Bewaarverplichting en -termijnen

Deze pagina geeft een beknopt overzicht van wat wordt bewaard, door wie, en wat een lokaal bestuur zelf moet bijhouden in het kader van een overlijdensdossier. Lokale besturen blijven zelf verantwoordelijk voor de correcte bewaring en archivering van dossiers volgens de juridische richtlijnen.

eLys

• Rol: digitaal doorgeefplatform (geen archief, geen bron)

• Wat wordt bewaard: overlijdensgegevens die nodig zijn voor de doorstroming tussen actoren

• Bewaartermijn: 2 jaar (90 dagen voor overlijdensakte en bronbevraging laatste wilsbeschikking)

Na afloop van deze termijn worden de gegevens automatisch verwijderd.

DABS (Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand)

• Rol: authentieke bron

• Wat wordt bewaard: akte van overlijden

• Bewaartermijn: permanent

Lokale gemeentelijke toepassing gemeente van overlijden

• Aanvraag toestemming tot begraven of crematie (inlichtingenfiche): 10 jaar

  • Inclusief de opgeladen documenten (verzoek nabestaanden)

  • De afgeleverde toestemming (document) dient niet noodzakelijk bewaard te worden na 2 jaar, gezien deze als nodig steeds opnieuw kan opgemaakt worden.

• Overlijdensgegevens – strook A zoals ingevuld door de arts: 10 jaar

• Verslag beëdigd arts: 10 jaar

• Logging: 10 jaar

Lokale gemeentelijke toepassing gemeente van begraven

• Wat wordt bewaard (blijvend):

  • Begraafinformatie

  • Begravingsregister

  • Concessies

Deze informatie verloopt niet via eLys.