Dit is een uitzonderlijke flow (ca. 0,05% van de dossiers). Standaard verloopt de behandeling via een uitvaartondernemer. Gebruik deze procedure enkel wanneer er geen uitvaartondernemer betrokken is en de nabestaanden alles rechtstreeks aan het loket regelen.
Wanneer de burgeraanvraag-flow gebruiken?
In zeldzame situaties handelen nabestaanden de aanvraag tot begraven of crematie zelf af aan het loket van de gemeente. Er is dan geen opstart in eLys door een uitvaartondernemer, er komt geen inlichtingenfiche, en het dossier blijft bij de gemeente in status ‘Nieuw’ tenzij het manueel wordt afgesloten via de burgeraanvraag-flow.
Overzicht van de processtappen
-
ABS ontvangt een papieren aanvraagformulier tot begraven/crematie en eventuele bijlagen aan het loket.
-
Na de wettelijke wachttijd levert de ABS een papieren toestemming af aan de burger.
-
Via de gemeentelijke softwareleverancier kan u navragen hoe de toestemming manueel op te maken.
-
-
Het eLys-dossier staat nog in status ‘Nieuw’. De ABS sluit het manueel af in de gemeentelijke burgerlijke stand software met reden burgeraanvraag.
-
Indien later toch een uitvaartondernemer opstart, kan het dossier opnieuw in behandeling komen (zie impact verderop).
Deze flow wijkt niet af van de inhoudelijke voorwaarden om te kunnen afsluiten. Enkel de reden van afsluiten en de historieknotitie zijn anders.
Voorwaarden om af te sluiten
Dezelfde voorwaarden als bij een normaal dossier via uitvaartondernemer:
-
Overlijdensakte(n) aanwezig (volgens type aangifte)
-
Toestemming tot begraven of crematie aanwezig
-
RRN en, indien van toepassing, PV-/systeemnummer ingevuld
-
Bij doodgeboorte: velden voor moeder en vader/meemoeder correct aangevuld (of NVT indien van toepassing)
Zie de gedetailleerde matrix: Statussen overlijdensdossier burgerlijke stand
Hoe een burgeraanvraag-dossier af te sluiten?
Sluiten gebeurt via de gemeentelijke software (integratie). Dit is nodig als het dossier in status ‘Nieuw’ staat en er geen uitvaartondernemer gekoppeld is.
Impact voor ketenpartners
Uitvaartondernemers
-
Dossiers in Nieuw en zelfs Behandeld (na burgeraanvraag) blijven opzoekbaar.
-
Akten blijven bestaan
-
Toestemming die door de gemeente op papier werd afgeleverd, wordt verwijderd in eLys
-
-
De status blijft ‘Niet toegekend’ waardoor het dossier kan opgestart worden en de gemeente alsnog, na ontvangst inlichtingenfiche uitvaart, de toestemming opnieuw zal moeten opladen.
Crematoria & begraafplaatsen
-
Er komt geen digitale toestemming via het platform voor burgeraanvraag-dossiers.
-
De toestemming moet door de nabestaanden op papier bezorgd worden.