1.07-1.08 change: reservatie begraafplaats voor gemeente van begraven

Context

De ingediende reservatie bij de begraafplaats door de uitvaartondernemer moet door de gemeente van begraven opgevraagd kunnen worden.
Dit zal mogelijk gemaakt worden in de toepassingen burgerlijke stand of begraafplaatsen, afhankelijk van de gemeentelijke softwareleverancier.

Deze functionaliteit is enkel van toepassing voor gemeenten die ervoor kiezen om de eLys reservatiefiche te gebruiken, niet voor gemeenten die doorverwijzen naar een eigen website.

Beschrijving van de functionaliteit

De gemeente van begraven moet alle reservaties kunnen ophalen voor de dossiers gekoppeld aan een gemeentelijke begraafplaats op haar grondgebied.

Ophalen van nieuwe en geannuleerde reservaties door gemeente van begraven

Voor voorbeeldresponses, zie Swagger UI.

Nieuw endpoint om alle (gewijzigde) reservaties op te halen binnen een bepaalde periode

GET /begraafplaats/v1/reservations

• request: zelfde parameters als GET /begraafplaats/v1/toestemmingen (from, until, registryNumber, caseNumber)

  • endpoint /begraafplaats/v1/toestemmingenzal vanaf release 1.06 uitgebreid zijn met toestemming tot crematie wanneer er een Vlaamse gemeentelijke begraafplaats werd geselecteerd

• response:

  • gepagineerd

  • alle reservaties waarvoor de gemeente van begraven matcht EN (de changedDate tussen from en until dates ligt OF registryNumber/caseNumber exact matchen)

Gewijzigde reservaties

• De gemeente moet ook de wijzigingshistoriek kunnen zien, zodat ze kan nagaan wat er werd gewijzigd en waarvoor ze toestemming gegeven heeft.

• Een speciaal geval is de situatie waarbij een uitvaartondernemer (UO) de gemeente van begraven wijzigt in de inlichtingenfiche, en de UO een reservatie voor een andere gemeente indient. In dat geval moet de oorspronkelijke gemeente van begraven de annulatie van de reservatie nog kunnen zien, zodat ze weet welk tijdslot terug kan vrijgegeven worden.

Conceptueel kan een gemeente van begraven dus meerdere reservaties zien voor eenzelfde dossier:

• Elke wijziging aan de inhoud een reservatie door een UO zet de status van de reservatie steeds op “CANCELLED” en creëert een nieuwe “SUBMITTED” reservatie met aangepaste gegevens

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "reservationStatus": "SUBMITTED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    "dateReservation": "2026-02-28T14:30:00.000Z",
    ...
  }

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "reservationStatus": "CANCELLED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    "dateReservation": "2026-02-28T14:30:00.000Z",
    ...
  }

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "reservationStatus": "SUBMITTED",
  "submittedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    "dateReservation": "2026-03-01T14:30:00.000Z",
    ...
  }

• Een wijziging van de gemeente van begraven door een UO zet eveneens de status van de reservatie op “CANCELLED” - een nieuwe reservatie wordt pas aangemaakt als de UO opnieuw een reservatiefiche aanmaakt (maar de nieuwe reservatie is dan enkel zichtbaar voor de gewijzigde gemeente van begraven)

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "cemeteryName": "Begraafplaats Kessel-Lo",
  "reservationStatus": "SUBMITTED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    ...
  }

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "cemeteryName": "Begraafplaats Kessel-Lo",
  "reservationStatus": "CANCELLED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    ...
  }

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "cemeteryName": "Begraafplaats Tienen",
  "reservationStatus": "SUBMITTED",
  "submittedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  
  "formData": {
    ...
  }

• Een wijziging van de status of opmerkingen door de gemeente van begraven maakt geen nieuwe versie aan maar wijzigt wel de “changedDate” en “feedbackDate“:

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "cemeteryName": "Begraafplaats Kessel-Lo",
  "reservationStatus": "SUBMITTED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "feedbackDate": null,
  
  "formData": {
    ...
  }

{
  "caseNumber":"20260310-001-1VXC",
  "cemeteryName": "Begraafplaats Kessel-Lo",
  "reservationStatus": "APPROVED",
  "submittedDate": "2026-02-24T14:55:34.996Z",
  "changedDate": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  "feedbackDate": "2026-04-24T09:48:05.461Z",
  
  "formData": {
    ...
  }

Terugkoppeling status reservatie begraafplaats van gemeente van begraven aan uitvaartondernemer

Een gemeente van begraven kan een ingediende reservatie aanvaarden of extra opmerkingen formuleren bij een reservatieaanvraag.

