Wat verloopt (niet) via eLys (lokaal bestuur)

Algemeen principe

• eLys is steeds het standaardkanaal voor gegevensuitwisseling.

• De rol van het lokaal bestuur (plaats van overlijden, plaats van begraven of plaats van domicilie) bepaalt welke informatie (al dan niet via eLys) ontvangen wordt.

• Enkel informatie die (nog) niet via eLys verloopt én noodzakelijk is voor de wettelijke of praktische uitvoering van die rol, mag daarbuiten worden uitgewisseld.

Gegevensuitwisseling per type gemeente

1. Gemeente van overlijden

In het standaardproces verloopt alle noodzakelijke informatie-uitwisseling via eLys.
Rechtstreekse contactname of het opvragen van documenten buiten eLys is niet de bedoeling, tenzij hieronder expliciet vermeld.

Wat mag wél (buiten eLys)

• Uitzonderlijke contactname bij dossierproblemen
  (bv. ontbrekende handtekeningen op het ondertekend verzoek)

• Aanstelling van de beëdigd arts, indien de gemeente dit zelf organiseert
  → na vraag van de uitvaartondernemer

• Aanlevering van andere, meer recente, laatste wilsbeschikking dan deze in het Rijksregister

• Opsturen van fysieke identiteitskaart aan gemeente van overlijden

Wat mag níet (buiten eLys)

De gemeente van overlijden mag geen bijkomende informatie of documenten opvragen die reeds via eLys verlopen, of geen verband houden met haar wettelijke bevoegdheid, waaronder:

• Verzoek van de nabestaanden
  → verloopt via eLys (bijlage bij de inlichtingenfiche)

• Aanvraag tot begraven of crematie, ingevuld door de nabestaanden
  → vervangen door de inlichtingenfiche uitvaart via eLys

• Mandaat van de nabestaanden aan de uitvaartondernemer
  → De uitvaartondernemer bevestigt dit mandaat in eLys en bewaart het voor eigen administratie
  → De gemeente heeft hierop geen controlebevoegdheid (Athumi wel)

• Gegevens van de nabestaanden

• Kopie identiteitskaart (overledene of nabestaanden)

• Gegevens over de plechtigheid
  → Klein verlet is geen gemeentelijke bevoegdheid; ook voor andere doeleinden is er geen wettelijke basis

• Crematiegegevens (plaats, datum en uur)

• Specifieke keuze van begraafplaats

• Voorafgaande aanvaarding van de begraafplaats als voorwaarde voor het afleveren van de toestemming

2. Gemeente van begraven

Wat mag wél (buiten eLys)

• Reservatie van de begraafplaats, met:

  • Aard van de lijkbezorging

  • Plaats, datum en uur
    → Deze reservatie verloopt voorlopig buiten eLys

• Concessieaanvraag

• Gegevens over de plechtigheid, enkel indien nodig voor de praktische uitvoering
  (bv. verwijderen van paaltjes, plaatsen van plakkaten)

Wat mag níet (buiten eLys)

De gemeente van begraven mag geen informatie opvragen die geen verband houdt met haar bevoegdheid, waaronder:

• Crematiegegevens
  (plaats, datum en uur van crematie)

• Kopie van aanvraag tot begraven of crematie

• Toestemming tot crematie
  → Deze toestemming is niet nodig om de bestemming van de as op de begraafplaats te aanvaarden

• Niet-verzet van parket tegen afleveren toestemming tot begraven of crematie
  → Bevoegdheid van de gemeente van overlijden

• Kopie identiteitskaart van de overledene

• Mandaat van de nabestaanden aan de uitvaartondernemer

• Bij thuisbewaring:

  • kopie aanvraag thuisbewaring

  • toestemming van de eigenaar
    → Bevoegdheid van de gemeente van overlijden, verloopt via eLys

3. Gemeente van domicilie

De gemeente van domicilie vraagt geen informatie op bij uitvaartondernemer of nabestaanden.
De nodige interne acties gebeuren op basis van het Pubexi-bericht uit het Rijksregister.

Wat mag níet

• Elke vorm van rechtstreekse opvraging van informatie of documenten bij:

  • de uitvaartondernemer

  • de nabestaanden

• Opvragen van overlijdens-, begravings- of crematiegegevens
  → Het Pubexi-bericht is voldoende/volstaat.