1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?
Niet elke organisatie kan planaanvragen via factuur betalen.
Je organisatie komt hiervoor in aanmerking als ze aan minstens één van de volgende voorwaarden voldoet:
-
Je dient planaanvragen in via de integratie met de KLIP-services (API).
-
Je dient gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand in.
-
Je bent een overheidsinstantie, zoals een gemeente of een entiteit van de Vlaamse overheid.
De mogelijkheid om via factuur te betalen is een gunst. Organisaties die hun facturen niet tijdig betalen, kunnen deze betaalmethode verliezen.
Komt je organisatie niet in aanmerking voor betaling via factuur? Dan kan je werken met vooraf betaald krediet. Je laadt vooraf een bedrag op dat gebruikt wordt om planaanvragen te betalen. Ook collega's binnen je organisatie, eventueel in een ander organisatieniveau, kunnen dit krediet gebruiken. Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig.
2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?
Facturen worden maandelijks opgemaakt. Ze worden verstuurd via het Peppol-netwerk.
De facturatie gebeurt volgens de ingestelde facturatievoorkeuren van de organisatie.
Standaard worden alle planaanvragen gefactureerd aan de hoofdorganisatie.
3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?
Ja. Organisaties die niet via factuur betalen, kunnen gebruikmaken van vooraf betaald krediet.
Je laadt vooraf een bedrag op waarmee je planaanvragen betaalt.
Je beschikbare saldo kan je raadplegen:
-
Via het instellingenmenu.
-
In het winkelmandje.
Heb je onvoldoende krediet om een winkelmandje te betalen? Dan kan je de betaling ook nog online uitvoeren.
Ook collega's binnen je organisatie, eventueel in een ander organisatieniveau, kunnen gebruikmaken van hetzelfde krediet.
Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig. Terugbetalingen van opgeladen krediet zijn niet mogelijk.
4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?
Ja, op voorwaarde dat je organisatie gebruikmaakt van vooraf betaald krediet.
Winkelmandjes zijn gekoppeld aan een individuele gebruiker. Het prepaid-krediet is daarentegen gekoppeld aan de volledige organisatie, inclusief eventuele suborganisaties.
Daardoor kunnen ook je collega's planaanvragen betalen met het krediet dat door de organisatie werd opgeladen.
5. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
De manier waarop je facturatiegegevens beheert, hangt af van de gekozen betaalmethode.
Bij online betaling of vooraf betaald krediet
Betaal je planaanvragen met een online betaling of prepaid-krediet? Dan kan je tijdens het afrekenen de volgende gegevens aanpassen:
-
Ter attentie van
-
E-mailadres
-
Eigen referentie (bijvoorbeeld een bestelbon- of PO-nummer)
Bij betaling via factuur
Betaalt je organisatie via maandelijkse facturatie? Dan beheer je de facturatiegegevens via ‘Instellingen > Facturatie’ in de KLIP-webtoepassing.
Gebruik je een eigen referentie? Dan ontvang je elke maand op de 25e een herinneringsmail om deze gegevens te controleren en eventueel aan te passen vóór de 6e van de volgende maand. Op die datum worden de facturen verzonden via Peppol.
Heeft je organisatie meerdere organisatieniveaus (suborganisaties)? Dan kan je via ‘Instellingen > Facturatie’ ook:
-
Facturatiegegevens per suborganisatie beheren.
-
Facturatiegroepen aanmaken.
Adresgegevens maatschappelijke zetel wijzigen
Bij online betaling of vooraf betaald krediet
Je kan de adresgegevens zelf aanpassen tijdens het afrekenen.
Bij betaling via factuur
De adresgegevens kunnen niet zelf worden aangepast. Neem hiervoor contact op via klip@athumi.eu.
6. Is het mogelijk om een projectnummer of bestelbonnummer te vermelden op de voldane factuur?
Ja. Vul dit nummer dan in bij ‘Eigen referentie’ tijdens het afrekenen.
