Wanneer de gemeente(lijke software) tijdelijk onbeschikbaar is, bijvoorbeeld na een (poging tot) cyberaanval, volgt de gemeente onderstaand stappenplan om de dienstverlening rond overlijdensadministratie verder te garanderen.
Tijdens de onbeschikbaarheid
1. Meld de onbeschikbaarheid
Wie: Ambtenaar burgerlijke stand
-
Meld de onbeschikbaarheid aan Athumi via elys@athumi.eu
-
Vermeld de verwachte duur
-
Geef een bereikbaar e-mailadres door
-
Samen met Athumi wordt, afhankelijk van de duur van de beschikbaarheid, bekeken of kan gewacht worden, of een alternatieve papieren procedure met de uitvaartondernemers moet opgestart worden.
-
-
Informeer de uitvaartondernemers
-
Vermeld de verwachte duur
-
Bezorg hen een sjabloon aanvraag tot begraven of crematie wanneer de papieren procedure moet opgestart worden.
-
-
Neem contact op met uw softwareleverancier voor ondersteuning
Volgende stappen zijn enkel van toepassing bij langdurige onbeschikbaarheid.
2. Doorgeven van overlijdensgegevens
Wie: Athumi
Indien de onbeschikbaarheid van de gemeente te lang duurt en de verdere uitvaartregeling in het gedrang kan komen, bezorgt Athumi in overleg tweemaal per dag een overzicht van de nieuwe eLys-vaststellingen aan de burgerlijke stand van de getroffen gemeente.
3. Aanvragen door uitvaartondernemer
Wie: Uitvaartondernemer
-
Stuurt per e-mail een aanvraag tot begraven of crematie naar de gemeente van overlijden
-
Enkel bij risico op uitstel
-
-
Bij begraving:
-
Stuurt ook een reservatieaanvraag naar de gemeente van begraven
-
4. Manuele verwerking
Wie: Ambtenaar burgerlijke stand
-
Maakt de akte via een PV
-
Gebaseerd op de gegevens van de vaststellende arts, doorgekregen via Athumi
-
Manueel invullen en ondertekenen
-
-
Vult het toestemmingssjabloon manueel in en ondertekent
-
Bezorgt beide documenten buiten eLys aan de uitvaartondernemer
Wanneer eLys opnieuw beschikbaar is
Wie: Ambtenaar burgerlijke stand
-
Informeer Athumi en de uitvaartondernemers
-
Hervat de normale werking via eLys
-
Registreer papieren dossiers als:
-
Burgeraanvragen
-
Belangrijk
-
Gebruik deze werkwijze enkel wanneer nodig
-
Communiceer duidelijk met alle betrokken partijen
-
Houd intern bij welke dossiers manueel verwerkt werden