1.06-08 change: reservatie begraafplaatsen

Context

Summary

De huidige eLys-scope digitaliseert overlijdensadministratie door gegevens en documenten veilig uit te wisselen tussen artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen, crematoria/begraafplaatsen en Departement Zorg. De reservatie en praktische organisatie van een begrafenis op een begraafplaats verloopt vandaag buiten eLys, en verschilt sterk per lokaal bestuur (kalendersystemen, catalogus van begravingsvormen, betrokken diensten, facturatie/concessies). Tegelijk ontstaat er in de praktijk een “verwachtingskloof” omdat uitvaartondernemers één digitale kanaal verwachten, terwijl er momenteel een tweede, lokale flow blijft bestaan.
Deze pagina beschrijft de uitbreiding “Reservatie begraafplaatsen”. De kern is een gestandaardiseerde, gestructureerde reservatie-uitwisseling (MVP) die complementair is aan bestaande gemeentelijke begraafplaatssoftware.

Probleemstelling (as-is)

Gemeenten combineren in de praktijk vaak

1. aangifte/administratie bij gemeente van overlijden

2. info voor begraafplaats bij gemeente van begraven

maar het zijn verschillende rollen (soms zelfs in verschillende gemeenten).

eLys faciliteert vandaag de kernflow overlijdensadministratie, maar ondersteunt niet de volledige reservatie. Buiten scope vallen o.a. keuze specifieke begraafplaats, tijdstip lijkbezorging, wijze van lijkbezorging (kist/urne/lijkwade), details rond concessie/facturatie en contactgegevens.

Doel (to-be)

De doelstelling van eLys is om het enige en vanzelfsprekende kanaal te zijn voor uitvaartadministratie tussen uitvaartondernemers en lokale besturen. Deze functionaliteit draagt hiertoe bij.

Scope

De scope is bewust “MVP + uitbreidbaar” om gemeentelijke variatie te absorberen.

In scope (MVP):

• Een herwerking van de bestaande inlichtingenfiche om deze flow te kunnen ondersteunen.

• Een gestructureerde reservatie-aanvraag door uitvaartondernemer (web + API), gekoppeld aan eLys dossiernummer en gemeente van begraven (zoals vandaag al gekozen in de inlichtingenfiche).

  • Mogelijkheid om tijdstip (voorkeursmomenten), type lijkbezorging (kist/urne) en minimale logistieke gegevens te structureren (velden die vandaag expliciet buiten eLys vallen).

• Doorsturen/beschikbaar stellen van die aanvraag aan de gemeente van begraven (APIl).

• Terugkopppeling door gemeente van begraven naar de uitvaartondernemer (API).

Out of scope (MVP):

• Concessiebeheer, prijzen/retributies, facturatieflow’s, graf-/nisinventaris, betalingen rond begraafplaatsdiensten (sterk lokaal)

  • Reden: juridische restricties, decreetswijziging noodzakelijk - kunnen latere uitbreidingen zijn

• Volledige kalenderplanning/optimalisatie in eLys

• Configuratie inhoud reservatie-aanvraag per gemeente of begraafplaats

• Vervanging van gemeentelijke begraafregisters (gemeenten bewaren gegevens in eigen registers)

Dit heeft geen impact op de bestaande flow waarin de gemeente van begraving reeds de toestemming toe begraven kan ophalen.

Beschrijving functionaliteit

Opmerking - ter voorbereiding van mogelijke uitbreidingen buiten Vlaanderen, zullen nieuwe endpoints in het Engels worden voorzien.

Prototype: Reservatie-begraafplaats-aparte-flow

Slides werkgroep: 20260226_eLys_Werkgroep_reservatiebegraafplaatsen_nr2.pdf

Herwerking inlichtingenfiche

Meer info op deze pagina: 1.06 change: herwerking inlichtingenfiche met o.a. gestructureerde informatie begraafplaatsen - Athumi documentatie - Athumi Confluence

Reservatie begraafplaats

Beschrijving

Mogelijkheid om reservatie te maken

Uit de ingevulde inlichtingenfiche wordt afgeleid of al dan niet een reservatie op een begraafplaats nodig is en hiervoor een melding aan de gemeente van begraven moet gebeuren.

