Reservatie begraafplaats - niet via eLys

Context en huidige werkwijze

Gemeenten combineren in de praktijk vaak twee processen in één beweging via de uitvaartondernemer:

1. Aangifte overlijden

   • Bij de gemeente van overlijden (dienst burgerlijke stand)

2. Info voor begraafplaats

   • Bij de gemeente van begraven (begraafplaatsdienst of technische dienst, soms voorbereid door burgerlijke stand)

Hoewel dit in de praktijk vaak samenloopt, blijven het twee verschillende rollen, soms zelfs in twee verschillende gemeenten. Dit kan verwachtingen scheppen dat alles in één keer via eLys kan, terwijl dat in realiteit niet het geval is.

Data buiten de scope van eLys

eLys ondersteunt niet de volledige reservatie en praktische organisatie van de begrafenis. Volgende gegevens vallen buiten de scope:

Data rond reservatie begraafplaats

• Keuze van de begraafplaats

• Tijdstip van de lijkbezorging op de begraafplaats

• Manier van lijkbezorging (kist, urne, lijkwade)

• Afmetingen kist, extra’s (zoals gedenkplaatje)

• Wijze van bezorging (ereperk, grafkelder …)

• Gegevens aanvrager / contactpersoon / begrafenisondernemer / steenhouwer

• Gegevens rond concessie en facturatie naar nabestaanden

Andere data

• Tijdstip en plaats van de plechtigheid: enkel relevant voor het attest klein verlet (taak van de uitvaartondernemer, niet van de gemeente)

• Tijdstip en plaats crematie: niet nodig voor de gemeente

Waarom buiten scope?

Uit bevraging en analyse blijkt dat de praktijken rond reservatie van begrafenissen sterk uiteenlopen:

• Gemeente van overlijden en gemeente van begraven kunnen dezelfde of verschillend zijn

• Afhandeling verloopt soms via burgerlijke stand, soms via technische dienst of begraafplaats

• Methoden voor reservatie variëren sterk (kalendersysteem, …)

• Elke gemeente heeft eigen ‘catalogus’ (soort begraving, concessie of niet)

Daarnaast geeft het gebruik van een opmerkingenveld in de inlichtingenfiche risico’s:

• Verkeerde gemeente ontvangt info

• Gemeenten ontvangen info die ze op een andere manier al krijgen (bijv. apart webloket)

• Veld wordt gebruikt voor uiteenlopende informatie → moeilijk te structureren of te visualiseren

• Complexiteit verhoogt de kans op fouten

Conclusie: er is bewust gekozen om geen suboptimale oplossing te voorzien binnen eLys

Conclusie

Bij de start van eLys ligt de focus op de initiële scope:

• Gemeente van overlijden: afhandeling van de aangifte van overlijden

• Gemeente van begraven: mogelijkheid om de toestemming tot begraven digitaal op te halen via eLys

• Praktische organisatie van de begrafenis: verloopt buiten eLys (via gemeentelijk webloket of mail - per gemeente te beslissen)

In 2026 wordt geanalyseerd of een doorontwikkeling ‘reservatie begraafplaatsen’ via eLys een meerwaarde kan betekenen in de toekomst, complementair met de bestaande software.