Toestemming tot begraven of crematie opladen in het platform

Functionaliteiten voor de ambtenaar burgerlijke stand

Functionaliteit	Toelichting
Een document toestemming tot begraven of crematie aanmaken en opladen naar eLys	Wanneer er een inlichtingenfiche uitvaart binnenkomt in de toepassing burgerlijke stand (ingevuld door uitvaartondernemer via eLys), bekijkt de ambtenaar burgerlijke stand of deze in lijn ligt met de eventueel aanwezige laatste wilsbeschikking van de overledene. Het sjabloon zal in de gemeentelijke software worden klaargezet op basis van de informatie aangeleverd door de uitvaartondernemer. De ABS bekijkt het document en ondertekend het wanneer hij de inhoud heeft gevalideerd, waarna de toestemming wordt opgeladen naar eLys en beschikbaar wordt gesteld aan de uitvaartondernemer. Er is een uniform sjabloon voorzien voor de opmaak van de toestemming tot begraven of crematie, te gebruiken door alle gemeenten. Enkel de lay-out (logo en lettertype) kan per lokaal bestuur aangepast worden. Sjabloon: Sjabloon_toestemmingbegravencrematie (gebruikersomgeving).pdf
Toestemmingsdocument in eLys bekijken	De ambtenaar burgerlijke stand kan de opgeladen toestemming in eLys bekijken via zijn gemeentelijke software.
Een toestemmingsdocument aanpassen	Een fout opgemerkt in de reeds opgeladen toestemming tot begraven of crematie? Of een gewijzigde inlichtingenfiche ingediend door de uitvaartondernemer waarvoor een aanpassing in de toestemming vereist is? → Het is steeds mogelijk om een nieuwe toestemming op te laden en zo de foutieve te ‘overschrijven’. De uitvaartondernemer zal enkel de laatst opgeladen toestemming kunnen consulteren. Het is niet mogelijk om een toestemming te verwijderen zonder de nieuwe toestemming reeds op te laden. Tot zolang blijft het oude document beschikbaar voor de uitvaartondernemer en het crematorium/gemeente van begraven. Bij een wijziging in de inlichtingenfiche wordt de toestemming niet verwijderd van het dossier, in praktijk is het dus mogelijk dat de inhoud van de aanvraag verschilt met die op de toestemming tot de ABS het aangepaste document heeft opgeladen. De uitvaartondernemer kan onbeperkt wijzigingen aanbrengen in de inlichtingenfiche. Indien het dossier bij het lokaal bestuur reeds in de status ‘behandeld’ staat, zal het bij een gewijzigde inlichtingenfiche automatisch terug ‘in behandeling' komen. De uitvaartondernemer zal in eLys een melding krijgen dat er een nieuwe toestemming beschikbaar is in het dossier. We raden echter aan dat de ABS, indien de vraag tot update niet van de uitvaartondernemer komt, ook buiten het platform contact neemt om de uitvaartondernemer zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de fout en zo te vermijden dat de foutieve toestemming reeds zou gebruikt worden.

Aangezien elk lokaal bestuur eLys de software van CEVI of Cipal Schaubroeck/Remmicom gebruikt, ontvangt u alle informatie, documentatie en handleidingen over de specifieke werkwijze in de toepassing rechtstreeks van hen.

Meer informatie: Documentatie en helpdesk eLys voor lokale besturen.

Wie kan de toestemming tot begraven of crematie consulteren?

• De uitvaartondernemer die instaat voor de uitvaartafhandeling van de overledene.

• Het crematorium in België, in het geval van een crematie, dat door de uitvaartondernemer is aangeduid via de inlichtingenfiche en is aangesloten op het platform.

  • Een overzicht van de aangesloten crematoria (via eigen toepassing) vindt u hier: (pagina wordt later aangevuld)

  • Indien een crematorium niet is aangesloten, krijgt de uitvaartondernemer een melding bij de selectie ervan in de inlichtingenfiche. Het is in dit geval de taak van de uitvaartondernemer om de toestemming tot crematie buiten het platform aan het crematorium te bezorgen.

• De gemeente van begraven, die door de uitvaartondernemer is aangeduid via de inlichtingenfiche.

  • Een overzicht van de aangesloten gemeenten van begraven (via eigen toepassing begraafplaatsen) vindt u hier: (pagina wordt later aangevuld)

Welke informatie staat wel/niet op de toestemming tot begraven of crematie?

• Enkel de juridisch noodzakelijke informatie wordt vermeld op de toestemming.

• Dit betekent dat bepaalde informatie zoals de gemeente waar de overledene begraven of uitgestrooid zal worden niet steeds wordt vermeld.

  • Dit is wel het geval als dit in de laatste wilsbeschikking staat, gezien de inhoud van de laatste wilsbeschikking wordt overgenomen op de toestemming;

  • En als de bestemming op een andere plaats is dan de begraafplaats.

• Concreet betekent dit dat bepaalde wijzigingen aan de inlichtingenfiche bv. uitstrooiing op begraafplaats X aanpassen naar begraafplaats Y geen impact zullen hebben op de reeds afgeleverde toestemming.

Zijn er voorwaarden voor het opladen van de toestemming tot begraven of crematie?

• Het platform legt geen harde voorwaarden op voor het opladen van de toestemming.

• Het is aan de ambtenaar burgerlijke stand zelf om de beoordeling te doen of de toestemming mag opgeladen worden, rekening houdend met:

  • de aanvraag tot begraven of crematie die reeds gedaan is door de uitvaartondernemer en waar een wachttijd van 24u is alvorens de toestemming via het platform aan hem ter beschikking wordt gesteld;

  • het verslag van de beëdigd arts via het platform beschikbaar is (in het geval van een toestemming tot crematie).