In de MVP zal enkel een reservatie op een gemeentelijke begraafplaats in Vlaanderen ondersteund worden (zowel in kist/lijkwade als urne).

Elke Vlaamse gemeente krijgt twee keuzemogelijkheden:

• Optie 1: de uitvaartondernemer kan een basisfiche voor reservatie via eLys invullen

• Optie 2: indien deze basisfiche niet voldoet aan specifieke vereisten van de gemeente, wordt een link naar de eigen website aangeboden aan de uitvaartondernemer. In dat geval wordt de reservatie volledig buiten eLys verder afgehandeld.

Onderstaande schema’s tonen de beslissingsboom die eLys gebruikt om te bepalen of de uitvaartondernemer een reservatie fiche kan/moet invullen:

Op basis van deze beslissingsboom zal de uitvaartondernemer altijd duidelijk te zien krijgen wat van hen verwacht wordt.

Details fiche reservatie begraafplaats

In de reservatie worden volgende zaken getoond aangezien deze data reeds beschikbaar is op het dossier of uit de inlichtingenfiche:

• Info overledene/overlijden

• Keuze uitvaart (begrafenis vs crematie)

• Keuze begraafplaats

• Keuze asbestemming (bij crematie)

Volgende gegevens dienen door de uitvaartondernemer aangeleverd te worden:

• Tijdstip lijkbezorging (in blokken van 30 minuten)

• Manier lijkbezorging

• (Optioneel) afmetingen kist/urne

• Wijze lijkbezorging

• Aanduiding of concessie nodig is (aanvraag zelf is via website gemeente)

• Extra opmerkingen

Hierbij worden de manier en wijze van lijkbezorging gelimiteerd op basis van wat in de inlichtingenfiche reeds werd aangeduid. Zo is wijze van lijkbezorging ‘uitstrooiing’ niet relevant wanneer in de inlichtingenfiche reeds voor een ‘begrafenis’ werd gekozen.

Volgende logica wordt gebruikt om de lijst van wijzen van lijkbezorging te beperken:

In deze eerste ‘scope’ is de lijst van wijzen van lijkbezorging gelijk voor alle gemeenten en begraafplaatsen. Het is aan de uitvaartondernemer om te valideren of de gewenste wijze van lijkbezorging wordt aanvaard op de gekozen begraafplaats.
Deze lijst configureerbaar maken per begraafplaats is een mogelijke latere uitbreiding.

Impact API

uitvaart

GET /uitvaart/v1/dossiers/{dossierNummer}/cemetaryReservation

• nieuw endpoint voor het opvragen van de details van de reservatie

• reservationMethod wordt gebruikt om te bepalen of de uitvaartondernemer er reservatie kan/moet indienen (zie beslissingsboom hierboven)

  

• naast de details van een (eventueel) reeds ingevulde fiche, worden ook de mogelijk opties meegegeven obv wat is ingevuld in de inlichtingenfiche (zie hierboven)

• inhoud:

  CODE

  {
    "reservationMethod":"string",
    "deceased":{
      "name": "string",
      "firstname": "string",
      "decease": {
        "time": {
          "datum": "2026-02-26T14:58:43.498Z"
        }
    },
    "cemetary": {
      "name": "string",
      "niscodeMunicipality": "71016",
      "newConcessionURL":"string"
    },
    "choiceOfFuneral":"BURIAL"|"CREMATION",
    "ashDestination":""BURIAL"|"COLUMBARIUM"|"SCATTERING",
    "remainsDelivery":{
      "COFFIN",
      "URN",
      "SHROUD"
    },
    "remainsDestination":{
      "GROUND",
      "CRYPT",
      "NATURALBURIAL_REMAINS",   
      "NATURALBURIAL_URN",
      "URNGRAVE",
      "SCATTERING_MEADOW",
      "SCATTERING_NATURALBURIALGROUND",
      "COLUMBARIUM",
      "OTHER",
    }
    
    reservation: {
      //zie hieronder
      ...
    }
  }

POST /uitvaart/v1/dossiers/{dossierNummer}/cemetaryReservation

• nieuw endpoint voor het indienen van een reservatie

• inhoud:

