Proceswijziging in de ziekenhuiscontext
Is een integratie in het EPD mogelijk?
Bij de start werkt eLys enkel via de webtoepassing. We onderzoeken samen met leveranciers en eHealth hoe we op korte termijn integratie in de bestaande software kunnen voorzien.
Om de URL naar eLys eenvoudig te vinden
We hebben softwareleveranciers gevraagd om de URL rechtstreeks in hun toepassing op te nemen. Daarnaast raden we aan om de link ook intern beschikbaar te maken, bijvoorbeeld via het intranet of een andere prominente plaats.
--> https://elys.athumi.eu
Om de bevestiging van indiening en bepaalde gegevens uit de vaststelling over te nemen in EPD
Dit is bij de start niet mogelijk. We voorzien enkel de webtoepassing. We onderzoeken momenteel op welke manier de bevestiging van vaststelling automatisch in het EPD kan terechtkomen.
Om een nieuwe login door de arts te vermijden
Volgens de ISO-regelgeving en gezien het gaat om informatieklasse 4-gegevens, is sterke authenticatie in eLys (via het Rijksregister: Itsme of ID-kaart) verplicht. Daarnaast vereist de overlijdensaangifte een handtekening en is die ‘sterke’ login gelijkgesteld als digitale handtekening. We onderzoeken samen met eHealth of we in de toekomst alsnog via integratie in de eigen software een eenvoudigere oplossing kunnen aanbieden.
Om eenvoudiger vanuit het juiste patiëntendossier (o.b.v. RRN) de vaststelling op te starten
Binnen dit jaar (2025) maken we het technisch mogelijk dat het EPD een specifieke URL naar eLys voorziet, waarbij het rijksregisternummer automatisch wordt meegegeven naar de webtoepassing. Voor leveranciers is dit eenvoudig te implementeren. De login via Itsme/kaartlezer blijft wel nodig.
Om extra informatie mee te sturen in de vaststelling
De persoonsgegevens worden op basis van het rijksregisternummer rechtstreeks opgehaald uit het Rijksregister. Medische informatie kan nu niet 1-op-1 worden overgenomen bij het invullen van doodsoorzaken, omdat dit steeds een interpretatie van de arts vereist. In de toekomst kan dit eventueel samen met Departement Zorg en de artsen verder onderzocht worden.
Kan een behandelende arts een voorinvulling doen?
Momenteel kan slechts één arts inloggen en de volledige vaststelling uitvoeren. We analyseren hoe vaak de situatie voorkomt waarin een behandelende arts een voorinvulling zou doen om dit in de toekomst eventueel mogelijk te maken. Enkel artsen hebben toegang: verplegend personeel heeft geen juridische basis om dit te doen.
Is er een overgangsperiode voorzien? Kunnen we tijdelijk papier en eLys naast elkaar gebruiken?
Nee, een overgangsperiode waarin papier en eLys naast elkaar gebruikt worden is niet haalbaar.
De reden hiervoor is dat het proces van overlijdensaangifte een ketenproces is waarin meerdere partijen na elkaar afhankelijk zijn van de correcte en tijdige registratie: artsen, burgerlijke stand, uitvaartondernemers en Departement Zorg.
Wanneer papier en digitaal naast elkaar zouden bestaan, ontstaat er:
Risico op dubbele registratie (papieren attest én digitale melding),
Inconsistentie in gegevens (verschillen tussen papieren en digitale documenten),
Vertraging in de doorstroming naar de burgerlijke stand en andere actoren in de keten,
Onzekerheid bij partners welke informatie waar te vinden is.
Daarom schakelen we meteen volledig over op eLys. Enkel zo kan de volledige keten uniform en sluitend verlopen, zonder verwarring of fouten.
Is het platform 24/7 beschikbaar?
Het platform is ontworpen om permanent toegankelijk te zijn, ook tijdens de nacht en in het weekend. Eventuele incidenten of storingen worden door onze technische teams actief opgevolgd, ook buiten de kantooruren, zodat de continuïteit van de werking gegarandeerd blijft.
Mocht er zich toch uitzonderlijk een tijdelijke onbeschikbaarheid voordoen en is er dringend een transport of melding nodig, dan kan het ziekenhuis een tijdelijk papieren attest gebruiken. Zodra eLys opnieuw beschikbaar is, moet dit attest alsnog digitaal ingevoerd worden, zodat de volledige keten correct en uniform blijft geregistreerd.
