Veelgestelde vragen over betaling
1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?
Niet elke organisatie krijgt de mogelijkheid om gedane planaanvragen via factuur te betalen. Uw organisatie moet aan minstens 1 van de volgende criteria voldoen om via factuur te kunnen betalen:
Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen
Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid)
De toelating om via factuur te betalen is een gunst. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze optie.
Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen. Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten. Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?
Facturen worden opgesteld per maand en verstuurd via het Peppol-netwerk. Wanneer de factuur niet verstuurd kon worden via peppol, wordt ze daarna per mail verstuurd.
De facturatie gebeurt volgens de instellingen die de planaanvrager opgaf. Standaard factureren we alle planaanvragen op de hoofdorganisatie.
3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?
Ja. Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen.
Het nog beschikbare saldo raadpleegt u zowel in het uitklapmenu met uw instellingen als in het winkelmandje.
Wanneer u niet genoeg krediet hebt om een winkelmandje te betalen, kunt u het winkelmandje ook nog online betalen.
Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten.
Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
Opgelet: er worden geen terugbetalingen uitgevoerd.
4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?
U kunt dit enkel doen als u prepaid-krediet oplaadt.
De winkelmandjes zijn aan een individuele gebruiker gekoppeld. Het prepaid-krediet is gekoppeld aan de hele organisatie, inclusief eventuele suborganisaties. Hierdoor kunnen collega’s ook gebruik maken van het krediet dat u oplaadde.
5. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Betaalt uw organisatie de planaanvragen voordat ze ingediend worden? Pas dan de facturatiegegevens aan bij het afrekenen.
Betaalt uw organisatie via na-facturatie? Pas dan de facturatiegegevens per suborganisatie aan via de KLIP-website onder "Instellingen".
Organisaties met meerdere organisatieniveaus (suborganisaties) kunnen verschillende facturatiegroepen laten aanmaken. Geef uw gewenste groepen door via klip@athumi.eu. Deze instellingen kunnen hierna niet meer aangepast worden via de de KLIP-website.
6. Is het mogelijk om een projectnummer of bestelbonnummer te vermelden op de voldane factuur?
Zeker. Vul dit nummer dan tijdens het afrekenen in bij de facturatiegegevens:
7. Kan ik de bijlage bij de factuur ontvangen?
Er zijn 2 manieren om de factuurbijlage te ontvangen:
Via het overzicht van de facturen in de webtoepassing (u hebt dan wel toegang tot KLIP nodig)
Via de link in de factuur (deze link staat net boven de “Voldaan”-knop en is 1 maand geldig)
8. Wat zijn facturatiegroepen?
Wanneer u meerdere organisatieniveaus hebt, is het mogelijk om planaanvragen van verschillende suborganisaties gegroepeerd op een factuur te zetten.
Standaard krijgt elke suborganisatie apart een factuur op het KBO nummer van de organisatie, maar met aparte facturatiegegevens die kunnen opgegeven worden bij “Instellingen“ .
Planaanvragers kunnen er ook voor kiezen om één of meerdere facturatiegroepen te laten aanmaken.
Voorbeelden:
Organisatie A is opgedeeld in 2 suborganisaties (B en C). Elke suborganisatie is op zijn beurt opgedeeld in 2 nieuwe suborganisaties (D, E, F en G):
In een standaard facturatiegroep zitten alle (sub)organisaties in 1 facturatiegroep. Het KLIP stuurt dan 1 factuur met daarop alle planaanvragen van de (sub)organisaties A, B, C, D, E, F en G.
Ook tussenvormen zijn mogelijk. Stel dat u drie verschillende facturen wil krijgen (de planaanvragen van de organisaties D, E, F en G komen op de factuur van de hoger liggende organisaties), dan stelt u 3 facturatiegroepen in:
Organisatie A
Organisatie B, D en E
Organisatie C, F en G
Facturatiegroepen laat u instellen of wijzigen via klip@athumi.eu.
9. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Als u geen Belgisch KBO-nummer hebt, neemt u contact op met klip.athumi.eu.
Goed om te weten: op de KLIP-bestellingen is steeds 21% BTW verschuldigd, ook al is uw bedrijf in het buitenland gevestigd.
10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?
Organisaties kunnen de facturatiegegevens aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" per (sub)organisatie.
Maakt uw organisatie gebruik van facturatiegroepen? Dan geeft u de wijzigingen door aan klip@athumi.eu.
Is uw KBO-nummer wel correct, maar het facturatieadres niet? Neem dan contact op met de Kruispuntbank Ondernemingen.
11. Kan ik een factuur ontvangen op naam van mijn organisatie?
Dit is enkel mogelijk als u ook inlogde in voor die organisatie. Wanneer u plannen aanvroeg als natuurlijk persoon (particulier), kan u enkel een factuur krijgen op uw eigen naam.
Sinds dit jaar beheren de organisaties zelf hun toegang tot KLIP. Meer info over het inregelen van professionele accounts vindt je op https://docs.athumi.eu/klip/help/medewerker-van-een-bedrijf-of-organisatie.