Overlijdensdossiers in geval van onbekende identiteit

In uitzonderlijke gevallen overlijdt een persoon en kan de identiteit niet (onmiddellijk) ondubbelzinnig vastgesteld worden. Deze situatie vraagt een specifieke werkwijze. Er zijn twee mogelijkheden.

Optie 1: arts registreert vaststelling pas als de identiteit gekend is

Deze optie wordt gehanteerd:

• als de identiteit relatief snel vastgesteld kan worden

  • bv. in een ziekenhuis waarbij de patiënt geen identiteitskaart bij zich heeft, maar de identiteit van de persoon relatief snel duidelijk is en er geen dringend transport moet gebeuren

• bij overlijden van de niet-geïdentificeerde persoon onder verdachte omstandigheden waarbij er een afspraak is tussen de MUG-arts en de wetarts:

  • dat de MUG-arts ter plaatse een document opmaakt met de bevestiging dat er een lijk is aangetroffen en de komst van de wetarts afwacht

  • en dat de aangestelde wetarts het overlijden zal registreren in eLys eens de identiteit is gekend

Optie 2: vaststellende arts vult het overlijdensdossier in met een code en politie koppelt nadien aan de identiteit

Deze optie dient weloverwogen gekozen te worden, als de identiteit niet snel kan vastgesteld worden. Het vergt immers steeds tussenkomst van de politie en kan in die zin ook het verdere administratief proces vertragen.

Invullen vaststelling ‘onbekend’ in eLys door vaststellende arts

De arts die de vaststelling doet ter plaatse, registreert het overlijden in eLys als volgt:

1. Zet de schuiver ‘Invulling op basis van Rijksregisternummer’ uit

2. Vul in het veld Voornaam ‘onbekende identiteit’

3. Vul in het veld Naam een code in volgens dit stramien: DATUM_RIZIV-NUMMER ARTS_VOLGLETTER

   1. de datum is de datum van de dag van het vaststellen van overlijden. Bv. 010125 voor 1 januari 2025

   2. Het RIZIV-nummer van de arts vormt de garantie dat het die arts is die de identiteit vaststelde

   3. De volgletter geeft het aantal overlijdens weer. Dit is A voor de eerste overledene die dag voor de arts, B voor de 2e, … Voor de eerste overledene van die dag wordt de identiteit 010125 11610997001 A

4. In het veld Geboortedatum vult u 00/00/0000 in

5. Zet de schuivers ‘Ik ken de geboorteplaats’ en ‘Ik ken het verblijfsadres’ uit

6. Indien van toepassing (bij een 112-rit), vult u het ritnummer in bij ‘Echtgeno(o)t(e) of weduw(e)(naar) van’

7. Vink aan dat er een gerechtelijk-geneeskundig bezwaar bestaat tegen crematie en/of begraving

8. Ga zeker naar de volgende stap in dit proces!

Achterlaten papieren attest door vaststellende arts bij overledene

• Om de identiteit later te kunnen koppelen aan de juiste overleden persoon, laat de arts na de registratie in eLys een handgeschreven attest achter bij de overledene

• Dit papieren attest bevat:

  • het eLys-dossiernummer (terug te vinden op het samenvattingsscherm na indiening in eLys)

  • de code (DATUM_RIZIV-NUMMER ARTS_VOLGLETTER) zoals ingevuld in eLys

  • de datum van vaststelling

  • de stempel (gegevens) van de arts

Vervolgproces door politie en lokaal bestuur van overlijden

• De politie staat bezorgt na identificatie van de overledene het handgeschreven attest van de arts met de code en een attest waarbij de identiteit wordt gekoppeld aan het unieke nummer per mail aan de burgerlijke stand van het lokaal bestuur van overlijden

  • Eventueel wordt de uitvaartondernemer en/of het mortuarium in kopie van de mail geplaatst

• Het lokaal bestuur van overlijden vult de identiteit van de overledene aan in het eLys dossier en kan de overlijdensakte opmaken