  CODE

  {
    "dateCreated": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
    "dateChanged": "2026-02-26T14:55:34.996Z",
  
    "dateReservation": "2026-02-28T14:30:00.000Z",
    "remainsDelivery":"string",
    "coffinDimensions":{
      "length":0,
      "width":0,
      "height"0
    },
    "urnDimensions":{
      "diameter":0,
      "height"0
    },
    "remainsDestination":"string",
    "remainsDestinationOtherText":"string",
    "concession":"FREE"|"NEW"|"EXISTING"|"NA",
    "existingConcessionDetails":"string",
    "remarks":"string" 
  }

PUT /uitvaart/v1/dossiers/{dossierNummer}/cemetaryReservation

• nieuw endpoint om de inhoud van de reservatie te wijzigen - wordt aangevuld

gemeente overlijden

/

gemeente begraven

Opmerking: onderstaande endpoints zijn enkel relevant voor gemeenten die ervoor kiezen de eLys fiche te gebruiken.

Elke gemeente van begraven kan kiezen in welke toepassing deze informatie wordt opgehaald: in de toepassing burgerlijke stand, toepassen begraafplaatsen, beiden, …

GET /begraafplaats/v1/reservations

• nieuw endpoint om de gewijzigde reservaties op te halen

• inhoud is gelijkaardig aan hierboven

• inclusief status van aanvaarding

GET /begraafplaats/v1/reservations/{dossiernummer}/reservation

• nieuw endpoint om de details van een reservatie op te halen

• inhoud is gelijkaardig aan hierboven

• inclusief status van aanvaarding

Terugkoppeling status reservatie

Beschrijving

Na het indienen van een reservatie door de uitvaartondernemer moet de gemeente begraven deze goedkeuren. De gemeente kan de reservatie ook niet aanvaarden en hiervoor een reden opgeven. De uitvaartondernemer krijgt deze terugkopppeling te zien in de applicatie, bvb

Wanneer de reservatie reeds werd goedgekeurd door de gemeente en de uitvaartondernemer wijzigt de reservatie, dan wordt de goedkeuring automatisch ingetrokken.

Impact API - wordt nog verder aangevuld

Opmerking: onderstaande endpoints zijn enkel relevant voor gemeenten die ervoor kiezen de eLys fiche te gebruiken.

3 statussen voor UO

• in behandeling / aangevraagd

• aanvaard

• extra info nodig

2 acties voor LB

• aanvaard

• niet aanvaard + reden

Samenvatting op dossier niveau

Beschrijving

Om het makkelijker te maken voor de uitvaartondernemer om te controleren wat reeds werd ingediend, zonder beide fiches apart te moeten openen, wordt de samenvatting toegevoegd op het overzichtscherm:

Impact API

Geen extra API impact, is aan integrator om deze gegevens uit de inlichtingenfiche en reservatie te halen

Wijziging inlichtingenfiche na indiening reservatie

Wanneer de uitvaartondernemer een reservatie heeft ingediend en daarna een wijziging doet aan de inlichtingenfiche:

• wordt een waarschuwing getoond aan de uitvaartondernemer

• indien die toch bevestigt, wordt de reservatie verwijderd, en wordt de verwijdering zo doorgegeven aan de gemeente van begraven

Beschrijving API wordt nog aangevuld met dit onderdeel