1.16 change: Bewaartermijnen eLys-dossiers

Context

Artikel 41 van het eLys-decreet bepaalt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk. Per deeltoepassing geldt in principe een maximale bewaartermijn van twee jaar vanaf de terbeschikkingstelling in het platform.

eLys is een gegevensdelingsplatform en neemt geen archieffunctie op voor de partijen die gegevens via het platform aanleveren of ontvangen. Partijen blijven zelf verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens die zij voor hun eigen wettelijke of operationele doeleinden nodig hebben.

Beschrijving

Bewaartermijn

Een dossier komt in aanmerking voor definitieve verwijdering twee jaar na de indiening van de vaststelling. Dit is het uniforme startpunt voor het volledige dossier. Later toegevoegde of gewijzigde dossierinformatie verschuift deze datum niet. Een inlichtingenfiche, reservatie of ander dossieronderdeel dat later wordt toegevoegd, kan daardoor minder dan twee volledige jaren in eLys beschikbaar blijven.

Afnemers mogen er bijgevolg niet van uitgaan dat eLys dossiers onbeperkt beschikbaar houdt. Gegevens die voor de eigen werking of wettelijke bewaarplicht nodig zijn, moeten tijdig in het eigen systeem worden bijgehouden.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de gegevens en de bewaartermijnen binnen en buiten eLys:

Gegevens die worden verwijderd

De cleanup verwijdert alle operationele gegevens en documenten die aan het overlijdensdossier gekoppeld zijn, ongeacht het functionele domein of de technische opslag. Dit omvat onder meer:

• de vaststelling, inclusief administratieve en medische gegevens;

• dossiergebonden gegevens van de vaststellende en beëdigd arts;

• de inlichtingenfiche, toestemmingen, bijlagen en andere documenten;

• reservatiegegevens voor begraafplaats;

• gegevens over nabestaanden, wettelijke partner en socio-economische gegevens;

• dossiergebonden gegevens van de uitvaartondernemer;

• aanvullingen, dossierhistoriek, recente acties en betalingsinformatie;

• PV-nummer, systeemnummer en andere dossierreferenties;

• dossiergebonden notificatiegegevens;

• documentmetadata en de effectieve bestanden;

• kopieën binnen de datadelingsprocessen van eLys;

• technische of tijdelijke gegevens waarin nog operationele dossierdata aanwezig is.

De verwijdering is pas succesvol wanneer alle betrokken gegevens en bestanden verwijderd zijn. Een gedeeltelijk mislukte verwijdering wordt niet als geslaagd beschouwd.

Impact op integratoren

Onbeschikbaarheid van oudere dossiers via de API

Intern werkt eLys met twee stappen:

1. Na 1,5 jaar – soft delete
   Het dossier wordt niet meer beschikbaar gemaakt voor normale gebruikers en integratoren. De onderliggende gegevens worden op dat moment nog niet definitief verwijderd.

2. Na 2 jaar – definitieve verwijdering
   De operationele dossiergegevens worden definitief uit eLys verwijderd.

De periode tussen 1,5 en 2 jaar is een interne veiligheidsmarge. Ze laat toe om eventuele onverwachte afhankelijkheden van oudere dossiers te detecteren vóór de gegevens onomkeerbaar worden verwijderd.

Voor integratoren maakt dit onderscheid functioneel geen verschil: vanaf 1,5 jaar is het dossier niet meer beschikbaar en resulteert een opvraging in een 404 Not Found. Er is geen API-functionaliteit voorzien waarmee een integrator kan zien of een dossier zich in de soft-deletefase bevindt of al definitief werd verwijderd. De HTTP 404 Not Found is hetzelfde antwoord als wanneer een onbekend of niet-bestaand dossiernummer wordt opgevraagd.

Er wordt via de API dus geen onderscheid gemaakt tussen:

• een dossier dat nooit heeft bestaan;

• een dossier dat niet gekend is voor de betrokken oproep;

• een dossier waarvan de bewaartermijn in eLys verstreken is.

Impact en actie voor integratoren

Impact: dossiers en bijbehorende vaststellingen, inlichtingenfiches, toestemmingen en documenten zijn na verwijdering niet meer beschikbaar.

Actie: bewaar tijdig in het eigen systeem wat langer nodig is. Verwerk 404 Not Found zonder ervan uit te gaan dat het dossier nooit heeft bestaan.