Deze worden als volgt getoond aan de uitvaartondernemer (mock up):

Nieuw endpoint voor wijzigen status reservatie begraafplaats door gemeente van begraven

Reservatie niet aanvaarden

PUT /begraafplaats/v1/reservations/{dossiernummer}/status

• De gemeente moet een reden (verplicht) kunnen meegeven bij “NOT_APPROVED” - max 500 chars

{
 "id": "uuid",
 "reservationStatus": "NOT_APPROVED",
 "reservationMessage": "De grafdelvers zijn niet beschikbaar op het gevraagde tijdstip. Gelieve een ander moment te kiezen. Mogelijke alternatieven zijn 13:00 of 15:00. Hiervoor dient de reservatiefiche gewijzigd te worden. Neem indien nodig contact op.",
}

• De gemeente kan enkel “NOT_APPROVED” en “APPROVED” als status meegeven, en kan een reservatie met status “CANCELLED” niet van status veranderen.

• 404 als reservatie of dossiernummer niet bestaat, of niet gekoppeld is aan gemeente van begraven

Reservatie aanvaarden

PUT /begraafplaats/v1/reservations/{dossiernummer}/status

• De gemeente moet een rustplaats kunnen meegeven bij “APPROVED” - max 20 chars

• De gemeente moet een URL naar instructies kunnen meegeven bij “APPROVED”

{
  "id": "uuid",
  "reservationStatus": "APPROVED",
  "restingplace":"string",
  "cemeteryInstructionsURI":"string"
}

• De gemeente moet een document met details over de rustplaats kunnen opladen bij “APPROVED”

• Dit kan ook opgeladen worden bij andere statussen, maar wordt dan gewoon niet doorgegeven aan de UO

• De gemeente kan enkel “NOT_APPROVED” en “APPROVED” als status meegeven, en kan een reservatie met status “CANCELLED” niet van status veranderen.

• 404 als reservatie of dossiernummer niet bestaat, of niet gekoppeld is aan gemeente van begraven

POST /begraafplaats/v1/reservations/{dossiernummer}/restingplacedetails

GET /begraafplaats/v1/reservations-> bevat nieuwe gegevens

DELETE/begraafplaats/v1/reservations/{dossiernummer}/restingplacedetails

• De uitvaartondernemer kan de extra gegevens opvragen via het bestaande endpoint voor een reservatie

GET /uitvaart/v1/dossiers/{dossierNummer}/cemeteryReservation

• De uitvaartondernemer moet ook het document met details over de ligplaats kunnen downloaden via `finalRestingPlaceDetailsUrl`.
  Dit kan enkel wanneer de status APPROVED is.
  Bij andere statussen krijgt de uitvaartondernemer het document niet te zien.

Voorgestelde workflow voor ophalen reservaties

De voorgestelde workflow om deze reservaties op te halen, gaat ervan uit dat de toepassing een eigen dossierbeheer heeft. De eLys endpoints kunnen gebruikt worden om dit dossiersysteem te voeden. Dit is nodig omdat er in eLys geen endpoint beschikbaar is om ALLE reservaties voor een gemeente op te halen, enkel de gewijzigde in een bepaalde tijdspanne.

Lijst reservaties ophalen

1. De uitvaartondernemer vult de inlichtingenfiche in, er wordt begraven in gemeente X

2. De uitvaartondernemer vult reservatie begraafplaats

3. Elk uur haalt gemeente X de nieuwe reservaties op. De ambtenaar kan dit ook manueel adhv een refresh knop.

   1. Er is een nieuwe reservatie

      1. Dit kan de trigger zijn om een nieuw ‘dossier’ te maken

      2. Voor elke (nieuwe) reservatie/dossier: haal onmiddellijk data van de overledene op uit /toestemmingen

      3. Voor elke (nieuwe) reservatie: check of er reeds een toestemming aanwezig is

   2. Er is een nieuwe versie van een eerder ingediende reservatie

      1. De nieuwe versie wordt vergeleken met de eerdere om de verschillen te visualiseren
         Dit kan over volgende wijzigingen gaan

         1. Het dossier werd geannuleerd door de uitvaartondernemer (status CANCELLED)

         2. Een reservatie bij een andere gemeente werd gemaakt (status CANCELLED)

         3. De inhoud van de reservatie werd aangepast, zoals een nieuw tijdstip (status CANCELLED + SUBMITTED)

Feedback geven op reservatie

1. Lokaal bestuur van begraven opent het dossier

2. Lokaal bestuur van begraven kan de status van de reservatie veranderen

   1. Aanvaarden, met optionele extra instructies

   2. Of niet aanvaarden, met verplichte opmerkingen

Aanwezigheid toestemming controleren

Voor het opmaken van de werkinstructies, of voordat de begraving gebeurt, moet gecontroleerd worden of de toestemming tot begraven reeds is opgemaakt. Let op: het is belangrijk dat dit voor de begraving opnieuw wordt opgehaald, zodat de gemeente zeker is dat de toestemming niet werd ingetrokken.

1. Lokaal bestuur van overlijden laadt toestemming op

2. Lokaal bestuur van begraven haalt toestemming op

   1. Ofwel via automatische bevraging

   2. Ofwel manueel door gebruiker