Lees ook: Tijdelijke procedure bij onbeschikbaarheid
Hoe kan duidelijk gemaakt worden dat de ingave reeds is gebeurd door de arts?
Ziekenhuizen kunnen dit proces zelf vereenvoudigen door interne afspraken te maken. Mogelijke oplossingen zijn:
Een print-out van de samenvatting na indiening (let op: na het sluiten van het venster kan de samenvatting niet opnieuw worden geopend – een papieren back-up kan handig zijn)
Voorbeeldjsabloon te gebruiken als back-up als de print niet gebeurde:
Sjabloon_eLys_bevestiging_indiening_ziekenhuiscontext.pdf
Het eLys-dossiernummer laten overnemen in de eigen toepassing.
Hoe kan het mortuarium of verplegend personeel inzicht krijgen in risico’s en bezwaren?
Dit kan op twee manieren:
Via de geprinte samenvatting.
Door de risico’s en bezwaren te laten noteren door de arts in het EPD.
Hoe gebeurt de administratieve registratie van het overlijden?
Dit blijft ongewijzigd. Veel EPD’s zijn gekoppeld met het Rijksregister/INSZ of met Codabank. Zodra het overlijden officieel geregistreerd is, kan dit automatisch teruggekoppeld worden naar het EPD.
Is er in uw ziekenhuis wel een proces gekoppeld aan het invullen van het overlijdensattest (model IIIC/D)? Zorg er dan voor dat de arts ook steeds het overlijden noteert in het EPD.
Hoe vermijden we een dubbele ingave door 2 artsen?
Wanneer hetzelfde rijksregisternummer opnieuw wordt ingevoerd, verschijnt een foutmelding: “Er werd reeds een vaststelling overlijden ingegeven voor deze persoon.” Een dubbele indiening is dus niet mogelijk indien het Rijksregisternummer werd gebruikt.
Kan de sociale dienst de administratieve voorbereiding blijven doen in het geval van doodgeboortes?
Dit hangt af van aantal dagen zwangerschap.
< 140 dagen zwangerschap
→ Geen registratie in eLys nodig. De administratie kan volledig door de sociale dienst gebeuren met het bestaande papieren attest.140 – 179 dagen zwangerschap
→ De arts moet altijd de vaststelling in eLys doen + nog een medisch attest op papier invullen.
→ De sociale dienst kan daarnaast de administratieve voorbereiding blijven doen op basis van het papieren medisch attest, dat in deze gevallen behouden blijft. Uitvaartondernemer heeft geen toegang tot eLys.≥ 180 dagen zwangerschap
→ Het proces verloopt zoals bij levendgeboren kinderen: de arts doet de vaststelling in eLys en de opvolging gebeurt via de uitvaartondernemer in eLys.
→ De sociale dienst heeft geen rol bij de aanvraag/aflevering toestemming tot begraven of crematie.
Hoe kan de MUG-dienst eLys gebruiken?
MUG-artsen die ter plaatse een overlijden vaststellen en de overledene daar laten, kunnen gebruikmaken van eLys via een smartphone of tablet.
De toepassing is bereikbaar via https://elys.athumi.eu en bijkomende informatie is te vinden op https://docs.athumi.eu/elys/help/ik-ben-arts, deze websites moeten gewhitelisted worden.
Een stabiele mobiele internetverbinding is vereist, en de arts gebruikt zijn of haar persoonlijk toestel voor de Itsme-authenticatie.
Wanneer een MUG-team buiten het Vlaamse Gewest een overlijden vaststelt, blijven de papieren modellen IIIC/D noodzakelijk.
In geval van gerechtelijk-geneeskundig bezwaar verwittigt de arts zelf de politie.
Moeten wij als ziekenhuis de pacemaker verwijderen? Hoe weet de uitvaartondernemer of dit al dan niet is gebeurd?
Er bestaat geen uniforme richtlijn over wie verantwoordelijk is voor het verwijderen van een pacemaker.
Indien de pacemaker nog aanwezig is op het moment van de vaststelling: in eLys wordt door de vaststellende arts een bezwaar tegen crematie aangeduid. Dit is zichtbaar voor de uitvaartondernemer.
