Voorbereiding tot aansluiting op eLys
Voorbereidende stappen
Om ervoor te zorgen dat elk lokaal bestuur vanaf de lancering van eLys begin januari 2026 klaar is om het nieuwe platform te gebruiken, zijn er enkele belangrijke voorbereidende stappen die moeten worden genomen.
Stap | Deadline | Meer uitleg | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bestelling plaatsen bij één van de softwareleveranciers | Maart 2025 | ||
| 2 | Clustermeeting bijwonen | Mei 2025 | Schrijf | in voor de meeting met jouw leverancier: |
| 3 | Technische koppeling goedkeuren | Juni 2025 | ||
| 4 | Infosessie eLys volgen | 16 september 2025 | In september zal een nieuwe infosessie voor lokale besturen plaatsvinden met een update van de stand van zaken. | |
| 5 | Opleidingen of webinar volgen bij de softwareleverancier | November 2025 | Wij vragen alle lokale besturen om minstens één opleiding of webinar te volgen bij hun softwareleverancier. De softwareleveranciers zullen hier nog over communiceren. | |
| 6 | Begeleide brief meegeven bij verdeling formulieren IIIC/D | Najaar 2025 | Statbel zal begeleidende brieven meegeven ter aankondiging van de proceswijziging voor de arts. Gelieve deze mee te geven/sturen aan de artsen die formulieren ophalen. | |
| 7 | Communicatie versturen naar uitvaartondernemers en beëdigd artsen | November 2025 | Via sjablonen die we ter beschikking stellen, zullen we vragen aan jullie als lokaal bestuur om de nodige mailings/ aankondigingen op de website te voorzien. | Communicatiesjablonen volgen |
| 8 | Toetredingsovereenkomst ondertekenen | timing te bevestigen | Er zal een toetredingsovereenkomst, met onder meer de (gezamenlijke) verwerking van persoonsgegevens ondertekend moeten worden per lokaal bestuur. | |
| 9 | Start gebruik toepassing | November 2025 (Leuven en Lier) / Januari 2026 | Vanaf januari 2026 zal het gebruik van eLys verplicht zijn voor artsen, uitvaartondernemers en lokale besturen. Het is niet mogelijk voor andere gemeenten om vroeger te starten met eLys, gezien alle betrokken actoren worden geïnformeerd over de startdatum. |
Wat als er toch nog een aangifte per mail of papier binnenkomt na 1/1/2026?
Via een uitgebreid communicatieplan verwachten we dat de meeste betrokkenen op de hoogte zullen zijn. Het zal in de beginfase echter voorkomen dat er alsnog op de oude manier wordt gewerkt.
Alle aangiftes met een overlijdensdatum vanaf 1/1/2026 mogen niet meer op papier en per mail afgehandeld worden en moeten via eLys verlopen.
Papieren formulier IIIC/D ingevuld door de arts?
Uitvaartondernemer (of in tweede instantie lokaal bestuur) contacteert de arts met de vraag om de vaststelling opnieuw in te dienen via elys.athumi.eu.
Aangifte en aanvraag akte of toestemming via mail door uitvaartondernemer?
Lokaal bestuur verwijst de uitvaartondernemer naar elys.athumi.eu of naar de juiste documentatie hoe de uitvaartondernemer zich de eerste keer moet registreren (wordt aangevuld).
Opname laatste infosessie
Herbekijk hier de infosessie voor lokale besturen van 12 november 2024: