1.15 change: Automatisch intrekken van toestemming bij relevante wijzigingen aan de inlichtingenfiche

Context

Wanneer een uitvaartondernemer een reeds ingediende inlichtingenfiche wijzigt nadat de gemeente de toestemming tot begraven of crematie heeft afgeleverd, is het vandaag niet altijd duidelijk of de bestaande toestemming nog geldig is.

Voortaan bepaalt eLys automatisch wanneer een wijziging een nieuwe toestemming vereist. Zo hoeven uitvaartondernemers en lokale besturen dit niet langer zelf te beoordelen en vermijden we dat met een verouderde toestemming wordt verder gewerkt.

Beschrijving van de wijzigingen

Automatische intrekking van de toestemming

Wanneer een wijziging aan de inlichtingenfiche een nieuwe toestemming vereist, wordt de bestaande toestemming automatisch ingetrokken.

Hierdoor is voor alle betrokken partijen onmiddellijk duidelijk dat een nieuwe toestemming moet worden afgeleverd.

Bij de intrekking bewaart eLys bijkomende informatie:

de datum en het tijdstip waarop de toestemming werd ingetrokken;
de reden van de intrekking (automatisch na wijziging van de inlichtingenfiche of manueel verwijderd door de gemeente).

Wanneer later een nieuwe toestemming wordt opgeladen, verdwijnt deze melding opnieuw.

Automatische beoordeling door eLys

Niet elke wijziging aan de inlichtingenfiche vereist een nieuwe toestemming.

eLys bepaalt automatisch welke wijzigingen een impact hebben op de geldigheid van de toestemming.

Wijziging		Nieuwe toestemming nodig?
Type uitvaart		Ja, en wachttijd reset
Begraven	Land/gemeente van begraven	Nee
	Type begraafplaats	Nee
	Begraafplaats (lijst of beschrijving)	Nee
Crematie	Crematorium / land / beschrijving	Nee
	Type asbestemming (begraving, uitstrooiing, …)	Ja
	Type locatie van begraven (begraafplaats, andere, …)	Ja
	Land/gemeente van asbestemming	Ja
	Type begraafplaats	Niet rechtstreeks, maar heeft altijd impact op hieronder, dus ja.
	Begraafplaats (lijst of beschrijving)	Ja
	Beschrijving asbestemming buiten begraafplaats	Ja
	Ondertekend verzoek nabestaanden (doc)	Nee
	Gegevens nabestaanden met zorg voor as	Ja
	Schriftelijke toestemming eigenaar (doc)	Nee
As eerder overleden partner	Wijzigen bestemming	Ja
	Ondertekend verzoek nabestaanden (doc)	Nee
	Gegevens eerder overleden partner	Ja
Overige info (IIID)	Verzoek tot opname van de naam van het kind in de akte van een levenloos kind	Ja (naam op toestemming verandert)
	Verzoek tot opname van de vader of meemoeder in de akte van een levenloos kind	Nee
Gewenste verwerkingstermijn		Nee

Wijzigingen voor lokale besturen

Ook lokale besturen ontvangen de informatie dat een toestemming automatisch werd ingetrokken.

Hierdoor is onmiddellijk duidelijk dat een nieuwe toestemming moet worden afgeleverd en kan hierover geen interpretatieverschil ontstaan tussen eLys en de gemeentelijke software.

API-wijzigingen voor integratoren

De API's worden uitgebreid met bijkomende informatie over een ingetrokken toestemming.

Nieuwe velden:

verwijderdOp (datum en tijdstip van intrekking);
redenVerwijdering (bijvoorbeeld Automatisch na wijziging van de inlichtingenfiche of Manueel verwijderd door gemeente).

Deze velden worden beschikbaar gesteld aan:

uitvaartsoftware;
Burgerlijke Stand;
begraafplaatsen;
crematoria.

Bij het opladen van een nieuwe toestemming worden deze velden opnieuw leeggemaakt.

Impact en vereiste acties voor integratoren

Belangrijkste impact

Deze API-uitbreiding is schema-technisch niet-breaking: bestaande velden worden niet verwijderd en nieuwe velden worden toegevoegd.

De wijziging heeft wel een belangrijke functionele impact.

Een toestemming die eerder beschikbaar en geldig was, kan automatisch worden ingetrokken nadat de uitvaartondernemer de inlichtingenfiche wijzigt. Vanaf dat moment:

mag de eerdere toestemming niet meer als geldig worden beschouwd;
is het document niet meer beschikbaar om te downloaden;
moet de gemeente van overlijden een nieuwe toestemming afleveren;
moeten betrokken toepassingen deze status duidelijk aan hun gebruikers tonen.

Integratoren moeten deze wijziging daarom verwerken vóór de activatie van de functionaliteit.

