Veelgestelde vragen over betaling
1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?
Niet elke organisatie krijgt de mogelijkheid om gedane planaanvragen via factuur te betalen. Uw organisatie moet aan minstens 1 van de volgende criteria voldoen om via factuur te kunnen betalen:
Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen
Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid)
De toelating om via factuur te betalen is een gunst. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze optie.
Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen. Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten. Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?
Facturen worden opgesteld per maand en verstuurd via het Peppol-netwerk. Wanneer de factuur niet verstuurd kon worden via peppol, wordt ze daarna per mail verstuurd.
De facturatie gebeurt volgens de instellingen die de planaanvrager opgaf. Standaard factureren we alle planaanvragen op de hoofdorganisatie.
3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?
Ja. Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen.
Het nog beschikbare saldo raadpleegt u zowel in het uitklapmenu met uw instellingen als in het winkelmandje.
Wanneer u niet genoeg krediet hebt om een winkelmandje te betalen, kunt u het winkelmandje ook nog online betalen.
Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten.
Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
Opgelet: er worden geen terugbetalingen uitgevoerd.
4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?
U kunt dit enkel doen als u prepaid-krediet oplaadt.
De winkelmandjes zijn aan een individuele gebruiker gekoppeld. Het prepaid-krediet is gekoppeld aan de hele organisatie, inclusief eventuele suborganisaties. Hierdoor kunnen collega’s ook gebruik maken van het krediet dat u oplaadde.
5. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Betaalt uw organisatie de planaanvragen voordat ze ingediend worden (met een online betaling of prepaid saldo)? Dan kunt u tijdens het afrekenen de volgende facturatiegegevens aanpassen:
t.a.v. (ter attentie van)
E-mailadres
Eigen referentie (voor bestelbonnummer of PO-nummer)
Betaalt uw organisatie achteraf via nafacturatie? Dan kunt u deze facturatiegegevens (maandelijks) aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" (tabblad Facturatie).
Heeft uw organisatie meerdere organisatieniveaus (suborganisaties)? Dan kunt u via de KLIP-website onder "Instellingen" (tabblad Facturatie) de facturatiegegevens per suborganisatie aanpassen of facturatiegroepen aanmaken.
Adresgegevens maatschappelijke zetel wijzigen
Organisaties die online betalen of een prepaid saldo gebruiken: Tijdens het afrekenen kunt u de adresgegevens zelf aanpassen.
Organisaties die via nafacturatie betalen: Deze organisaties kunnen de adresgegevens niet zelf aanpassen. Neem hiervoor contact op via klip@athumi.eu.
6. Is het mogelijk om een projectnummer of bestelbonnummer te vermelden op de voldane factuur?
Zeker. Vul dit nummer dan tijdens het afrekenen in bij de facturatiegegevens:
7. Kan ik de bijlage bij de factuur ontvangen?
Er zijn 2 manieren om de factuurbijlage te ontvangen:
Via het overzicht van de facturen in de webtoepassing (u hebt dan wel toegang tot KLIP nodig)
Via de link in de factuur (deze link staat net boven de “Voldaan”-knop en is 1 maand geldig)
8. Wat zijn facturatiegroepen?
Wanneer uw organisatie meerdere organisatieniveaus heeft, is het mogelijk om planaanvragen van verschillende suborganisaties te groeperen op één factuur.
Standaard krijgt elke suborganisatie een aparte factuur op het KBO-nummer van de organisatie, met aparte facturatiegegevens. Deze facturatiegegevens kunt u (maandelijks) instellen via “Instellingen“ (tabblad Facturatie).
Planaanvragers kunnen er ook voor kiezen om één of meerdere facturatiegroepen aan te maken. Zo kunt u planaanvragen van bepaalde (sub)organisaties samen op één factuur zetten.
Voorbeeld:
Organisatie A is opgedeeld in 2 suborganisaties (B en C). Elke suborganisatie heeft op zijn beurt nog 2 suborganisaties (D, E, F en G).
U kunt bijvoorbeeld drie facturatiegroepen aanmaken als u drie aparte facturen wil ontvangen:
Facturatiegroep 1: Organisatie A
Facturatiegroep 2: Organisatie B, D en E
Facturatiegroep 3: Organisatie C, F en G
Zo ontvangt u drie aparte facturen: één voor A, één voor B, D en E samen, en één voor C, F en G samen.
Belangrijk
Elke (sub)organisatie kan slechts aan één facturatiegroep tegelijk worden toegevoegd.
Wilt u een (sub)organisatie naar een andere facturatiegroep verplaatsen? Verwijder deze dan eerst uit de huidige groep en voeg hem daarna toe aan de gewenste groep.
Facturatiegroepen kan u aanmaken of wijzigen via "Instellingen" (tabblad Facturatie).
9. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Als u geen Belgisch KBO-nummer hebt, neemt u contact op met klip.athumi.eu.
Goed om te weten: op de KLIP-bestellingen is steeds 21% BTW verschuldigd, ook al is uw bedrijf in het buitenland gevestigd.
10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?
Betaalt uw organisatie de planaanvragen voordat ze ingediend worden (met een online betaling of prepaid saldo)? Dan kunt u tijdens het afrekenen de volgende facturatiegegevens aanpassen:
t.a.v. (ter attentie van)
E-mailadres
Eigen referentie (voor bestelbonnummer of PO-nummer)
Betaalt uw organisatie achteraf via nafacturatie? Dan kunt u deze facturatiegegevens (maandelijks) aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" (tabblad Facturatie).
Heeft uw organisatie meerdere organisatieniveaus (suborganisaties)? Dan kunt u via de KLIP-website onder "Instellingen" (tabblad Facturatie) de facturatiegegevens per suborganisatie aanpassen of facturatiegroepen aanmaken.
Adresgegevens maatschappelijke zetel wijzigen
Organisaties die online betalen of een prepaid saldo gebruiken: Tijdens het afrekenen kunt u de adresgegevens zelf aanpassen.
Organisaties die via nafacturatie betalen: Deze organisaties kunnen de adresgegevens niet zelf aanpassen. Neem hiervoor contact op via klip@athumi.eu.
11. Kan ik een factuur ontvangen op naam van mijn organisatie?
Dit is enkel mogelijk als u ook inlogde in voor die organisatie. Wanneer u plannen aanvroeg als natuurlijk persoon (particulier), kan u enkel een factuur krijgen op uw eigen naam.
Sinds dit jaar beheren de organisaties zelf hun toegang tot KLIP. Meer info over het inregelen van professionele accounts vindt je op https://docs.athumi.eu/klip/help/medewerker-van-een-bedrijf-of-organisatie.