1.06-09 change: reservatie begraafplaatsen
Context
Summary
De huidige eLys-scope digitaliseert overlijdensadministratie door gegevens en documenten veilig uit te wisselen tussen artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen, crematoria/begraafplaatsen en Departement Zorg. De reservatie en praktische organisatie van een begrafenis op een begraafplaats verloopt vandaag buiten eLys, en verschilt sterk per lokaal bestuur (kalendersystemen, catalogus van begravingsvormen, betrokken diensten, facturatie/concessies). Tegelijk ontstaat er in de praktijk een “verwachtingskloof” omdat uitvaartondernemers één digitale kanaal verwachten, terwijl er momenteel een tweede, lokale flow blijft bestaan.
Deze pagina beschrijft de uitbreiding “Reservatie begraafplaatsen”. De kern is een gestandaardiseerde, gestructureerde reservatie-uitwisseling (MVP) die complementair is aan bestaande gemeentelijke begraafplaatssoftware.
Probleemstelling (as-is)
Gemeenten combineren in de praktijk vaak
aangifte/administratie bij gemeente van overlijden
info voor begraafplaats bij gemeente van begraven
maar het zijn verschillende rollen (soms zelfs in verschillende gemeenten).
eLys faciliteert vandaag de kernflow overlijdensadministratie, maar ondersteunt niet de volledige reservatie. Buiten scope vallen o.a. keuze specifieke begraafplaats, tijdstip lijkbezorging, wijze van lijkbezorging (kist/urne/lijkwade), details rond concessie/facturatie en contactgegevens.
Doel (to-be)
De doelstelling van eLys is om het enige en vanzelfsprekende kanaal te zijn voor uitvaartadministratie tussen uitvaartondernemers en lokale besturen. Deze functionaliteit draagt hiertoe bij.
Scope
De scope is bewust “MVP + uitbreidbaar” om gemeentelijke variatie te absorberen.
In scope (MVP):
Een herwerking van de bestaande inlichtingenfiche om deze flow te kunnen ondersteunen.
Een gestructureerde reservatie-aanvraag door uitvaartondernemer (web + API), gekoppeld aan eLys dossiernummer en gemeente van begraven (zoals vandaag al gekozen in de inlichtingenfiche).
Mogelijkheid om tijdstip (voorkeursmomenten), type lijkbezorging (kist/urne) en minimale logistieke gegevens te structureren (velden die vandaag expliciet buiten eLys vallen).
Doorsturen/beschikbaar stellen van die aanvraag aan de gemeente van begraven (APIl).
Terugkopppeling door gemeente van begraven naar de uitvaartondernemer (API).
Out of scope (MVP):
Concessiebeheer, prijzen/retributies, facturatieflow’s, graf-/nisinventaris, betalingen rond begraafplaatsdiensten (sterk lokaal)
Reden: juridische restricties, decreetswijziging noodzakelijk - kunnen latere uitbreidingen zijn
Volledige kalenderplanning/optimalisatie in eLys
Configuratie inhoud reservatie-aanvraag per gemeente of begraafplaats
Vervanging van gemeentelijke begraafregisters (gemeenten bewaren gegevens in eigen registers)
Dit heeft geen impact op de bestaande flow waarin de gemeente van begraving reeds de toestemming toe begraven kan ophalen.
Beschrijving functionaliteit
Opmerking - ter voorbereiding van mogelijke uitbreidingen buiten Vlaanderen, zullen nieuwe endpoints in het Engels worden voorzien.
Prototype: Reservatie-begraafplaats-aparte-flow
Herwerking inlichtingenfiche
Deze wijziging is inherent verbonden met de reservatie begraafplaats, maar geldt voor alle dossiers.
Meer info op deze pagina: 1.06 change: herwerking inlichtingenfiche met o.a. gestructureerde informatie begraafplaatsen
Reservatie begraafplaats maken door uitvaartondernemer
Mogelijkheid om reservatie te maken
Of een gemeente al dan niet gebruik maakt van de infofiche in eLys, wordt bepaald op basis van de logica, zoals beschreven op deze pagina: 1.06 change: reservatie begraafplaats optie ophalen als uitvaartintegrator
Hoe de uitvaartondernemer een reservatie kan maken, staat hier: 1.07 change: reservatie begraafplaats indienen en wijzigen door uitvaartondernemer
Mogelijkheid om reservatie te wijzigen
Een reeds ingediende reservatie kan nadien ook gewijzigd worden door de uitvaartondernemer: 1.07 change: reservatie begraafplaats indienen en wijzigen door uitvaartondernemer | Formulier-wijzigen
Reservatie begraafplaats ophalen door gemeente van begraven en status terugkoppelen aan uitvaartondernemer
Na indiening van de reservatie door de uitvaartondernemer, wordt de inhoud van de infofiche beschikbaar gesteld aan de gemeente van begraven, die op haar beurt een status kan terugkoppelen: 1.08 change: reservatie begraafplaats voor gemeente van begraven
Wijziging inlichtingenfiche na indiening reservatie
Aangezien de inhoud van de inlichtingenfiche uitvaart is verbonden aan de indiening van de reservatiefiche begraafplaats (nl. bij de juiste gemeente van begraven), is er een effect bij wijziging van deze inlichtingenfiche: 1.09 change: effect wijziging inlichtingenfiche op bestaande reservatie begraafplaats