Hoe omgaan met fouten in medische vaststelling?
In eLys kan een eenmaal ingediende vaststelling niet worden aangepast. Om te vermijden dat bij elke fout een nieuwe vaststelling moet worden ingediend, wordt bij juridisch blokkerende fouten gewerkt met een uniform attest van wijziging vaststelling buiten het platform.
Deze pagina geeft een overzicht van de mogelijke fouten, hun impact en de manier waarop ze rechtgezet kunnen worden. Het doel is uniformiteit en duidelijkheid te bieden voor artsen, lokale besturen en uitvaartondernemers.
Type fout | Impact | Oplossing |
|---|---|---|
Foutieve overlijdensdatum of -uurStandaard wordt de datum en uur van vaststelling gebruikt als overlijdenstijdstip, tenzij de arts een verschillend tijdstip van overlijden heeft ingevuld. Het is in het eerste geval dus belangrijk dat het tijdstip van vaststelling correct is. Meer info | Staat foutief op overlijdensakte. Gemeente kan wijziging op de akte enkel doorvoeren met schriftelijk bewijs van de arts. | Uniform sjabloon ‘Attest van wijziging vaststelling’ door vaststellende arts in te vullen en te mailen naar lokaal bestuur van overlijden, zie lijst: Contactgegevens burgerlijke stand. |
Foutief lokaal bestuur van overlijden | Overlijdensakte opgemaakt in verkeerde gemeente moet ambtshalve nietig verklaard kunnen worden, op basis van schriftelijk bewijs van de arts. | Uniform sjabloon ‘Attest van wijziging vaststelling' door vaststellende arts in te vullen en te mailen naar beide lokale besturen (het aanvankelijk verkeerde en het correcte). |
Foutief INSZ-nummer (en bijhorende persoonsgegevens) | Verkeerde burger wordt administratief doodverklaard. | Arts neemt zo snel mogelijk contact op met het lokaal bestuur van overlijden, die het dossier verwijdert uit eLys. De arts dient een nieuwe vaststelling in voor de juiste persoon. Indien akte al opgemaakt: is er schriftelijk bewijs nodig om de foutieve akte in DABS ambtshalve nietig te verklaren. Dit wordt onderling geregeld. |
Fout in persoonsgegevens (bij invulling zonder RR-nummer) | Foutieve gegevens in overlijdensakte. | Indien de verschillen in persoonsgegevens te groot zijn, kan gevraagd worden door het lokaal bestuur van overlijden aan de arts om een ‘Attest van wijziging vaststelling’ in te vullen en te mailen naar het lokaal bestuur. Voor kleine verschillen (bv. roepnaam vs. officiële naam) is geen bewijsstuk nodig. Na opmaak van de akte kunnen fouten ook verbeterd worden via officiële documenten via de nabestaanden (bv. geboorteakte). |
Enkel bij model IIID (doodgeboorte): Fout in persoonsgegevens moeder (INSZ-nr, naam, geboortedatum of geboorteplaats moeder) | Staat foutief op overlijdensakte. Gemeente kan wijziging enkel doorvoeren met schriftelijk bewijs van de arts. | Uniform sjabloon ‘Attest van wijziging vaststelling’ waarop correcte gegevens worden ingevuld. Arts mailt dit naar lokaal bestuur. Sjabloon_Vlaanderen_attestenwijziging.pdf Niet van toepassing bij model IIID levend geboren. |
Natuurlijk overlijden, maar nadien toch (vermoeden van) niet-natuurlijk overlijden | Dossier wordt behandeld als natuurlijk overlijden i.p.v. verdacht (parketflow). | We vragen dat de arts of een andere partij die vermoeden heeft van het niet-natuurlijk overlijden de politie/het parket én het lokaal bestuur van overlijden informeert. |
Verdacht of niet vast te stellen aard van overlijden, maar nadien toch natuurlijk overlijden | Het parket dient betrokken te worden. | De arts kan dit rechtstreeks doorgeven aan politie/parket, maar het correcte proces van een verdacht overlijden dient verder wel te worden gevolgd. Er is geen aanpassing mogelijk na indiening, het eerste oordeel van de arts blijft behouden. |
Foutieve aanduiding andere bezwaren/risico’s | Risico op niet nemen van de nodige maatregelen voor transport, kisting, enz. | Geen rechtzetting via attest nodig. De arts heeft de verantwoordelijkheid om de uitvaartondernemer correct te informeren over de te nemen maatregelen. |
Foutieve/onvolledige medische gegevens | Verkeerde codering in overlijdensstatistieken. | Correctie doorgeven via mail (sterfteaangiften@vlaanderen.be) aan Departement Zorg met eLys dossiernummer en/of geboortedatum, datum en plaats van overlijden. Het Departement Zorg verwerkt de gegevens gepseudonimiseerd, gelieve daarom geen verdere gegevens van de overledene mee te delen dan bovenstaande. Gelieve de instructies voor het invullen van de doodsoorzaken goed door te nemen, zodat de vaststelling meteen de correcte informatie bevat en het Departement Zorg geen contact hoeft te nemen achteraf. |
Bij doodgeboorte: foutief aantal dagen zwangerschap | Dossier kan in foutieve categorie zitten bij de gemeente (geen vs. facultatieve vs. verplichte akte overlijden), waardoor opmaak akte niet kan. | Arts informeert het lokaal bestuur over de fout die het oorspronkelijke dossier verwijdert. Arts dient de aangifte opnieuw in met het juiste aantal dagen zwangerschap. |
Andere fouten/gegevens | Meestal beperkt, weinig invloed | Geen actie nodig Indien de straat en/of huisnummer van het adres van overlijden foutief werd ingevuld, maar de gemeente met zekerheid dezelfde blijft, dient er geen wijziging doorgevoerd te worden. Indien de datum van vaststelling foutief werd ingevuld, maar de datum van overlijden verschillend werd ingevuld en die wel correct is ingevuld, is er geen wijziging nodig. |
Word-versies van de wijzigingsattesten (gelieve de inhoud niet te wijzigen): Sjabloon_Vlaanderen_attestenwijziging.docx