Indien de pacemaker later door het mortuarium wordt verwijderd: het mortuarium moet dit actief melden aan de uitvaartondernemer, bijvoorbeeld via een apart attest of interne nota bij de ophaling van de overledene.
Moet medisch attest (voor crematie) steeds ingevuld worden?
Ja, dit wordt sterk aangeraden. Zo vermijdt men dat later alsnog een papieren attest door een behandelende arts nodig is.
Moeten wij nog een attest meegeven voor vervoer of iets anders meegeven aan de uitvaartondernemer?
Neen, dit is niet meer nodig. Na vaststelling in eLys kan elke uitvaartondernemer het dossier opzoeken via het rijksregisternummer of via achternaam, datum en plaats van overlijden. De beperkte persoonsgegevens en eventuele risico’s/bezwaren zijn meteen zichtbaar. Het papieren model IIIC/D valt weg dus hoeft niet meer apart opgehaald te worden, de info stroomt meteen door naar het Departement Zorg, de uitvaartondernemer en het lokaal bestuur van overlijden.
Hoe zorgen we voor juiste identificatie lichaam, uitvaartondernemer juiste overleden persoon mee heeft?
Bij voorkeur wordt een ID-bandje met rijksregisternummer aangebracht. Op basis daarvan kan de uitvaartondernemer in eLys de juiste overledene eenvoudig opzoeken om het transport te mogen uitvoeren.
Hoe gaat de verpleegpost of het mortuarium weten dat alles in orde is en dat uitvaartondernemer mag komen?
De uitvaartondernemer kan de overledene rechtstreeks opzoeken in eLys (op basis van Rijksregisternummer). Zolang het dossier niet zichtbaar is, kan er geen transport plaatsvinden.
Wat bij verdacht overlijden en parket?
Bij een verdacht overlijden moet steeds het parket (via de politie) verwittigd worden.
Rol van de arts: de vaststellende arts duidt in eLys aan dat het gaat om een verdacht overlijden. Hierdoor wordt een bezwaar tegen crematie automatisch zichtbaar voor de uitvaartondernemer.
Rol van het ziekenhuis/mortuarium: de arts, het ziekenhuis of mortuarium moet daarnaast ook telefonisch de politie of het parket verwittigen, conform de bestaande afspraken.
Rol van het parket: het parket beslist of er bijkomend onderzoek (bv. autopsie) of maatregelen nodig zijn.
Procesimpact: zolang het parket geen toestemming geeft, mag er geen vrijgave voor transport gebeuren. Dit is ook zichtbaar in eLys voor de uitvaartondernemer. De communicatie met en documenten van het parket verlopen niet via eLys.
Wat bij overlijden buitenlandse patiënt - repatriëring?
Het attest voor besmettelijke ziekten moet nog steeds op papier ingevuld worden, omdat dit belangrijk is voor de repatriëring. Aan deze werkwijze verandert voorlopig niets.
Voor een overledene die gerepatrieerd zal worden, wordt hetzelfde proces gevolgd door de arts, de vaststelling wordt ingediend via eLys. Nadien kan de uitvaartondernemer via eLys, aangeleverd door het lokaal bestuur, een internationale overlijdensakte raadplegen. Het is niet de taak van de arts of het ziekenhuis om een overlijdensattest af te leveren, ook niet voor repatriëring.
Wat bij lichaam geschonken aan de wetenschap?
Dit proces verloopt buiten eLys en blijft identiek aan de huidige werkwijze.
Wat met andere procedures rond overlijden: radioactief, overdracht waardevolle voorwerpen, autopsie?
Deze processen verlopen buiten eLys en blijft identiek aan de huidige werkwijze.
Verloopt de aanvraag voor een klinische autopsie via eLys?
De klinische autopsie is niet in scope van het eLys-platform. De huidige scope is namelijk om de bestaande formulieren IIIC/D en het crematieattest te digitaliseren.
eLys is bedoeld als uitwisselingsplatform tussen diverse betrokkenen in het administratief proces (lokaal bestuur, arts, uitvaartondernemer.
De informatieuitwisseling binnen het ziekenhuis zelf, naar aanleiding van een overlijden, blijft gewijzigd. Het is natuurlijk steeds mogelijk dat er een digitaliseringsinitatief binnen het ziekenhuis zelf wordt opgezet hiervoor.