Toetredingsovereenkomst
20250825_Toetredingsovereenkomst_eLys_na ondertekening Athumi.pdf
Waarvoor dient de toetredingsovereenkomst?
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Concreet sluit elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst af met Athumi - het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
De gemeenteraad (of het college van burgemeester en schepenen als er een delegatieregeling is) keurt de toetredingsovereenkomst goed. Na de goedkeuring volgt de ondertekening van de overeenkomst, zoals bepaald in de artikelen 279 t.e.m. 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
Wanneer is de deadline, 1 november of 1 december 2025?
Breng dit zo snel mogelijk in orde, graag voor 1 november. 1 december 2025 is de effectieve deadline zodat de overeenkomsten ruim voor de start met eLys in orde zijn.
De overeenkomst werd verzonden aan elk lokaal bestuur op 26 september 2025 via het Berichtencentrum van het Loket voor Lokale Besturen.
Reageer op het oorspronkelijke bericht in het berichtencentrum van het Loket voor lokale besturen. Voeg enkele gegevens toe over uw lokaal bestuur en onderteken digitaal.
Hoe kan ik mijn voorbereiding van lokaal besluit opbouwen?
Opschrift:
Op 1 januari neemt stad/gemeente het eLys-platform voor de digitale verwerking van
een overlijden in gebruik. Voor de start van deze nieuwe werkwijze moet de stad/gemeente een
toetredingsovereenkomst ondertekenen om te voldoen aan de AVG-wetgeving
Bevoegdheid:
De gemeenteraad/college van burgemeester en schepenen is bevoegd op basis van artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur
Aanhef:
Het overlijden van een persoon leidt in Vlaanderen tot een uitgebreid administratief proces, met
uitwisseling van papieren attesten tussen de betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer,
artsen, Departement Zorg en Statbel) om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook
nabestaanden krijgen te maken met deze administratieve rompslomp. Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die
gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige
gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders.Het eLys platform kwam tot stand via een projectdossier bij het programma 'Gemeente zonder Gemeentehuis'(ondertussen 'Gemeentehuis van de Toekomst). Op 9 december 2022 besliste de Vlaamse regering een subsidie van 1.968.455,32 euro te verlenen voor dit project.
Omdat de aangifte van overlijden zich op kruispunt van Vlaamse en federale bevoegdheden situeert en er zoveel actoren betrokken zijn, werd Athumi - Het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap, gevraagd om als onafhankelijke partij met de projectsubsidie het uitwisselingsplatform te ontwikkelen, de verschillende actoren samen te houden en te werken aan de uitbouw van één digitaal ecosyteem waarin alle deelnemers worden verbonden. De voorbije twee jaar werd stevig doorgewerkt om de volgende modules te ontwikkelen binnen één
gegevensuitwisselingsplatform:vaststellen van het overlijden: het registreren en beheren van de data met betrekking tot het
vaststellen van het overlijden door artsen en ziekenhuizen;registratie van het overlijden: het realiseren van de officiële registratie (opmaken overlijdensakte) door de gemeenten;
organiseren van de uitvaart, crematie of begraving: regelt de informatiestromen inzake laatste
wilsbeschikking/uitvaartcontract, natuurlijk of verdacht overlijden, bijkomende adviezen artsen,
aanvraag en toelating tot begraven/cremeren tussen uitvaartondernemers (in opdracht van de
naasten) en gemeenten;delen van data: deze module is verantwoordelijk voor het delen en verwerken van de medische
gegevens in functie van de overlijdensstatistiek.
Ondertussen kwam het decreet van de Vlaamse Regering van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie dat de naam eLys kreeg, tot stand waardoor de digitalisering van de
overlijdensadministratie vanaf donderdag 1 januari 2026 verplicht wordt opgelegd.Binnen dit decreet zijn specifiek de volgende artikelen relevant voor de lokale overheden in kader van de verwerkingen die plaatsvinden op het eLys-platform:
de deeltoepassing voor de gegevens van de vaststelling van het overlijden: artikelen 11 tot en met 14;
de deeltoepassing voor het attest: artikelen 15 tot en met 17;
de deeltoepassing voor het verslag van de beëdigd arts: artikelen 18 tot en met 20
de deeltoepassing voor het uittreksel of afschrift van de akte van overlijden: artikelen 22 en 23;
de deeltoepassing voor de laatste wilsbeschikking: artikelen 25 en 26;
de deeltoepassing voor de toestemming tot begraven of crematie: artikelen 27 tot en met 29;
de toepassing voor de gegevens voor overlijdensstatistieken: artikel 30;
de afgeleide deeltoepassing voor het ontsluiten van gegevens aan de gemeente waar de overleden persoon wordt begraven: artikel 35 tot en met 37;
gemeenschappelijke bepalingen: artikel 38.
De voordelen van eLys bestaan uit:
een vermindering van de administratieve lasten en kosten door een daling van portkosten van 300
tot 1.400 euro per jaar per lokaal bestuur voor het klaarmaken en versturen van de papieren
modellen naar het departement Zorg en een efficiëntiewinst van 20 tot 30 minuten per dossier;een verkorting van de doorlooptijd: de tijd tussen de vaststelling door de arts en de opmaak van de overlijdensakte wordt teruggebracht van 2,5 naar 1 werkdag, en de tijd tot de afgifte van de
toestemming tot begraven of crematie kort in van 4 naar 2 werkdagen;een betere dienstverlening aan de burger die ontlast wordt van administratieve rompslomp.
Voor de directie Burgerzaken, dienst Burgerlijke Stand, zit de concrete winst in het wegvallen van de fysieke opvolging van de papieren stroom van de modellen IIIC/D, het vervangen van de talrijke elektronische (via e-mails heen en weer) contacten met de uitvaartondernemers door het gebruiken één gezamenlijk platform, het vermijden van fouten bij het overtypen van de gegevens van de overledene of van het overlijden en het automatisch verrijken waar mogelijk van de socio-economischestatistiek.
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke
verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de
persoonsgegevens. De werkgroep informatie en cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de
verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het. Concreet
sluit elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst af met Athumi dat verder blijft instaan voor de bouw en het beheer van eLys.Het is aangewezen om de toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in
het kader van het platform voor overlijdensadministratie met het Vlaams Datanutsbedrijf met
merknaam Athumi goed te keuren.Het besluit heeft geen financiële implicaties
Besluit:
Artikel 1
De toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het
platform voor overlijdensadministratie tussen stad/gemeente en de naamloze vennootschap het Vlaams Datanutsbedrijf met merknaam Athumi, zijnde een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap, KBO 0795.547.478, Havenlaan 88 bus C, 1000 Brussel, goed te keuren en te ondertekenen.Bijlagen:
Toetredingsovereenkomst
Wat als 2 personen digitaal moeten ondertekenen?
Op deze manier is het mogelijk om een certificaat toe te voegen als er 2 handtekeningen nodig zijn in uw lokaal bestuur.
Hoe is de toetredingsovereenkomst er gekomen?
De toetredingsovereenkomst is opgesteld door Athumi. De werkgroep Informatieveiligheid en cybersecurity in de schoot van de VVSG formuleerde nog bemerkingen bij de overeenkomst, waarna deze op deze punten werd aangepast.