Overlijdensdossier archiveren (uitvaartondernemer)
Eenmaal de overlijdensafhandeling is afgerond kan het dossier worden gearchiveerd door onderaan in het overlijdensdossier op de knop ‘Archiveren’ te klikken. Het dossier verandert van status naar 'Behandeld'.
Wat zijn de voorwaarden om een dossier te archiveren?
Om een overlijdensdossier te archiveren, dient alle informatie aanwezig te zijn in het dossier:
De inlichtingenfiche uitvaart is ingediend.
De socio-economische gegevens zijn aangevuld.
De toestemming tot begraven of crematie is opgemaakt door het lokaal bestuur van overlijden en beschikbaar in het overlijdensdossier.
De overlijdensaktes zijn opgemaakt door het lokaal bestuur van overlijden en beschikbaar in het overlijdensdossier.
Indien dit niet het geval is, zal er een foutboodschap verschijnen die aanduidt welke informatie ontbreekt.
Bijvoorbeeld indien de socio-economische gegevens niet zijn aangevuld zal de boodschap “Archiveren dossier niet mogelijk zonder ingevulde socio-economische gegevens” zichtbaar zijn.
Lees hier meer over de volledige dossierflow.
Automatische archivering na 45 dagen
Om te vermijden dat er teveel dossiers blijven openstaan bij een onderneming, zorgt het systeem voor een automatische archivering van dossiers die aan bovenstaande voorwaarde zijn voldaan en:
langer dan 45 dagen geleden zijn aangemaakt (na vaststelling door arts),
of, indien reeds heropend door de uitvaartondernemer, ouder zijn dan 45 dagen na de laatste heropening.
Wat zijn de gevolgen wanneer een dossier is afgesloten?
Er zijn geen wijzigingen meer mogelijk aan het dossier (bijvoorbeeld aan de inlichtingenfiche uitvaart).
Het dossier is niet langer zichtbaar in ‘Mijn Dossiers’. Op deze manier blijft het overzicht behouden op de dossiers waarvoor nog acties vereist zijn.
Indien het lokaal bestuur een wijziging doorvoert in een afgesloten dossier, zal de status automatisch terug in de status ‘toegekend’ komen staan. In het overzicht dossiers zal een uitroepteken staan en bovenaan het dossier zal aangeduid staan wat er is gewijzigd.