7. Kan ik de bijlage bij de factuur ontvangen?
Ja. Je kan de factuurbijlage op twee manieren raadplegen:
-
Via het overzicht van de facturen in de KLIP-webtoepassing (hiervoor heb je toegang tot KLIP nodig).
-
Via de link in de factuur. Deze link staat net boven de knop 'Voldaan' en blijft één maand geldig.
8. Wat zijn facturatiegroepen?
Heeft je organisatie meerdere organisatieniveaus of suborganisaties? Dan kan je planaanvragen van verschillende (sub)organisaties samen op één factuur laten plaatsen via facturatiegroepen.
Standaard krijgt elke suborganisatie een aparte factuur op het KBO-nummer van de organisatie, met aparte facturatiegegevens. Deze facturatiegegevens kunt u (maandelijks) instellen via “Instellingen“ (tabblad Facturatie).
Wil je meerdere (sub)organisaties samen factureren? Dan kan je één of meerdere facturatiegroepen aanmaken.
Voorbeeld:
Organisatie A is opgedeeld in 2 suborganisaties (B en C). Elke suborganisatie heeft op zijn beurt nog 2 suborganisaties (D, E, F en G).
Je kunt bijvoorbeeld drie facturatiegroepen aanmaken als je drie aparte facturen wil ontvangen:
-
Facturatiegroep 1: Organisatie A
-
Facturatiegroep 2: Organisatie B, D en E
-
Facturatiegroep 3: Organisatie C, F en G
Zo ontvang je drie aparte facturen: één voor A, één voor B, D en E samen, en één voor C, F en G samen.
Belangrijk
-
Elke (sub)organisatie kan slechts aan één facturatiegroep tegelijk worden toegevoegd.
-
Wil je een (sub)organisatie naar een andere facturatiegroep verplaatsen? Verwijder deze dan eerst uit de huidige groep en voeg hem daarna toe aan de gewenste groep.
Facturatiegroepen kan je aanmaken of wijzigen via "Instellingen" (tabblad Facturatie).
9. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Beschikt je organisatie niet over een Belgisch KBO-nummer? Neem dan contact op via klip@athumi.eu.
Goed om te weten: op alle KLIP-bestellingen is 21% btw verschuldigd, ook wanneer je organisatie in het buitenland gevestigd is.
10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?
De manier waarop je facturatiegegevens aanpast, hangt af van de gekozen betaalmethode.
Bij online betaling of vooraf betaald krediet
Tijdens het afrekenen kan je de volgende gegevens aanpassen:
-
Ter attentie van
-
E-mailadres
-
Eigen referentie (bijvoorbeeld een bestelbon- of PO-nummer)
Ook de adresgegevens van de maatschappelijke zetel kan je tijdens het afrekenen aanpassen.
Bij betaling via factuur
Betaalt je organisatie via maandelijkse facturatie? Dan beheer je de facturatiegegevens via 'Instellingen > Facturatie' in de KLIP-webtoepassing.
Heeft je organisatie meerdere suborganisaties? Dan kan je daar ook de facturatiegegevens per suborganisatie beheren of facturatiegroepen aanmaken.
De adresgegevens van de maatschappelijke zetel kunnen in dit geval niet zelf worden aangepast. Neem hiervoor contact op via klip@athumi.eu.
11. Kan ik een factuur ontvangen op naam van mijn organisatie?
Ja, op voorwaarde dat je bent aangemeld namens die organisatie.
Vraag je plannen aan als particulier (natuurlijk persoon)? Dan wordt de factuur steeds op je eigen naam opgesteld.
Wil je facturen op naam van je organisatie ontvangen? Meld je dan aan met je professionele account dat gekoppeld is aan je organisatie.
Meer informatie vind je op de paginahttps://docs.athumi.eu/klip/help/medewerker-van-een-bedrijf-of-organisatie.
12. Waar vind ik een overzicht van mijn facturen en betalingsbewijzen?
Het overzicht vind je terug in het tabblad Facturatie (boven ‘Instellingen') in de KLIP webtoepassing.