Algemene werking

Wijziging waarvoor geen nieuwe toestemming nodig is

Wanneer de uitvaartondernemer een gegeven wijzigt waarvoor volgens bovenstaande tabel geen nieuwe toestemming nodig is:

blijft de bestaande toestemming geldig;
blijft de link naar het document beschikbaar;
worden geen verwijdergegevens ingevuld;
hoeft de gemeente geen nieuwe toestemming af te leveren.

Wijziging waarvoor wel een nieuwe toestemming nodig is

Wanneer een relevant gegeven wordt gewijzigd:

trekt eLys de bestaande toestemming automatisch in;
blijft de oorspronkelijke datum waarop de toestemming werd opgeladen bewaard;
wordt de link naar het toestemmingsdocument verwijderd;
worden het tijdstip en de reden of oorsprong van de intrekking ingevuld;
wordt aangegeven dat een nieuwe toestemming nodig is;
blijft deze toestand actief totdat de gemeente een nieuwe toestemming oplaadt.

Alleen wanneer het type uitvaart verandert tussen begraving en crematie, begint ook de wettelijke wachttijd van 24 uur opnieuw te lopen.

Manuele verwijdering door de gemeente (bestaat al)

Wanneer de gemeente de toestemming manueel verwijdert, ontstaat voor de integratoren dezelfde functionele toestand:

de toestemming is niet meer geldig;
het document is niet meer beschikbaar;
een nieuwe toestemming is nodig.

Via de reden of oorsprong van de verwijdering kan worden onderscheiden tussen:

automatische intrekking na een relevante wijziging van de inlichtingenfiche;
manuele verwijdering door de gemeente.

Opladen van een nieuwe toestemming

Wanneer de gemeente een nieuwe toestemming oplaadt:

worden de nieuwe oplaaddatum en documentlink ingevuld;
worden de gegevens over de eerdere verwijdering leeggemaakt;
wordt de indicatie dat een nieuwe toestemming nodig is opnieuw false;
kan de nieuwe toestemming opnieuw als geldig worden beschouwd.

Uitvaartintegratoren

Betrokken endpoints

Dossierdetail

GET /uitvaart/v1/dossiers/{dossierNummer}

Onder toestemmingBegrafenisOfCrematie worden volgende velden toegevoegd:

Veld	Type	Betekenis
`verwijderdOp`	datetime of null	Tijdstip waarop de eerdere toestemming werd ingetrokken
`verwijderdDoor`	enum of null	Reden of oorsprong van de intrekking

De definitieve veldnamen en enumwaarden kunnen nog wijzigen tijdens ontwikkeling.

Dossieroverzicht

Het bestaande endpoint /uitvaart/v2/dossiers wordt hiervoor niet uitgebreid.

Integratoren die de ingetrokken toestemming ook in hun dossieroverzicht willen visualiseren, moeten gebruikmaken van het nieuwe dossieroverzichtendpoint dat binnen release 1.15 wordt geïntroduceerd:
1.15 change: Optimalisatie dossieroverzicht uitvaartondernemer

De definitieve endpointnaam en velden worden hier toegevoegd zodra het API-contract beschikbaar is.

Vereiste verwerking

Uitvaartintegratoren moeten:

Een toestemming met ingevulde verwijdergegevens als niet meer geldig beschouwen.
De gebruiker duidelijk tonen dat een nieuwe toestemming van de gemeente wordt verwacht.
Voorkomen dat een dossier als volledig afgewerkt of archiveerbaar wordt weergegeven zolang geen nieuwe toestemming beschikbaar is.
Na het wijzigen van een inlichtingenfiche het dossier opnieuw ophalen, zodat de gewijzigde toestemmingsstatus onmiddellijk zichtbaar wordt.
Een eerder lokaal opgeslagen of gecachet toestemmingsdocument niet langer als geldige toestemming aanbieden.

Waarschuwing vóór het wijzigen van de inlichtingenfiche

eLys voorziet momenteel geen afzonderlijk endpoint waarmee vooraf kan worden gecontroleerd of een wijziging de toestemming zal intrekken.

Uitvaartintegratoren moeten daarom de beslisregels uit de tabel op deze pagina zelf toepassen wanneer zij vóór het indienen een waarschuwing willen tonen.

Bij een relevante wijziging wordt aangeraden minstens volgende melding te tonen:

Door deze wijziging is een nieuwe toestemming nodig. Bij bevestiging wordt de bestaande toestemming ingetrokken en wordt de gemeente van overlijden geïnformeerd.

Wanneer het type uitvaart wijzigt, moet ook worden vermeld dat de wettelijke wachttijd van 24 uur opnieuw begint te lopen.

