Volmacht of mandaat van de nabestaanden (uitvaartondernemer)
Mandaat van de nabestaanden
Wanneer u klikt op ‘Overlijdensdossier opstarten’, wordt u gevraagd om een verklaring op eer af te leggen dat u beschikt over een mandaat (volmacht) van de nabestaanden.
Dit mandaat hoeft niet opgeladen te worden in eLys.
Het beschikken over een mandaat is wel een verplichte voorwaarde om een overlijdensdossier te mogen opstarten en opvolgen.
Er kunnen (steekproef)controles worden uitgevoerd. In dat geval kan u gevraagd worden om aan te tonen dat u over een geldig mandaat beschikt.
Het is daarom noodzakelijk dat u het mandaat, ondertekend door degene die bevoegd is om in de lijkbezorging te voorzien, bewaart in uw eigen administratie.
Verantwoordelijkheid en vermelding op toestemming
De uitvaartonderneming (met vermelding van naam en KBO-nummer) dient, in opdracht van de nabestaanden, de aanvraag tot toestemming tot begraven of crematie in via eLys (de inlichtingenfiche).
De persoon die bevoegd is om in de lijkbezorging te voorzien (nabestaande of andere) hoeft niet gekend te zijn bij de gemeente van overlijden. De uitvaartondernemer, die optreedt als gemachtigde, is volledig bevoegd om de administratieve afhandeling van het overlijdensdossier te verzorgen en de nodige aanvragen in te dienen.
Het vroegere ‘aanvraag tot cremeren / volmacht’ document, ook Formulier I genoemd, hoeft dus niet meer aan de gemeente van overlijden bezorgd te worden. Dit wordt volledig vervangen door de inlichtingenfiche. De volmacht dient wel bewaard te worden voor eigen administratieve doeleinden.
Tip voor de uitvaartondernemer
Zeker indien er geen laatste wilsbeschikking aanwezig is en er geen ondertekend verzoek moet opgeladen worden in eLys (dit is namelijk enkel nodig in bepaalde gevallen), raden we aan om de wensen van de nabestaanden best op het mandaat noteren. Zo wordt eventuele latere discussie vermeden. Dit mandaat moet ook deze gevallen niet opgeladen worden in eLys.
Juridische basis
Deze werkwijze is gebaseerd op:
Artikel 15bis, § 2, eerste lid van het decreet Begraafplaatsen en lijkbezorging (voor crematie op basis van art. 19, § 1 van overeenkomstige toepassing)
Degene die bevoegd is om in de lijkbezorging te voorzien of diens gemachtigde bezorgt de aanvraag tot toestemming aan de ambtenaar van de burgerlijke stand, of diens gemachtigde beambten, van de gemeente waar het overlijden is vastgesteld"
Artikel 2, 23° van het Decreet platform overlijdensadministratie (2025), waarin de uitvaartondernemer wordt gedefinieerd als de gemachtigde van degene die bevoegd is om in de lijkbezorging te voorzien.