij gemeente A en verschijnt bij gemeente B

Wanneer er al een overlijdensdossier werd opgestart door een uitvaartondernemer

• Het dossier blijft in de status ‘in behandeling' staan bij het nieuw toegewezen lokaal bestuur en in de status 'toegekend’ bij de uitvaartsector;

• De inlichtingenfiche uitvaart en de socio-economische gegevens blijven ingevuld door de uitvaartondernemer aanwezig op het dossier;

• Men zal de overlijdensakte(n) en/of toestemming niet meer kunnen consulteren.