Integratoren van de gemeente van overlijden

Betrokken endpoints

De informatie wordt toegevoegd aan:

GET /burgerlijke-stand/v2/dossiers
GET /burgerlijke-stand/v1/dossiers/{dossiernummer}
GET /burgerlijke-stand/v1/dossiers/gewijzigd

Nieuwe of gewijzigde informatie:

Veld	Type	Betekenis
`overlijden.bewijzen.verwijderdOp`	datetime of null	Tijdstip waarop de eerdere toestemming werd ingetrokken
`overlijden.bewijzen.verwijderdDoor`	enum of null	Reden of oorsprong van de intrekking
`inlichtingenfiche.nieuweToestemmingNodig`	boolean	Geeft aan dat een nieuwe toestemming moet worden afgeleverd

Wanneer een toestemming wordt ingetrokken:

wordt de documentatie of documentlink van de eerdere toestemming leeggemaakt;
blijft de oorspronkelijke oplaaddatum bewaard;
wordt de actie opgenomen in de historiek;
wordt het dossier opnieuw aangeboden via het endpoint voor gewijzigde dossiers.

nieuweToestemmingNodig blijft true totdat een nieuwe toestemming wordt opgeladen. Ook wanneer daarna nog een wijziging gebeurt die op zichzelf geen nieuwe toestemming vereist, blijft deze waarde true.

Vereiste verwerking

Gemeentelijke integratoren moeten:

Dossiers met nieuweToestemmingNodig = true als een openstaande actie behandelen.
Duidelijk en op een primair niveau tonen dat de eerdere toestemming niet langer geldig is.
De reden en het tijdstip van de intrekking beschikbaar maken voor de gebruiker.
De eerdere documentlink niet meer tonen of gebruiken.
Voorkomen dat het dossier als volledig behandeld wordt weergegeven zolang geen nieuwe toestemming is opgeladen.
De wijziging verwerken wanneer het dossier via /dossiers/gewijzigd wordt teruggegeven.

Aangeraden melding:

De eerdere toestemming werd ingetrokken op DD-MM-JJJJ om UU wegens een relevante wijziging aan de inlichtingenfiche. Er moet een nieuwe toestemming worden afgeleverd.

Bij een manuele verwijdering:

De eerdere toestemming werd verwijderd op DD-MM-JJJJ om UU door de gemeente. Er moet een nieuwe toestemming worden afgeleverd.

Integratoren van gemeenten van begraven

Betrokken endpoint

GET /begraafplaats/v1/toestemmingen

Nieuwe informatie:

Veld	Type	Betekenis
`tijdstipVerwijderenToestemming`	datetime of null	Tijdstip waarop de toestemming werd ingetrokken
`toestemmingVerwijderdDoor`	enum of null	Reden of oorsprong van de intrekking

Wanneer een toestemming wordt ingetrokken:

wordt toestemmingLink leeggemaakt;
wordt het dossier niet meer aangeboden via de opzoeking met een van-tot periode;
kan de ingetrokken toestemming wel nog steeds rechtstreeks worden opgezocht op basis van het RRN of dossiernummer.

Vereiste verwerking

Integratoren moeten een resultaat met een ingevuld verwijdertijdstip als een intrekking van de eerdere toestemming verwerken.

Een lokaal opgeslagen of eerder opgehaald document mag vanaf dat moment niet meer als geldige toestemming worden gebruikt.

Crematoriumintegratoren

Betrokken endpoint

GET /crematorium/v1/toestemmingen

Nieuwe informatie:

Veld	Type	Betekenis
`tijdstipVerwijderenToestemming`	datetime of null	Tijdstip waarop de toestemming werd ingetrokken
`toestemmingVerwijderdDoor`	enum of null	Reden of oorsprong van de intrekking

Wanneer een toestemming wordt ingetrokken:

wordt toestemmingLink leeggemaakt;
wordt het dossier niet meer aangeboden via de opzoeking met een van-tot periode;
kan de ingetrokken toestemming wel nog steeds rechtstreeks worden opgezocht op basis van het dossiernummer.

Het endpoint /crematorium/v1/overlijden/{dossiernummer} wordt niet gewijzigd.

Vereiste verwerking

Crematoriumintegratoren moeten:

Een eerder opgehaalde toestemming na intrekking als ongeldig markeren.
Een lokaal opgeslagen document niet langer aanbieden als geldige toestemming.
Rekening houden met een nieuwe toestemming die later voor hetzelfde dossier wordt afgeleverd.

Geen impact

Er is geen API-impact voor Departement Zorg.

De automatische intrekking heeft geen bijkomende impact op de bestaande regels voor het annuleren van een reservatie bij de begraafplaats.

Activatie en feature toggle

De functionaliteit wordt eerst beschikbaar gemaakt achter een feature toggle.

De definitieve activatiedatum wordt opgenomen in de feature- en releaseplanning.