Informatie over de pilootfase
Om de uitrol van eLys naar heel Vlaanderen vlot te laten verlopen, wordt in november en december 2025 een pilootfase georganiseerd. In deze periode worden overlijdens in enkele geselecteerde steden al volledig digitaal afgehandeld. Dit laat toe om het systeem in de praktijk te testen, ervaringen te verzamelen en gebruikers optimaal voor te bereiden op de latere uitrol.
Doelstellingen
De pilootprojecten hebben vier concrete doelstellingen:
Technische en functionele validatie: nagaan dat het volledige proces correct werkt in productie, zowel in eLys als in de geïntegreerde toepassingen.
Gebruikservaring en support: veelgestelde vragen en moeilijkheden capteren om de ondersteuning hierop af te stemmen.
Communicatievoordeel: ervaringen delen tussen pilootgebruikers en toekomstige gebruikers.
Readiness-inschatting: beter zicht krijgen op de mate van voorbereiding van uitvaartondernemers en artsen.
Scope
De pilootprojecten zijn beperkt tot overlijdens die plaatsvinden:
in Leuven en Lier tussen 1 november en 31 december 2025
in Antwerpen en de 10 districten tussen 1 en 31 december 2025
Voor deze overlijdens geldt:
de afhandeling verloopt reeds via eLys in productie;
de papieren formulieren IIIC/D worden niet meer gebruikt.
Betrokkenen in de piloot
Ziekenhuizen en huisartsen in de betrokken regio’s - enkel voor die overlijdens die plaatsvinden in de betrokken steden
Uitvaartondernemers voor overlijdens die reeds via eLys zijn geregistreerd
Departement Zorg
Beëdigde artsen
Belangrijk voor de praktijk
Enkel de overlijdens binnen de scope van de piloot worden via eLys verwerkt.
Alle ervaringen uit deze periode worden benut om de uitrol naar alle gemeenten op 1 januari 2026 te ondersteunen.
Uitvaartondernemers die niet vooraf op de hoogte zijn, zullen dit merken doordat de gebruikelijke papieren formulieren IIIC/D niet langer aanwezig zijn.
In de plaats ligt er bij de overledene een papieren flyer die verwijst naar de eLys-webtoepassing.
Op die manier worden zij alsnog correct doorverwezen naar het digitale proces.
Voor de uitvaartondernemer zal pas vanaf 1 januari 2026 de platformvergoeding van € 25 (excl. BTW) aangerekend worden. In de pilootfase wordt een symbolisch bedrag van € 0,5 gerekend.